Det har kommet ønsker fra virksomheter som vil at ansatte skal føre tid på en måte som gjør at virksomheten løpende kan ha kontroll over hvor mange som jobber hjemmefra, og hvorfor de har hjemmekontor. DFØ har i nåværende situasjon ikke kapasitet til å utvikle systemløsninger som er spesifikt tilpasset pandemien, men vi har noen koder i systemet allerede i dag som virksomhetene kan ta i bruk dersom de mener dette vil gi verdi for dem internt.
Felles for alle kodene er at de oppfører seg likt som vanlig tilstedetid:
Virksomhetene står selv fritt til å bestemme om og hvordan de ønsker at disse kodene skal brukes av sine ansatte, men det er viktig at man ikke bruker kodene til å føre timer på andre ting enn det som i henhold til arbeidstidsbestemmelsen teller som vanlig tilstedetid. Noen av virksomhetene har allerede egne rutiner for bruk av disse kodene til ulike formål, og må ta hensyn til dette i sin vurdering.
DFØ har følgende forslag til virksomheter som ønsker å bruke tidregistreringen for å få en oversikt over sine ansattes arbeidsform i perioden med pandemi:
Det er naturlig å tro at personer som er syke med påvist eller mistenkt koronavirus ikke jobber og skal da benytte en fraværskode og ikke en tilstedekode. Eventuelt kan koden «Tjeneste (diverse)» brukes når man er i isolasjon, men er frisk nok til å utføre arbeid hjemme fra. Virksomheten må da vurdere hvorvidt dette tolkes som å registrere «diagnose ved sykefravær» – noe som er en sensitiv personopplysning.
Ved bruk av disse kodene vil den ansatte ha mulighet til å legge til en utfyllende kommentar, men det er ikke et systemkrav at man gjør dette.
Virksomhetene vil i etterkant kunne ta ut rapporter på disse kodene og kan da jobbe videre med tallene for internt bruk. Virksomhetene må også gjøre egne vurderinger i forhold til datasikkerhet og innsyn i data som tas ut av tid/lønnssystemet.
Som nevnt kan kodene over kun brukes ved arbeid som skal gi uttelling som vanlig tilstedetid. Dersom man er syk eller skal føre annet fravær er det viktig at man sender fraværssøknad med de kodene som normalt brukes til dette formålet.
Har du spørsmål om innholdet på denne siden?
Kontakt kundesenter for lønn