Forvalte tilskuddsordninger

Hvem kan forvalte en tilskuddsordning?

Forvaltning av en ordning kan ivaretas av:

• departementet selv
• en virksomhet innenfor statsforvaltningen (f.eks. delegeres til en underliggende statlig virksomhet)
• en enhet utenfor statsforvaltningen (f.eks. kommuner og fylkeskommuner, foretak eller organisasjoner utenfor offentlig forvaltning)

Departementet kan også velge å dele forvaltningsoppgavene for en tilskuddsordning mellom flere virksomheter eller enheter. 

Delegasjon innenfor statsforvaltningen

Når tilskuddsforvaltningen delegeres innenfor statsforvaltningen, for eksempel mellom departement og underliggende, følges den alminnelige organisasjons- og instruksjonsmyndigheten. Departementet bruker instruks og tildelingsbrev i tillegg til regelverket for ordningen til å delegere forvaltningsmyndighet og –oppgaver innenfor statsforvaltningen. Ved delegering av tilskuddsforvaltning til statlige forvaltningsorganer under et annet departement, har det delegerende departementet ansvar for å avklare ansvarsfordelingen mellom de to departementene.

Delegasjon utenfor statsforvaltningen

Bestemmelsene punkt 6.2.4 omtaler tre måter du kan delegere tilskuddsforvaltningen på utenfor statsforvaltningen. De muligheter som her finnes er:

Kommuner og fylkeskommuner

Delegasjon av tilskuddsforvaltning til kommuner og fylkeskommuner skal skje i samråd med Kommunal og moderniseringsdepartementet. Departementet bruker oppdragsbrev til å delegere tilskuddsforvaltning til kommuner og fylkeskommuner.

Selskaper eid av staten (statsforetak, særlovsselskap, statlig heleide aksjeselskaper)

Delegasjon av tilskuddsforvaltning til selskaper eide av staten skal forelegges Finansdepartementet. Departementet bruker oppdragsbrev til å delegere tilskuddsforvaltning til selskaper eid av staten.

Stiftelser og private mm

Når det ikke er aktueller offentlige instanser å overlate tilskuddsforvaltning til, kan tilskuddsforvaltningen overlates til stiftelser og private. En slik overlatelse av forvaltningsansvar skal godkjennes av Finansdepartementet og omtales overfor Stortinget. En slik overlatelse av forvaltningsansvar vil ofte være kjøp av tjenester og Lov og forskrift om offentlige anskaffelser må følges. Departementet bruker oppdragsbrev og/eller kontrakt til å delegere tilskuddsforvaltning til stiftelser og private mm.

Utlysning av tilskudd

Tilskudd skal utlyses på en slik måte at man når potensielle tilskuddsmottakere, som tilskuddsordningen tar sikte på. 

Utlysningen bør beskrive målet med tilskuddsordningen, hvilke krav som gjelder for å bli vurdert som søker og hvilke opplysninger søkeren må gi i en søknad. Det bør settes en søknadsfrist, dersom ordningen ikke er slik at søkere kan melde seg når behovet oppstår. Innholdet i utlysningen må være i tråd med og ligge innenfor rammene av tilskuddsregelverket/-forskriften.
    
Bestemmelsene stiller ikke krav til i hvilken form utlysningen skal skje. Tilskuddsforvalter må vurdere hvordan utlysningen bør skje for å nå potensielle tilskuddsmottakere. En utbredt løsning er å bruke nettsiden til tilskuddsforvalteren, aviser, fagtidsskrift, Facebook til å gi informasjon om tilskuddsordningen. Noen ganger kan tilskuddsforvalteren ha god nok oversikt over potensielle tilskuddsmottakere til å kunne ta direkte kontakt med disse, for eksempel til å sende brev til alle fylkeskommunene. 

Unntak

I noen tilfeller kan kravet om utlysning fravikes. Dette gjelder for tilskudd der mottaker er navngitt i bevilgningsvedtaket eller budsjettproposisjonen og for tilskudd staten gir etter avtale med andre land eller som medlem i en internasjonal organisasjon. Det er ikke åpnet for å unnlate å utlyse tilskudd på grunnlag av beløpets størrelse.

Søknadsbehandling

Behandlingen av søknader må gjøres i henhold til tilskuddsregelverket/-forskriften for tilskuddsordningen og eventuelt andre lover og regler. For alle forvaltningsorganer gjelder reglene i forvaltningslovens om ugildhet, veiledningsplikt, saksbehandlingstid og taushetsplikt.

Nedenfor finner dere noen sentrale aktiviteter i søknadsbehandlingen.

Vedtak og tilskuddsbrev

Utfallet av søknadsbehandlingen  kan være at søker får:

1. Avvisning (avvisnsingsbrev)
2. Avslag (avslagsbrev)
3. Innvilgelse (tilskuddsbrev)
4. Delvis innvilgelse/avslag (kombinasjon av tilskuddsbrev og avslagsbrev)

Vedtak om tilskudd skal meddeles i et tilskuddsbrev. Det skal sendes til hver enkelt mottaker. Tilskuddsbrevet skal beskrive:

• formålet og hva slags tiltak som tilskuddet skal brukes til
• tilskuddsbeløpet
• utbetalingsordningen
• eventuelle vilkår for bruk av midlene, og en eventuell frist for mottakerne til å akseptere vilkårene
• kravene til rapportering
• kontrolltiltak
• mulige reaksjonsformer dersom mottakeren ikke opptrer i samsvar med betingelsene og vilkårene for tilskuddet

OBS: Når enkeltvedtak blir fattet, brukes ikke aksept av vilkår, for da har mottaker klageadgang om han er uenig i innholdet i tilskuddsbrevet.

Tilskuddsbrevet skal vanligvis undertegnes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet for bevilgningen. Dersom budsjettdisponeringsmyndigheten hører til et kollegialt styre, råd eller tilsvarende, eller det gjelder masseutsending av tilskuddsbrev kan det gis av en bemyndighet medarbeider.

Ved avslag utarbeides avslagsbrev.  Dersom det er adgang til å klage på vedtaket må dette også opplyses om i vedtaksbrevene jf. Forvaltningsloven.

Utbetaling og bokføring

Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget stemmer med det som står i tilskuddsbrevet, og at tilskuddmotaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og eventuell aksept av vilkår.

• Beløpet skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene. Tilskudd til driften av en virksomhet skal utbetales i terminer, tilpasset størrelsen av tilskuddet og formålene som skal ivaretas.
• Tilskudd til lønn skal utbetales så nær tidspunktet for lønnsutbetaling som mulig.
• Tilskudd til større anskaffelser skal utbetales så nær oppgjørstidspunktet som mulig.
• Tilskuddene skal ikke brukes til å regulere virksomhetens likviditet. Det er ikke mulig å fremskynde utbetalinger, slik at mottakeren kan plassere tilskudd som rentebærende innskudd eller lån for å oppnå inntekter i tillegg.

For investeringstiltak som det tar tid å gjennomføre kan utbetalingen skje i flere deler etter hvert som tilskuddsforvalteren får rapport om fremdriften.

Tilskuddsforvalter skal etablere innkrevingsrutiner som sikrer tilbakebetaling, dersom en sluttavregning medfører at mottakeren skal tilbakebetale for mye utbetalt beløp. Der det er utbetalt for mye i fast årlig tildeling under en tilskuddsordning som videreføres, kan tildelingen reduseres med et beløp tilsvarende det som er for mye utbetalt.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling i Bestemmelsene kapittel 3. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

Rapportering

Tilskuddsmottakere skal sende inn dokumentasjon i henhold til vilkårene satt i tilskuddsbrevet og/eller tilskuddsregelverket/-forskriften. Typiske vilkår er rapportering som:

• informasjon som belyser måloppnåelse for tilskuddsordningen (se kriterier for måloppnåelse)
• fremdrift
• økonomi
• revisorattestasjon

Disse kravene skal ikke gis større omfang enn det som er rimelig i forhold til den nytten tilskuddsmottaker har av tilskuddet. Det skal også tas hensyn til de praktiske mulighetene som hver enkelt mottaker har for å fremskaffe informasjon. Rapportering fra tilskuddsmottaker kan erstattes eller suppleres med informasjon fra andre kilder hvis disse gir relevant og tilfredsstillende informasjon.

Ved fastsettelse av rapporteringskrav må forvalter vurdere at det kan foretas oppfølging uten uforholdsmessig store kostnader.

Oppfølging, kontroll og evaluering

Oppfølging og kontroll må rettes både mot den enkelte tilskuddsmottaker og mot ordningen som helhet. Opplegget for oppfølging og kontroll skal tilpasses den enkelte tilskuddsordningen og skal vurderes i forhold til målet med ordningen.

Formålet med oppfølging og kontroll overfor tilskuddsmottaker er todelt:

1. å sikre riktig tildeling til riktig mottaker i søknadsbehandlingen
2. å sikre at tilskudd blir brukt i tråd med vilkårene for tildeling.

Tilskuddsforvalter må foreta en samlet vurdering av måloppnåelse for tilskuddsordningen, basert på innhentet informasjon fra tilskuddsmottakere, og evalueringer eller andre kilder.