Avrop på rammeavtalene

Hvem kan foreta avrop?

Alle statlige virksomheter skal foreta avrop på rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Dette følger av at rammeavtalene og tilleggsavtalene er obligatoriske for virksomhetene, jamfør kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) punkt 3.7.1.

Avrop skal skje på virksomhetsnivå. Dette innebærer at det er virksomheten selv som må foreta avrop. Avropet innebærer en økonomisk forpliktelse for virksomheten ved bruk av betalings- og kontoholdstjenester.

En statlig virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende driftsenheter med egne arbeidskontoer. Virksomheten vil da foreta avrop samlet, på vegne av virksomhetens regnskapsførende driftsenheter.

Virksomheten må i god tid før signering av avropet kontrollere og eventuelt supplere opplysningene i Enhetsregisteret med tanke på hvem i virksomheten som innehar rollene daglig leder eller signatur. Bakgrunnen for dette er at finansnæringen er underlagt krav til blant annet legitimering. For å imøtekomme dette og effektivisere prosessen knyttet til signering vil bankene benytte Enhetsregisterets spørrefunksjonalitet på brreg.no for å innhente informasjon om hvem som har fullmakt til å signere avropet med vedlegg på vegne av virksomheten. De personene som står oppført i rollene daglig leder eller signatur har fullmakt til å signere på vegne av virksomheten.

Kan virksomheten foreta avrop hos flere rammeavtalebanker?

Hovedregelen er at virksomheten foretar avrop hos en rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, er den økonomisk mest fordelaktige for virksomheten.

Det kan være et alternativ at virksomheten foretar avrop hos flere rammeavtalebanker. Etter rammeavtalens punkt 3.1 er det virksomheten som har fullmakt til å vurdere dette (innenfor eventuelle føringer fra overordnet departement). Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkeltprodukter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. Dette er også omtalt under pkt. 3.10 i DFØs veileder for avrop på rammeavtalene.

Hvor lenge varer avtalen?

Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler har en varighet på tre år til 31.12.2021. DFØ har forlenget rammeavtalene med ett år til utgangen av 2022.

Kan virksomehetene inngå avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i  rammeavtalene? 

Tjenester som ikke inngår i rammeavtalene skal heller ikke omfattes av avropet på rammeavtalene. Virksomhetene kan derfor ikke legge til grunn andre typer tjenester enn det som er omfattet av rammeavtalene ved valg av bankforbindelse.

Virksomheter kan ikke selv inngå avtaler om andre typer betalings- og kontoholdstjenester med mindre dette er skriftlig avklart med DFØ på forhånd. For enkelte tjenester som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkontoer, kan virksomheten inngå avtale med leverandøren uten avklaring fra DFØ. Eksempler på slike tjenester er nettbank, nattsafe, bankboks og fakturahotell. Dersom en virksomhet har behov for å ta i bruk denne type tjenester, må virksomheten inngå egne avtaler med banker om dette. Dersom virksomheten ber om prisinformasjon for denne type tjenester i sin henvendelse til bankene, er det viktig at virksomheten skiller disse ut slik at de ikke blir omfattet av vurderingen av valg om avrop på rammeavtalene.

Er malene i vedleggene til DFØs veileder obligatoriske å benytte?

Brevmal for innhenting av informasjon om rammeavtalene, vedlegg 2, er obligatorisk å benytte for de virksomhetene som skal gjennomføre minikonkurranse. Det er likevel anledning, om nødvendig, til å foreta justeringer i utformingen av brevet. Likelydende brev må sendes samtlige rammeavtalebanker.

Vedlegg 3, protokoll for anskaffelser gjennom minikonkurranse, er ikke obligatorisk å benytte. Virksomheten kan benytte andre typer protokoller, så lenge samtlige punkter besvares i den protokollen som benyttes og der alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen beskrives.

De øvrige malene i vedlegg 4, 5 og 6 til veilederen er obligatoriske. Dette for å sikre enhetlig behandling av avropene og kontokoblingene.

Kan virksomhetene forhandle frem andre vilkår eller priser enn de i rammeavtalene?

DFØ har benyttet anskaffelsesprosedyren for åpen anbudskonkurranse uten forhandling. Virksomhetene har derfor ikke adgang til forhandle med bankene om endringer i vilkårene i rammeavtalene. Virksomhetene og rammeavtalebankene skal kun avtale tekniske og praktiske forhold knyttet til blant annet kontoåpning, nettbanktilknytning og kommunikasjonsrutiner. Dette er forhold som ikke er regulert i rammeavtalen og som heller ikke påvirker betingelsene i rammeavtalen.

Må virksomhetene innhente priser fra bankene?

Virksomhetene skal innhente informasjon om priser for de produktene de forventer å benytte i avtaleperioden. Virksomhetene bør kontrollere at prisene som banken oppgir, er i samsvar med prisene i rammeavtalene. Det er ikke anledning til å benytte andre priser enn de som er oppgitt i rammeavtalene. Hensikten med å innhente prisinformasjon, er å forsikre seg om at virksomhetene legger de riktige prisene til grunn i vurdering av kostnadene, og eventuelt få oppklart misforståelser med produktnavn.

Er det anledning til å vektlegge kostnader ved bytte av bank?

Virksomheten skal benytte et administrasjonsgebyr på 10 000 kroner som legges til prisen til de rammeavtalebankene som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Dette administrasjonsgebyret er en andel av de kostnadene virksomheten har ved å bytte bank, og vil for mange virksomheter være vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene ved bankbytte. Administrasjonsgebyret innebærer at virksomheter som kun har en liten gevinst ved å bytte bank, i mindre grad enn tidligere må bytte bank. Se også pkt. 3.6 i veilederen.

På hvilket grunnlag kan virksomhetene utarbeide produkttabellen?

I henhold til veilederen pkt. 3.4 skal hver virksomhet utarbeide en oversikt over hvilke produkter som virksomheten planlegger å benytte samt forventet volum de neste fire årene. Denne oversikten skal virksomheten benytte som grunnlag ved beregning av totalkostnad.

Som grunnlag kan virksomheten benytte transaksjonsstatistikk fra banken som brukes i dag, for eksempel fra de siste 12 månedene, over samlet antall transaksjoner og fordelingen av disse på de ulike produktene. DFØ kan ved behov være behjelpelig med å fremskaffe transaksjonsstatistikk. Forespørsel om transaksjonsstatistikk kan sendes per e-post til postmottak@dfo.no

Den enkelte virksomhet kan alternativt hente frem de månedlige fakturagrunnlagene fra banken dere bruker i dag over en periode for eksempel de siste 12 månedene. Ved å benytte en 12 månedsperiode vil virksomheten ta hensyn til eventuelle variasjoner i transaksjoner i løpet av året.

Det anbefales ikke at tallgrunnlaget hentes fra virksomhetens økonomisystem, med mindre de to gode alternativene over ikke er tilgjengelig for virksomheten. Dette skyldes følgende:

1. Det er ikke noen en til en-sammenheng mellom antall bilag i økonomisystemet og antall betalingstransaksjoner. For eksempel kan flere refusjonsfakturaer til en tilsatt bli slått sammen til en betalingstransaksjon.
2. Det trengs en del kontroll, vurdering og god oversikt over virksomhetens ulike utbetalingsgrunnlag for å sikre at alle grunnlag kommer med og samtidig at de ikke blir telt dobbelt når antall betalingstransaksjoner skal beregnes.
3. Det fremkommer ikke nødvendigvis om betalinger er skjedd konto til konto eller konto til kontant (i form av utbetalingskort). Dette er viktig å ha god oversikt over, da prisene er svært forskjellige for de to tjenestene.

Virksomhetene kan avholde møter med bankene.

Dersom virksomheten velger å avholde møter, bør i utgangspunktet dette skje med alle rammeavtalebankene hver for seg, slik at kravet til likebehandling oppfylles. Hvis det kan dokumenteres at virksomheten allerede har vurdert en bank som uaktuell, kan man unnlate å innkalle vedkommende bank til møte. Utdypninger og tilleggsopplysninger bankene kommer med på et slikt møte, bør bekreftes skriftlig for eksempel med et brev fra banken i etterkant.

Vi gjør oppmerksom på at det kun er de to tildelingskriteriene pris og kvalitet som skal legges til grunn for valg av rammeavtalebank. Bankens utfyllende beskrivelse av pris eller kvalitet kan ikke medføre endringer i vilkårene som står i rammeavtalene.

Møte med bankene erstatter ikke kravet om at likelydende brev skal sendes til samtlige rammeavtalebanker for å innhente informasjon.

Virksomhetens begrunnelsesplikt ved valg av bankforbindelse etter avrop

Forskrift for offentlige anskaffelser § 10-1 og § 25-1 omhandler oppdragsgivers begrunnelsesplikt. Pkt. 1 i paragrafen stiller krav til at en begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi de relative fordelene ved vinnende tilbud.

Dokumentasjonen skal bidra til at bankene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at bankene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse forebygger i tillegg mot klager.

For øvrig skal virksomhetene føre protokoll, der alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen skal beskrives. Se også pkt.3.11.1 i veilederen. Denne protokollen er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jamfør offentlighetsloven § 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser § 7-3. Virksomhetene er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jamfør offentlighetsloven § 11.

Det gjøres oppmerksom på at rammeavtalens vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 10 om tidsfrist og vedlegg 11 om pris er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 23 første ledd. Det innebærer blant annet at virksomhetene ikke skal informere en bank om hvilke priser de andre avtalebankene har, verken i forbindelse med arbeidet med avropet eller i etterkant.

Er det klageadgang for bankene etter avrop?

Denne klageadgangen er begrenset. Dersom en bank mener at virksomheten ikke har opptrådt korrekt ved valg av bankforbindelse, vil dette i prinsippet innebære at banken mener at virksomheten ikke har opptrådt i samsvar med bestemmelsene i rammeavtalene. Banken kan derfor eventuelt ta saken opp med DFØ, som da vil behandle saken og ha kontakt med virksomheten det gjelder.

Må avtalene sies opp?

Virksomhetene trenger ikke å si opp avrop på rammeavtaler og tilleggsavtaler inngått den 14.6.2014, da disse avropene har samme varighet som rammeavtalen og tilleggsavtalene, og avvikles automatisk den 31.12.2018.