Roller og ansvar i gevinstrealiseringsprosessen

De fleste av rollebeskrivelsene her er basert på beskrivelsene i Difis Prosjekt­veiviseren, som igjen baserer seg i stor grad på prosjektmetoden Prince2.

Under beskrivelsen av hver rolle er det listet opp hvilke aktiviteter i gevinstreali­seringsprosessen det er hensiktsmessig at den aktuelle rollen har ansvar for gjennomføringen av.

Det er viktig å huske at det er virksomhetsledelsen som har det overordnede ansvaret for alle aktivitetene i gevinstrealiseringsprosessen. Det er imidlertid hensiktsmessig at ledelsen delegerer ansvaret for den praktiske gjennomføringen av en del aktiviteter til andre roller.
Det kan variere mellom virksomheter og mellom prosjekter hvilken fordeling av ansvar for gjennomføring som fungerer best. Den fordelingen som er foreslått her, kan være et utgangspunkt.

Virksomhetsledelsen

Virksomhetsledelsen er den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget.

Aktiviteter som bør være forbeholdt virksomhetsledelsen

• sørge for at gevinstrealisering omtales i mandatet
• godkjenne prosjektmandat og prosjektforslag
• evaluere gevinstrealiseringsplan og beslutte videre gevinstrealiseringstiltak
• godkjenne avsluttende rapportering av gevinstrealiseringsprosessen

Linjeorganisasjonen eller virksomheten

Linjeorganisasjonen er den basisorganisasjonen prosjektet utgår fra, og som overtar prosjektets produkter/leveranser når prosjektet er avsluttet.

Linjeorganisasjonen er ansvarlig for å gjennomføre tiltak som er nedskrevet i gevinstrealiseringsplanen og godkjent av virksomhetsledelsen. Det må derfor være god dialog mellom prosjektet og linjeorganisasjonen i prosjektperioden, når gevinstrealiseringsplanen etableres, oppdateres og legges frem for virksomhetsledelsen for beslutning.

Typiske aktiviteter for linjeorganisasjonen etter at prosjektet er avsluttet, er å lære opp ansatte i bruk av nye verktøy, etablere og følge opp endrede arbeidsprosesser og bidra til løpende forbedring basert på erfaringer med praktisk bruk av nye systemer.

De gevinstansvarlige

Det bør utpekes dedikerte personer som er ansvarlige for gevinstrealiseringen i linjeorganisasjonen. Disse gevinstansvarlige skal sørge for gjennomføring av de planlagte tiltakene for gevinstrealisering og følge opp at gevinstene blir realisert.

En gevinstansvarlig skal normalt være en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere en bestemt gevinst. Det kan for øvrig være flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Det kan også være gevinstansvarlige i andre virksomheter, avhengig av hvor gevinstene forventes å bli realisert.

De gevinstansvarlige bør være involvert i arbeidet med gevinstrealiseringen fra et tidlig stadium, det vil si fra planleggingen av prosjektet/tiltaket.

Aktiviteter som linjeorganisasjonen, herunder de gevinstansvarlige, bør utføre

• lage prosjektmandat og prosjektforslag
• utarbeide samfunnsøkonomisk analyse
• sette opp gevinstoversikt
• utarbeide den første overordnede interessentanalysen
• gjennomføre nullpunktsmåling, ev. delegere denne oppgaven til prosjekt­
  gruppen
• sørge for at tiltakene i den godkjente gevinstrealiseringsplanen blir gjennomført (særskilt ansvar for de gevinstansvarlige)
• dokumentere realiserte gevinster og vurdere behovet for ytterligere arbeid med gevinstrealisering
• ta seg av avsluttende rapportering av gevinstrealiseringsprosessen

Prosjekteieren

Prosjekteieren er den personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål og leverer de forventede gevinstene. Hvor et prosjekt skal forankres, og hvem som skal være prosjekteier, avhenger av innholdet i prosjektet, målene for prosjektet og hva prosjektet skal fokusere på. Det er ofte en avdelings­direktør i den avdelingen som har det relevante fagansvaret, som blir prosjekteier.

Prosjekteieren skal sikre at prosjektet hele tiden har gevinster i fokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter "beste praksis". Prosjekteieren utnevner og er leder av et eventuelt prosjektstyre, og representerer kunden. Prosjekteieren skal følge opp prosjektets fremdrift og resultater, støtte prosjekt­lederen og prosjektgruppen i deres gjennomføring av prosjektet samt bidra til å sikre god overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.

Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren og skal ha et aktivt forhold til prosjektmodellen. Et vellykket prosjekt krever profesjonell prosjekteierstyring, det vil si at prosjekteier følger fremdriften i prosjektet tett og er ansvarlig for å fatte beslutninger knyttet til de ulike beslutningspunktene.

Prosjektlederen

Prosjektlederen har fått delegert myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammene som er definert av prosjekteieren. Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor krav og forventninger til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet.

Ifølge Prosjektveiviseren blir det i beslutningspunkt 1 (beslutte utredning av idé) utpekt en utredningsleder for konseptfasen. Videre blir det i beslutningspunkt 2 (beslutte prosjektplanlegging) utpekt en prosjektleder for planleggingsfasen. Det er først i beslutningspunkt 3 det formelt besluttes at prosjektet skal gjennomføres, og det er her prosjektlederen for gjennomføringen blir utpekt.

Det kreves ulik kompetanse i de ulike fasene. Dermed kan det være nyttig å flytte prosjektlederansvaret mellom personer. I praksis er det imidlertid ofte samme person som leder de to første fasene, som blir prosjektleder for resten av prosjektet, ut ifra et ønske om kontinuitet.

Prosjektgruppen

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som er etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere det som var hensikten med arbeidet. En prosjektgruppe består av en prosjektleder og én eller flere prosjektmedarbeidere.

Aktiviteter som prosjektet bør utføre

• gjennomføre nullpunktsmåling, dersom dette blir delegert til prosjektet
• sette opp gevinstkart
• detaljere og oppdatere interessentanalysen
• utarbeide og oppdatere gevinstrealiseringsplanen
• etablere eierskap til gevinstene hos de gevinstansvarlige
• ha jevnlig kontakt med de gevinstansvarlige

Interessentene

Interessentene er de gruppene og/eller de personene som på et eller annet vis kan bli påvirket av prosjektresultatet. Interessentene kan være den offentlige virksomheten som tilbyr en tjeneste, andre offentlige virksomheter, brukere av tjenesten, som privatpersoner, næringsliv og organisasjoner, samt andre som direkte eller indirekte vil få nytte- eller kostnadsvirkninger av prosjektet. Interessentene skal kartlegges i en egen interessentanalyse.