Årsavslutning lønn

Avslutning av poster fra 2020

Endringer for 2020 stenges 21. desember 2021. Det vil ikke være mulig å gjøre noen endringer i SAP for 2020 etter at 13. kjøring er avsluttet.

Tidligst mulige dato for etterberegning endres etter 13. kjøring hvert år for å hindre uønsket rekalkulering for langt tilbake i tid. Derfor må dere gjøre opp følgende poster fra 2020 innen siste kjøringer i år.

Merk at for reiser er fristen 13. desember, og ikke årets siste reisekjøring.

Siste reisekjøring i 2021

Innsendingsfrist for blanketter er fredag 10. desember 2021. Reisekjøringen starter onsdag 15. desember 2021 kl. 20.00.

Det er viktig at dere har interne frister for registrering i portal/app og godkjenning av reiseoppgjør som skal med på denne kjøringen. Godkjenning etter fristen 15. desember 2021 medfører at reisen kommer med på første reisekjøring i 2022.

A-meldingen

Når dere korrigerer lønnsdata fra forrige år, og korrigeringen medfører endring i inntektsbeskrivelse eller tilleggsinformasjon, er det viktig at dere sender DFØ en sak. A-meldingen blir da endret på riktig periode.

Kontroll av negative beløp i A-meldingen

Basis- og delservicekunder må kontrollere negative beløp på A-meldingen. Dette kan dere gjøre gjennom hele året, men dere må også kontrollere etter at desember hovedlønn er ferdig for eventuelle nye feil. Kontrollen står beskrevet i SAP Biblioteket.

Korrigeringer må foretas før 13. kjøring. DFØ utfører kontrollen for fullservicekunder på lønn. 

Korrigering av arbeidsgivers andel av pensjonspremie i A-meldingen

Etter å ha mottatt faktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en avstemming mellom totalt avsatt pensjonspremie og totalt fakturert pensjonspremie fra SPK i 2021. Differansen kan korrigeres i A-meldingen for desember. DFØ foretar denne korreksjonen for alle regnskapskunder.

Opplysning om differansen meldes inn i egen sak til DFØ.

Vi minner om tidligere kundenotater om at SPKs prognosebrev må sendes oss for oppdatering av satsen for arbeidsgivers andel SPK i SAP. Det er viktig at vi får registrert dette før første hovedlønn i 2022. Dersom dette ikke er sendt må det sendes oss snarest i kundesenter på nett sak. Prognosebrevet finner dere under Min Virksomhet i SPK-portalen.

Negativ netto

Vi anbefaler at alle virksomheter tar en ekstra kontroll av negative beløp allerede nå. Dette er en kontroll som står i sjekklistene til hovedlønn og til 13. kjøring. Erfaringsmessig kan det være tidkrevende å få ryddet i slike poster, det er derfor viktig å få kartlagt disse tidlig. Slike poster kan og ha betydning for at innrapportering av inntekt og forskuddstrekk skal bli korrekt på ansatte.

Kontrollen gjøres ved å bruke transaksjonskode PC00_M99_CWTR, variant CUS&OPAL46 Negativ netto

13. kjøring

I kontrollperioden for 13. kjøring er det sperret for postering av godkjente fraværssøknader og e-skjema. 13. kjøring er i hovedsak en korrigeringskjøring. Det vil derfor være en generell sperre for registreringer i perioden 19.12 fra kl. 21 til 22.12 frem til kl. 13. Årsaken for sperren er å unngå utbetalinger som ikke er med på lønnsjournalen og trekk som medfører negativ netto. 

Større endringer i arbeidsflyt og organisasjonsstruktur 

Ved endringer i forbindelse med årsskiftet må vi ha endringene før 1. desember. Med større endringer menes endringer som omfatter hele eller store deler av organisasjonsstrukturen.

Forbruk av feriedager for 2021

Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember. Registrering av feriedager uten lønn før 13. kjøring, vil føre til negativ netto på 13. kjøring da det ikke er utbetaling på denne kjøringen. Les mer om behandling av feriedata i en presentasjon om ferieoppgjør. 

Se opptak fra webinar om kontroll av feriedata (Youtube).

Hovedlønn januar 2022

Fraværskvoter for 2022

• Feriekvoter blir opprettet i SAP tidligst 8. desember 2022.
• Fraværskvote 60 velferdspermisjon og kvote 70 avspasering fleksitid blir opprettet senest 26. november 2021.
• Fraværskvote 50 sykt barn opprettes 1. januar 2022.
• Fraværskvote 63 tjenestefri senior +62 (8 dager + inntil 6 lokalt avtalte dager) opprettes 1. januar. 2022.

Årets siste innbetaling fra NAV

Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP.

K27 for desember må leses inn når den er tilgjengelig i Altinn i januar og blir bokført som del av hovedlønn januar.

Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres i 2021.

Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i Unit4 ERP:

• Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger
• Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV

Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2022.

DFØ foretar denne posteringen for fullservicekunder på regnskap.

Vær obs på datostyringen i SAP

• Poster med dato i 2021 som registreres før 13. kjøring kommer med på 13. kjøring. Dette gjelder også e-skjema som godkjennes i perioden mellom hovedlønn i desember og 13. kjøring.
• Poster med dato i 2021 som skal belastes regnskapet for 2022 må registreres etter 13. kjøring.
• Sluttoppgjør som skal utbetales i januar 2022 må registreres etter 13. kjøring er ferdig.
• Poster med dato i 2022 kommer med i januar 2022, uavhengig av registrerings- og godkjenningstidspunkt.
• Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2021 vil komme til utbetaling og rapportering på A-meldingen for 2022.