Opprette kontraktsinnkjøp CM

Merknad: Kontrakter i CM sammenheng kan være repeterende fakturaer eller avrop mot forhåndsgodkjent budsjett.

Referanse til annen brukerveiledning: Sluttkontroll

Innledning: Basware CM er en modul som benyttes for repeterende/gjentatte fakturaer. Det skilles mellom to typer:

1. Planbasert: Faktura hvor man har en forventning om å bli fakturert et fast beløp til en fast fakturadato f.eks husleie.
2. Budsjettbasert: Stående ordre/budsjett og milepælsfakturering, mange fakturaer innenfor en måned/kvartal/år.

Uansett type kontrakt, så vil systemet automatisk matche fakturaene mot kontrakt innenfor planens eller kontraktens betingelser. Alle avvik (utenfor toleransegrenser) må manuelt behandles i Basware IP. Hvis det er match innenfor tillatte avvik så behøves ingen godkjenning av de enkelte fakturaene, da de er forhåndsgodkjent da kontrakten ble godkjent i Basware CM. Godkjenner må være en annen person enn den som har opprettet kontrakten.

Attestasjonskontrollen i Reglementet for økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 innebærer at det skal kontrolleres at vare/tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale.

Attestasjonskontrollen er ikke fullt ut ivaretatt i dagens versjon av Basware CM. Dette innebærer at virksomheten selv må ha egne kontrollrutiner som verifiserer at avtalens innhold fortsatt er gjeldende, og utføre manuell transaksjonskontroll på fakturaer som er matchet automatisk i Basware CM.

Manuell transaksjonskontroll kan f.eks. utføres på den måten at en i Sluttkontrollen filtrerer på fakturatype CF ved overføring. Overføringsrapporten lagres og sendes ansvarlig for kontrakter. Kontraktsansvarlig gjennomfører kontroll før fakturaene kommer til utbetaling. Transaksjonskontroll kan også utføres på den måten at en ved registrering av kontrakter i CM Admin setter attestant som kontrollør av kontrakten og som mottaker av faktura til informativ sirkulasjon. Attestant må i CM Klient kontrollere at oppsettet av kontrakten samsvarer med det som er avtalt med leverandøren, før kontrakten godkjennes. Ved fakturamottak og automatisk match setter systemet automatisk kontrolløren som attestant på fakturaen. I personlig arkiv i CM klient kan kontrollør/attestant følge med på at matchede fakturaer samsvarer med det som er avtalt.

1 Opprette en kontraktstype i Basware CM

Ansvarlig: DFØ

DFØ er ansvarlige for å sette opp en kontraktstype pr. selskap. Dette gjøres som en del av det å sette opp et nytt selskap i løsningen. Dersom det ikke er mulig å velge kontraktstype = <SELSKAP> ved oppretting av ny kontrakt, kontakt DFØ.

Det kan være hensiktsmessig å ha forskjellige kontrakttyper for mobilabonnement pr mobil, leasing pr enhet (bil), husleie pr bygg eller lignende.

2 Opprette en kategori i Basware CM

Ansvarlig: virksomheten

Steg 2a
Start Basware Matching fra Citrix (https://kunder.sfso.no)

Steg 2b
Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kategorier i den underliggende menyen. Her kan du sjekke om det allerede eksisterer en kategori som er beregnet på den type kontrakt som du nå skal legge inn. Med kategori menes ”samlebegrep for toleranseregler for en rekke kontrakter, det være seg husleiekontrakter, telefonabonnement og lignende”. Dersom det ikke foreligger en kategori som er passende, velger du [Ny] på menylinjen øverst i skjermbildet.

Steg 2c
Du får nå opp en dialogboks.

Kontraktskategori består av to arkfaner, Kategorifiltre og Kategorimatcheregler, hvor filtre inneholder generelle data og matcheregler inneholder oppsett av toleranse mot kontrakter som plasseres under denne kategorien. Sistnevnte beskrives i Steg 2d.

Kategorien skal følge gitte regler som:

• Navnestandard som er <KUNDE>_<Kontraktstype>, eks. SITS_Husleie.
• Kategorien må ha en beskrivelse, slik at andre CM brukere i firmaet lettere skal kunne vite hva kategorien dekker.
• Nye matcheforsøk, definer tidsperioden fakturaene som ikke er matchet skal bli værende i matcheprosessen før fakturamatchestatusen blir "Mislykket".

Steg 2d
For å sette ulike regler for behandling av kontraktene må følgende gjøres i skjermbildet for kategorimatcheregler.

Legge inn toleranseverdier (klikk på den gule stjernen for å legge inn toleranseverdier). Med toleranseverdier menes hvor mye den reelle fakturasum kan avvike fra forventet sum. Her er det mulig å operere med to varianter. Enten absolutte verdier, prosentsatser eller en kombinasjon av disse. Ved å benytte en kombinasjon som skjermbildet ovenfor indikerer, vil den strengeste regelen alltid benyttes.

Legge inn datotoleranser. Med datotoleranser menes hvor mange dager før eller etter forventet dato satt på planen for kontrakten kan den reelle fakturaen komme og allikevel bli behandlet. NB: Her er det viktig at man ikke setter så åpne grenser at man risikerer å få 2 fakturaer innenfor samme toleransegrense. Det vil resultere i at man ikke får match på faktura nummer 2, da denne forsøkes matchet mot en forventet dato som det allerede er fakturert på.

Nødvendige posteringsdata. Ikke sett noen kryss her. Dette brukes ikke i DFØ sin løsning og kan føre til feil i matchingen om det krysses av her.

Steg 2e
Kategorien er etter dette klar til bruk, man trenger bare å aktivere den i den første arkfanen Katalogfiltre.

3 Opprette/redigere en planbasert kontrakt i Basware CM

Ansvarlig: virksomheten

Steg 3a
Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kontrakter i den underliggende menyen. Klikk "ny" på menylinjen øverst i skjermbildet.

Dersom man ønsker å redigere en kontrakt, kan man dobbeltklikke på den og starte redigeringen. Redigering av en kontrakt fordrer ny godkjenning av kontraktseier dersom den som redigerer er en annen enn den som opprettet kontrakten. Den må også godkjennes på nytt før den er aktiv for match igjen.

Steg 3b
Du får opp en dialogboks. Her velger man om kontrakten skal være plan eller budsjettbasert. Typiske planbaserte kontrakter vil være husleie, abonnementskostnader etc.

Steg 3c (kontraktsdata)
I første skjermbilde legger man inn kontraktsrelaterte data. Følgende felter er obligatoriske:

• Selskap – Kun tilgang til din egen virksomhet
• Leverandør – I fra leverandørregistret
• Type kontrakt – DFØ definerer en kontraktstype pr. selskap = kunde (se steg 1)
• Kontraktsnummer – Følg standard med CM-<NR> (se ytterligere forklaring på neste side)
• Gyldighetsperiode – Angir start og utløp på kontrakt
• Valuta – Forventet valuta på faktura
• Standardfelter – Her kan man legge til spesialfelter. I løsningen nå ligger det felt for Valutadokumentasjonskode. Dette feltet blir benyttet for videre behandling i løsningen hvis det er faktura fra utenlandsk leverandør. Hvis fakturaene som skal mottas er fra norsk leverandør skal feltet slettes.

Klikk Neste.

Kontraktsnummer må defineres ved opprettelse av kontrakter i Basware CM. For at fakturaen skal bli riktig scannet av DFØ må kontraktnummeret ha følgende standard: CM+4 siffer. f.eks. CM1201. Dette må leverandørene merke fakturaene med for at
fakturaen skal matche mot kontrakten.

Steg 3d (dokumenter)
Når alle generelle data om kontrakten er registrert, (minimum de som er obligatoriske), vil du kunne knytte dokumenter til selve kontrakten. Etter at kontrakt/avtaledokument/underlag er lagt ved vil man kunne markere om dette kun skal være lesbart for godkjenner og CM administrator.

Dokumentene som legges ved her følger prosessen ut til godkjenner av kontrakten i CM Client og vil således være et underlagsmateriale. DFØ anbefaler bruk av denne funksjonaliteten, slik at underlaget for godkjennerne er så fullstendig som mulig.

Steg 3e (plan og postering)
Når man skal lage en plan og kontere denne, får man opp et skjermbilde.

• Beløp som skal brukes – Kryss av for Fakturabeløp
• Dag som skal brukes – Kryss av for Forfallsdato. Erfaringsmessig gir dette best match på faste avtaler (Fakturadato er også mulig om en kjenner til at aktuell leverandør alltid fakturerer på en bestemt dato)
• Mal for kostnadsfordeling (ikke påkrevd) – Betalingsbeløpene varierer etter tiden på året (for eksempel vann, strøm og oppvarming). NB: Maler må opprettes under systeminnstillinger-Datavedlikehold-Kostnadsdistribusjon.
• Budsjettbeløp – registrer estimert beløp kommende år.
• Ved å klikke på [Standardpostering] – Vil man kunne kontere kontrakten. I prinsippet betyr dette at man konterer de fremtidige fakturaene. NB: Her er det viktig at man konterer komplett, da fakturaer som matcher 100 % vil legge seg overføringsklar til Agresso (Sluttkontrollen i Master), uten at det er nødvendig med noen endringer på konteringene. (Se bort fra overskriften ”Beløp” i kolonne 1 som er misvisende i de tilfeller kontrakten konteres med Prosenter.)

I konteringsskjermbildet kan man velge om man ønsker å splitte konteringen prosentvis på flere linjer, eller om man vil kontere 100 % på en linje. Dersom man velger å kontere absoluttverdier kan man velge å legge på en egen konteringslinje uten verdi og huke av for ”Siste posteringslinje inneholder et variabelt beløp”.

Konteringen blir sjekket mot lovlige kombinasjoner i Agresso når den matchede fakturaen overføres. For å ha en mest mulig effektiv matcheprosess er det derfor viktig at konteringen er korrekt utført.

For å lette konteringen er det også mulig å opprette posteringsmaler i IP Master som deretter kan brukes til å kontere kontrakter.

Malen fylles ut med nødvendig konteringsinformasjon, og det legges til beløp når malen benyttes i kontrakten.

Når kontrakten er ferdig kontert klikkes OK.

• Klikk på Generer plan. Her vil man kunne planlegge ”forventningene til fakturaene som skal komme, hva gjelder sum og dato, samt antall repetisjoner/varighet”.

Når planen er generert vil man kunne redigere den enkelte linje om man forventer svingninger i beløpene innenfor planen. Det finnes kolonner for reelle datoer og summer, slik at man kan følge planens livsløp med tanke på match mot forventningene som er lagt inn.

• Ved å klikke på Indeksoppdatering, vil man også kunne indeksjustere planen/forventningene. Hvis man for eksempel har en plan som løper over flere år. Dette gjøres ved å klikke på knappen og dialogboksen som kommer opp. Indeksoppdateringen kan gjøres i % eller med en absolutt verdi.
• Knappen Match faktura er ikke aktiv under oppretting av kontrakten, se kapittel 6 manuell match.
• Tillat egenfakturering – Denne skal ikke benyttes.

Steg 3f (aktivering)
Under aktivering settes også flytlogikken opp.

Kontraktsaktivering – Etter at en plan er generert må kontrakten godkjennes for match. Under arkfanen aktivering, setter administrator (den som registrerer kontraktene) opp hvem som skal kontrollere og godkjenne kontrakten. Kontrollør på kontrakten vil bli satt som attestant ved automatisk match. Valg av kontrollør og godkjenner settes ved å trykke knappen med det gule tegnet (legg til). Velg blant aktuelle brukere og klikk knappen Legg til brukere i valgt brukerliste og trykk deretter knappen OK.

Det er kun brukere som har rollen som godkjenner i fakturahåndteringssystemet som er tilgjengelige for kontraktsgodkjenning.

Hvis det gjøres endringer på en kontrakt er ny godkjenning nødvendig.

Den som registrerer en kontrakt kan ikke sette seg selv som godkjenner. Hvis dette gjøres vil faktura feile i matching fordi man da avviker fra prinsippet om at attestant og godkjenner skal være to forskjellige personer.

Hvis matching er vellykket, send fakturaen til

Se punkt Innledning, attestasjonskontroll.

• Det skal krysses av for “Send på sirkulasjon til info” (send to informative flow) til definerte mottaker(e) for kvittering. Aktuelle brukere velges ved å trykke “legg til” - knappen. De brukerne som defineres her er personer med et attestasjonsansvar i forhold til kontrakten eller avtalen med leverandør, vanligvis samme person som kontrollerte kontrakten. Når matchet faktura sendes ut på informativ sirkulasjon, kvitteres det for mottak av fakturaen. Fakturaen blir deretter synlig i brukerens arkiv i IP og CM klient. I forbindelse med mottaket skal det kommenteres “faktura ok” eller lignende. Det kan settes 1 eller flere mottakere. Det kan også evt.hukes av for at Godkjenner skal motta faktura til informativ sirkulasjon.
• På bakgrunn av punktet over og svakhet i Attestasjonskontroll skal Valget “Legg til personlig arkiv” ikke benyttes

Hvis automatisk matching ikke er mulig, videresend til
Når det gjelder flyt ved mislykket matching skal faktura gå til kontrollør (attestant) for attestasjon. Deretter må fakturaen behandles som vanlig kostnadsfaktura og godkjennes på bakgrunn av BRM. Det er mulig å registrere flere mottakere. Huk av for at kun en av mottakerne trenger å behandle fakturaen. Etter behandling blir den synlig i alle brukernes arkiv i IP klient.

Kontraktskategori
Under kontraktskategori øverst i skjermbildet velger man kategori basert på det som er opprettet under Steg 2. Trykk til slutt Aktiver og Send. Kontrakten er aktivert og sendes kontrollør og godkjenner for videre behandling.

Steg 3g (meldingsinnstillinger)
Under meldingsinnstillinger kan administrator sette ulike varsler i forhold til avtalens/kontraktens livsløp. Som skjermbildet nedenfor viser kan man her definere egne tekster i forhold til hva som skal stå i e-posten til mottaker. (Mottaker defineres også her, og er som standard godkjenner av kontrakten).

Kontraktsoppsettet opererer med 3 ulike varslinger knyttet til avtalens livsløp, og det er som følger:

• Utløpspåminnelse (Baserer seg på gyldighetsperioden satt i Steg 3c kontraktsdata)
• Utløp (Varsler at kontrakten nå er satt inaktiv i Steg 3c kontraktsdata)
• Manglende faktura (Baserer seg på hvorvidt en faktura har ankommet innen forventet fakturadato +/- de antall dager man satt i Steg 3e plan og postering )

Steg 3h
For å sende faktura til godkjenning trykk på ”Send” knappen under fanen aktivering.

4 Opprette/redigere en budsjettbasert kontrakt i Basware CM

Ansvarlig: virksomheten

Steg 4a

Gå på menypunktet CM-Administrasjon til venstre i skjermbildet, deretter velger du Kontrakter i den underliggende menyen. Klikk Ny på menylinjen øverst i skjermbildet.

Dersom man ønsker å redigere en kontrakt, kan man dobbeltklikke på den og starte redigeringen. Redigering av en kontrakt fordrer ny godkjenning før den er aktiv for match igjen.

Du får nå opp en dialogboks. Her velger man om kontrakten skal være plan eller budsjettbasert. Typiske budsjettbaserte kontrakter kan være konsulentavtaler, porto eller markedsrelaterte aktiviteter/events.

Velg Budsjettbasert.

Steg 4c (kontraktsdata): (se beskrivelse for betyndg og utfylling av feltene under steg 3c - planbasert)
Når alle feltene er fylt ut. Valutadokumentasjonskode settes kun hvis leverandøren er utenlandsk eller fakturerer i en annen valuta enn NOK.

Steg 4e (plan og postering)
Når man skal lage en budsjettbasert plan og kontere denne, får man opp et skjermbilde. Dette skiller seg en del fra skjermbildet i steg 3e.

• Beløp som skal brukes – Kryss av for Fakturabeløp
• Dag som skal brukes – Kryss av for Fakturadato eller Forfallsdato
• Matchegrenser – Skriv inn budsjettbeløp og maksimumsbeløp pr faktura. Sett eventuelt maks antall fakturaer
• Budsjettbeløpsgrenser (huk av for aktiver) Registrer maksverdi pr faktura og måned. Systemet oppdaterer selv kvartal og år bortover linjen.
• Klikk Standardpostering for å kontere kontrakten.

Fortsett videre slik som beskrevet i steg 3f til og med 3h for å kontere ferdig og sende kontrakten ut på godkjenning.

5 Godkjenne/forkaste en kontrakt

Steg 5a
Start Basware MatchingClient fra Citrix (https://test-ehandel.sfso.no/thinclient).

I klienten kan man kun velge om man vil godkjenner eller forkaste kontrakten man har fått tilsendt. ”Dette vil i prinsippet være en godkjenning av fremtidige fakturaer i henhold til den plan som er opprettet.”

Steg 5b
Godkjenneren får hele grunnlaget knyttet til kontrakten, og kan på bakgrunn av dette ta stilling til om kontrakten kan aktiveres eller ikke. Kontrakten aktiveres når godkjenneren godkjenner kontrakten, ref. steg 3f (aktivering).

Velg og godkjenn eller forkast kontrakt øverst til venstre i skjermbildet. Følgende data er tilgjengelig for godkjenneren:

• Kontraktsdata
• Faktureringsplan
• Postering
• Dokumenter
• Historikk
• Status
• Kommentarer
• Kontraktskategori
• Kostnadsdistribusjon (varierende beløp i tidsperioden).

Etter at godkjenner har behandlet kontrakten i sin klient, legges den i arkivet til brukeren på samme måte som i Basware IP.

Steg 5c
Når en kontrakt er godkjent oppdateres kontrakten med status godkjent, og den er nå klar for innkommende fakturaer, ref skjermbildet nedenfor i fra Basware CM.

Steg 5d
Følgende endringer av kontrakten i Matching Admin krever ny godkjenning:

• Posteringsdataene til kontrakten er endret.
• Betalingsplanen er endret.
• Budsjettbeløp er endret.
• Gyldighetsperioden (datoer for gyldig fra og/eller til) til kontrakten er endret.
• Kontraktens nødvendige grunnlagsdata er endret.
• Kontraktens kategori er endret.
• Kontraktleverandør er endret.

6 Manuell match av fakturaer

Ansvarlig: virksomheten

Steg 6a
Manuell match av kontraktfakturaer gjøres via Basware Matching fra Citrix.

Steg 6b
Fakturaen kan matches mot kontrakt etter at den er attestert og godkjent.

Trykk knappen “Match faktura” – svar Yes

Trykk "Lagre".

Når kontrakten åpnes, vil man se at budsjettet er belastet.