DFØ HR – felles HR-system for staten

Om DFØ HR

DFØ HR er et helhetlig, modulbasert system som dekker hele medarbeiderens livsløp og støtter virksomhetens HR-prosesser. Det skal gi støtte innenfor følgende områder: HR kjerne, rekruttering, ombordstigning for nyansatte, medarbeiderutvikling og læring.

HR kjerne utgjør grunnsteinen i DFØ HR. Den samler alle relaterte og relevante data ett sted og sikrer en god prosesshåndtering på tvers av øvrige moduler. Basert på denne modulen sikrer vi dataflyt mellom de ulike modulene i HR-systemet og eksisterende lønnssystem, samt øvrige applikasjoner.

Les mer om modulene i DFØ HR.

Skybasert HR-system

DFØ HR skal være integrert med SAP lønn, og i tillegg kunne integreres med andre systemer (inkludert Virksomhetsplattformen). DFØ har inngått en avtale med konsultselskapet NTT DATA Business Solutions for å implementere det skybaserte HR-systemet SAP SuccessFactors. 

Et skybasert system gir større muligheter for utvikling med kontinuerlige systemoppgraderinger som gjør at du får tilgang til den nyeste funksjonaliteten.

Fordeler med DFØ HR

DFØ HR vil være en frivillig tjeneste for kundene våre. DFØ HR skal blant annet bidra til:

• stordriftsfordeler og effektiv ressursbruk
• å redusere manuelt arbeid og frigjøre tid for å arbeide med mer verdiskapende aktiviteter
• å gjøre staten til en mer attraktiv arbeidsgiver gjennom gode rekrutteringsprosesser
• mer fornøyde ansatte gjennom bedre informasjonsflyt, tilgjengelighet og kvalitet i HR-prosessene 

Video fra webinar om systemet

•  Se opptak av webinar 25. mars 2021 om videre fremdriftsplan for prosjektet og en demo av HR-kjerne og rekruttering (Youtube).
• Se video om DFØ HR (Youtube).
• Se opptak av webinar med presentasjon om det nye HR-systemet 26. oktober 2020 (YouTube).
• Hør podkast om hvordan et HR-system kan støtte deg som HR-medarbeider (Soundcloud)

Dette gjør vi i prosjektet

SAP SuccessFactors er et fleksibelt system med store muligheter for tilpasning til egne behov. Vi vil konfigurere det slik at det i så stor grad som mulig dekker behovene for HR-prosesser i staten og ivaretar statlig regelverk. Dermed vil vi få en utgave av systemet som er tilpasset offentlig forvaltning og som statlige virksomheter kan ta i bruk. Vi konfigurerer systemet i tett samarbeid med utvalgte kunder som bidrar med god faglig kompetanse innen HR.

I første fase vil vi konfigurere modulene for HR kjerne, Rekruttering og Onboarding. I tillegg vil vi sette opp tekniske integrasjoner mot blant annet SAP lønn. Deretter vil vi gå videre med å konfigurere de øvrige modulene, slik at vi får opp en statlig versjon av hele SuccessFactors som vil kaller DFØ HR.

Når kommer DFØ HR?

Våren 2021 har vi jobbet med å konfigurere statens standard innenfor modulene HR kjerne og Rekruttering. Det er avtalt at DFØ som virksomhet skal være første pilotkunde på disse modulene. Dette gir oss en større mulighet til å levere en best mulig løsning når øvrige kunder tar systemet i bruk. Implementeringen var opprinnelig planlagt oktober 2021.

I vår startet vi også forprosjekt med å konfigurere de neste modulene, Onboarding, Medarbeiderutvikling (tidligere Prestasjon og mål) og Læring. I dette arbeidet ser vi at implementering av Onboarding-modulen vil påvirke oppsettet vi har gjort i HR kjerne og Rekruttering, og er tett integrert med disse modulene både teknisk og funksjonelt.

Vi har derfor besluttet å konfigurere Onboarding-modulen sammen med modulene HR kjerne og Rekruttering, og legger denne inn i leveranse 1, som har oppstart første kvartal 2022.

Deretter vil vi gå videre med å konfigurere de resterende modulene. Vi har som mål å ha konfigurert alle moduler innen utgangen av 2021.

Etter hvert vil vi komme med mer detaljert informasjon om når dere kan forvente å ta modulene i bruk og hva det vil innebære for den enkelte virksomheten.

Demo av systemet

Foreløpig har vi ikke en fullverdig demo for DFØ HR, men vi ser frem til å kunne presentere systemet mot slutten av 2021.

Implementering av DFØ HR

Å ta i bruk DFØ HR vil kreve et eget implementeringsprosjekt for å sikre særskilte behov for den enkelte virksomhet og for at det blir en vellykket utrulling. 

Et implementeringsprosjekt drives av dedikert prosjektleder fra DFØ, men vil kreve ressurser, innsikt og kompetanse fra kunden for å få definert en god løsning. 

Intern koordinering og endringsledelse anbefaler vi at dere håndterer internt.

Kostnader

DFØ HR vil leveres med modulen HR kjerne og integrasjon mot SAP lønn som en grunnpakke, og dette er en forutsetning for effektiv bruk av systemet på tvers av de funksjonelle modulene. HR kjerne er derfor omtalt som en grunnpakke i løsningen fra DFØ.

I tillegg til grunnpakken, kan man velge å kjøpe ytterligere moduler ut fra hva virksomheten har behov for.

Kostnadsmodellen vil bestå av følgende kostnadselementer:

Implementering

• Implementeringsprosjektet nevnt over vil ha en egen pris og denne varierer ut fra hvilke moduler som skal implementeres. DFØ vil bistå med teknisk oppsett, opplæring og gjennomgang av systemet samt rådgivning rundt endringsledelse.

Lisenser

• Hver modul i HR-systemet har en årlig lisenspris per ansatt. Virksomheten betaler kun for de modulene som tas i bruk.

Drift og forvaltning

• DFØ vil i tillegg ta betalt for drift og forvaltning av systemet for å sikre at løsningen alltid er tilgjengelig og oppdatert, samt for kundetjeneste og support av systemet.

Ta kontakt med oss om du ønsker en kostnadsmodell for din virksomhet.

Informasjon om prosjektet

Vi vil holde dere oppdatert på fremdriften i prosjektet på denne nettsiden. Hvis du vil vite mer eller har spørsmål om prosjektet, send en e-post til hr-utredning@dfo.no.