Slik har Arkivverket og Politidirektoratet lykkes med utredninger

Vi som jobber med å forvalte utredningsinstruksen i Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er alltid på jakt etter ny innsikt og gode eksempler på hvordan statlige tiltak bør utredes for å gi gode beslutningsgrunnlag. I siste ende skal vi gi råd og veiledning til alle i staten som trenger hjelp til å svare på de seks spørsmålene i utredningsinstruksen.

Gode råd kommer ofte fra dem som har erfart hvor skoen trykker. På et tidligere møte i DFØs nettverk for samfunnsøkonomisk analyse fikk vi presentert to gode eksempler på samfunnsøkonomiske analyser, fra en dybdeevaluering jeg har skrevet om på bloggen tidligere. Representanter fra Arkivverket og Politidirektoratet fortalte om sine erfaringer og kom med mange gode råd. Jeg har plukket ut et par av disse som jeg vil dele med dere:

Krav og veiledning til utredningsinstruksen og samfunnsøkonomisk analyse fungerer bra

Både Arkivverket og Politidirektoratet la vekt på at de seks spørsmålene i utredningsinstruksen og de åtte arbeidsfasene i en samfunnsøkonomisk analyse fungerte som gode verktøy. Og det mener jeg er en god holdning til instruksen som jeg håper flere i forvaltningen deler. Det ligger i navnet at utredningsinstruksen inneholder krav som statlige virksomheter plikter å følge opp. Likevel bør man først og fremst se på instruksen som et nyttig hjelpemiddel i arbeidet med å lage gode beslutningsgrunnlag.

Det var også gledelig å høre at de begge ga en klar anbefaling til andre utredere i staten, å ta i bruk DFØs veiledere til utredningsinstruksen og samfunnsøkonomiske analyser. Årsaken til at veilederne ble pekt på som nyttige og relevante i utredningsarbeidet, skyldes trolig at DFØ ikke på egen hånd har laget disse. Tvert imot er veilederne i stor grad basert på gode innspill og eksempler fra utredere i forvaltningen og andre utredningsmiljøer, for å fange opp reelle utfordringer som mange støter på i utredningen.

Politidirektoratet ga uttrykk for at spørsmål 1 i utredningsinstruksen (hva er problemet, og hva vil vi oppnå?) er det viktigste spørsmålet, mens spørsmål 2 i utredningsinstruksen (hvilke tiltak er relevante?) er det vanskeligste spørsmålet å svare på. Øvrige spørsmål som skal besvares i en utredning ble betegnet som teknikk (metodikk). Dette tror jeg er en oppfatning som deles av flere statlige virksomheter. DFØs egen studie av utredningskvaliteten i staten viser at det nettopp er besvarelsen av spørsmål 2 som er det største svakheten ved de fleste utredninger.

Arkivverket mente at DFØs veiledere tvang dem til å tenke bredt og at de endte opp med å vurdere løsninger de ellers ikke ville ha tenkt på.

Metodikken må tilpasses og forstås av deltakerne

Men selv om metodikken i DFØs veiledere fungerte bra, ble det presisert at den må tilpasses den enkelte utredning og ikke minst forstås av deltakerne. Erfaring og øvelse er nødvendig for å få full nytte av veilederne våre.

Det var interessant å høre at både Arkivverket og Politidirektoratet mente utredningsarbeidet ville vært enklere, hvis hele utredningsteamet hadde fått tilstrekkelig metodekompetanse fra starten av. Dette ble fremhevet som viktig for å unngå sprikende forventninger til hva utredningen bør inneholde og hvilken metode som skal følges.

Det ble også sagt at det er personer med ulik fagekspertise som bør være med på utredningen, for å belyse saken fra flere hold. Dette er også noe som leder av Samfunnsøkonomen, Jan Inge Eidem, belyser i et nylig blogginnlegg om utredningsinstruksen. Han skriver blant annet:

«For at beslutningstakere skal ha et godt faglig fundert grunnlag å fatte vedtak på, er det behov for tverrfaglig kompetanse. Samfunnsøkonomisk kompetanse er viktig, og strekker seg inn i fagfelt som miljø, transport og samferdsel, helse og omsorg, digitalisering, skole og oppvekst, forsvar, ressursforvaltning og naturinngrep.

Listen kunne nok vært lengre. Det er derfor viktig at samfunnsøkonomer og andre fagprofesjoner etablerer gode samarbeidskulturer, slik at man får med alle vesentlige elementer som har betydning for tiltakene man utreder.»

Alle utredninger er unike – men metoden er den samme

Det er store variasjoner fra utredning til utredning. Derfor krever det god kompetanse i samfunnsøkonomisk analyse for å tilpasse metoden. Men husk at vi i DFØ kan hjelpe til og gi råd for at utredningsarbeidet skal bli så godt som mulig.

Har du noen gode råd for hvordan man kan lykkes med utredningsarbeidet? Eller har dere gjennomført en utredning i deres virksomhet som du ønsker å fortelle om til andre? Nettverket for samfunnsøkonomisk analyse er en flott arena for å dele gode eksempler og erfaringer. Ikke nøl med å ta kontakt!