Tolkningsuttalelse om elektronisk fakturabehandling

Tolkningsuttalelse fra DFØ av 18. september 2013
Mottaker: Fylkesmannsembetene (via DFØs økonomitjenester)
Vår referanse: 13/602
Publisert: 15. februar 2017

Vi forstått spørsmålet til å gjelde om Fylkesmannsembetene i henhold til krav i økonomiregelverket skal behandle fakturaer fra faste verger (dvs. selvstendig næringsdrivende) i et elektronisk fakturabehandlingssystem.

Ifølge bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.5 skal "virksomheten (...) ha rutiner og systemer for elektronisk fakturabehandling som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter".

Vi oppfatter det slik at fakturaene som henvendelsen gjelder, er knyttet til anskaffelse av tjenester, dvs. at fakturaen utstedes av vergen til staten for en tjeneste de har utført. Med utgangspunkt i at fakturaen gjelder anskaffelser, skal de derfor i utgangspunktet håndteres i fakturabehandlingssystemet.

Et avgjørende spørsmål blir imidlertid om det er anskaffelse av tjenester til virksomheten. I tidligere kontakt med sentral vergemålsmyndighet og DFØ, har vi oppfattet at vergemålsordningen er lagt opp slik at Fylkesmannsembetene blant annet skal forvalte deler av ordningen, herunder kontakten med vergene (gjennom opplæring, tilsyn, betaling av godtgjørelse til vergen). Følgende momenter kan benyttes av Fylkesmannsembetene i en nærmere vurdering:

• Dersom oppgjøret til vergene tas over statsbudsjettet og er knyttet til statens driftsutgifter for forvaltning av ordningen, vil det mest nærliggende være at fakturaene til vergene behandles i fakturabehandlingssystemet til embetene, jf. bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.5. Det må ses i sammenheng med at anskaffelsen av tjenesten gjøres av staten på vegne av personer under vergemål, og der Fylkesmannsembetene er satt til å forvalte deler av vergemålsordningen. En må også ta i betraktning at bruk av et slikt system vil gi oversikt over og enhetlig behandling av fakturaene.
• Dersom oppgjøret til vergene holdes utenfor statsbudsjettet og er knyttet til et særregnskap for vergemålsordningen, er det ikke stilt krav i bestemmelser om økonomistyring i staten at fakturaene skal behandles i et fakturabehandlingssystem. Eventuelle krav vil i slike tilfeller fremkomme i lov, forskrift eller instruks for ordningen.