Etter nødvendige avklaringer fra Statens pensjonskasse (SPK) og Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) kommer DFØ med informasjon om hvordan fungeringer skal rapporteres og hvordan det må registreres i lønnssystemet.
Tidligere i år publiserte SPK informasjon om at fra 1. januar 2020 skulle også fungeringer mindre enn 2 år rapporteres til SPK. Dette var imidlertid ikke tilstrekkelig forankret i forhold til hovedtariffavtalen (HTA) og pensjonsloven, og nødvendige tilpasninger i systemløsningen har derfor blitt stilt i bero i påvente av avklaring fra SPK og KMD i forhold til regelverket. Denne uken fikk vi de nødvendige avklaringer fra KMD og kan nå informere om hvordan fungeringer skal rapporteres og hvordan det må registreres i lønnssystemet.
Vilkår for fungering i midlertidig stilling med høyere lønn er at stillingsinnehaveren er borte i et lengre tidsrom og den fungerende får stillingsinnehaverens lønn og tittel i perioden vedkommende fungerer. Alle fungeringer som er ment å vare 2 år eller mer skal rapporteres til SPK.
Et medlem er «stedfortreder» hvis stillingsinnehaveren er borte i et kortere tidsrom. Stedfortreder overtar kun ansvaret i perioden og får et tillegg. Stedfortreder får verken nytt lønnstrinn eller ny stillingstittel. Stedfortreder skal ikke rapporteres til SPK som en fungering.
For ansatte født i 1963 eller senere skal alle fungeringer i midlertidig stilling med høyere lønn rapporteres til SPK og trekkes pensjonstrekk, selv om stillingen er ment til å vare i mindre enn 2 år.
For ansatte født i 1962 eller tidligere kan fungering under 2 år i noen tilfeller få betydning for brutto alderspensjon, etterlattepensjon og uførepensjon. Dersom en fungering ikke rapporteres som fungering kan derfor pensjonen bli feil. SPK ønsker derfor at vi skal rapportere og trekke pensjonstrekk for alle fungeringer, og dersom det viser seg at fungeringen ikke blir pensjonsgivende må arbeidsgiver tilbakebetale pensjonstrekket til den ansatte.
Her har vi meldt tilbake til SPK at en slik ordning vil bli vanskelig å følge opp for arbeidsgiverne. Arbeidsgiver vil få et stort antall tilbakebetalinger fra SPK der de må passe på å tilbakebetale pensjonstrekk til de respektive ansatte, mens det kun vil være i sjeldne unntakstilfeller at korte fungeringer vil bli pensjonsgivende (f.eks. hvis den ansatte dør mens han er i en fungeringsstilling). Det finnes heller ingen systemløsning for å ivareta disse tilbakebetalingene.
Vi har derfor blitt enige med SPK at vi ikke rapporterer og trekker pensjon av fungeringer under 2 år for ansatte født i 1962 eller tidligere. I de unntakstilfellene at en ansatt blir ufør eller dør under kortere fungeringer må arbeidsgiver passe på å etterrapportere disse fungeringene til SPK, og trekke pensjonstrekk av dem hvis det er mulig.
Når det gjelder ansatte som fungerer for en som er i lønnet permisjon (f.eks. foreldrepermisjon) så skal også disse fungeringene rapporteres for ansatte som er født i 1963 eller senere, men disse behandles på en annen måte pga. denne regelen:
«Hvis en arbeidstaker har permisjon med lønn, skal den som fungerer for vedkommende ikke ha den høyere stillings lønn i ferien. Det innebærer at den faste stillingen skal danne sammenligningsgrunnlaget ved beregning av ferietillegget. Hvis derimot den høyere stillingens lønn er ledig, skal den som fungerer i stillingen ha den høyere stillingens lønn i ferien. Da vil sammenligningsgrunnlaget for beregning av ferielønnstillegget også være den høyere stillingens lønn.»
Vi har derfor opprettet en ny lønnart for denne gruppen, se nedenfor.
Lønnart 1129, nytt navn «Fungering med pensjonstrekk». Lønnarten trekker pensjonstrekk i lønn, og skal rapporteres til SPK. Det må derfor krysses av for Pensjonsgivende i IT0509 ved bruk av denne lønnarten. Lønnart 1129 skal brukes ved:
Lønnart 1130, nytt navn «Fungering uten pensjonstrekk». Lønnarten trekker ikke pensjonstrekk i lønn, og skal ikke rapporteres til SPK. Lønnart 1130 skal brukes ved:
Lønnart 1128, nytt navn «Stedfortreder». Brukes som i dag.
Et medlem er «stedfortreder» hvis stillingsinnehaveren er borte i et kortere tidsrom, stedfortreder kun overtar ansvaret i perioden og får et tillegg. Stedfortreder får verken nytt lønnstrinn eller ny stillingstittel. Stedfortreder skal ikke rapporteres til SPK som en Fungering.
Ny lønnart 113B, «Fungering ved permisjon med lønn». Lønnarten trekker pensjonstrekk av lønn og skal rapporteres til SPK.
Når en huker av for Pensjonsgivende i IT0509 vil ikke SPK-programmet lenger rapportere faste og variable tillegg. Dette fordi programmet oppfatter disse tilleggene å høre til hovedstillingen og ikke skal rapporteres sammen med fungeringsstillingen.
Vi er i dialog med systemleverandøren for å få en bedre løsning her, men inntil videre må alle faste og variable tillegg rapporteres manuelt i SPK-portalen når en rapporterer fungeringsstillinger.
Det nye regelverket gjelder fra 1. januar 2020. Det vil blant annet si at alle fungeringer for ansatte født i 1963 eller senere, registrert i lønnart 1130, nå må registreres på lønnart 1129. DFØ vil foreta disse korreksjonene og etterrapportere fungeringene på hovedlønn desember 2020. Basiskunder kan gjøre disse korrigeringene til hovedlønn desember hvis de rekker det, eller vente til hovedlønn januar. DFØ kan være behjelpelig med å skaffe oversikt over hvilke forekomster av lønnart 1130 som må korrigeres, samt innlesing av korreksjonene.
Når det gjelder de forekomstene av lønnart 1128 som må korrigeres til lønnart 113B, så er det ikke mulig for DFØ å vite hvilke forekomster av lønnart 1128 som gjelder fungeringer ved permisjon med lønn. Kunden må derfor lage en oversikt over hvilke forekomster av lønnart 1128 som skal korrigeres til lønnart 113B. Fullservicekundene sender da denne listen til DFØ for korrigering.
Når det gjelder etterrapportering av fungering under 2 år som starter i 2019 og går over i 2020, så skal disse kun rapporteres fra 1. januar 2020. Det må da lages brudd i fungeringsperioden per 1. januar 2020.
For alle etterrapporteringer gjelder at det ikke lages en endringsmelding i SPK-programmet om man kun korrigerer avhuking i IT0509. I disse tilfellene må riktig startdato for fungeringen registreres i SPK-portalen.
Brukerdokumentasjon vil bli oppdatert til hovedlønn januar 2021.
Har du spørsmål om innholdet på denne siden?
Kontakt kundesenter for lønn