Rydde i leverandørreskontro

Brukerveiledning for rydding i leverandørregisteret i Unit4 ERP slik at vi ikke har duplikat leverandører. Dette legger grunnlaget for at Basware skal kunne velge riktig leverandør automatisk.

Oppdatert 2. feb. 2021

Merknad: Saldotabell Leverand er opprettet for å synliggjøre leverandører som kan skape problemer. Spørringene må gjøres i rett rekkefølge for å bli korrekte.

Innledning: Punkt 1 og 2 i denne brukerveiledningen utføres av DFØ. Punkt 1 gjør det mulig å kjøre rapporter som viser hvilke leverandører som skal stenges. Punkt 2 stenger leverandører det ikke har vært bevegelse på x antall dager.

Rapportene som tas i punkt 3-6 gir virksomhetene en oversikt over hvilke leverandører det bør ryddes opp i (det vil si stenges).

1 Definisjoner i Unit4 ERP som må opprettes før gjennomføring av rutine (DFØ)

Følgende begreper må opprettes:

U8 BKTO Bankkonto
U9 LEVFEIL Feil i leverandørreg
V9 ORGNR Organisasjonsnummer

Til begrepet Type opprettes følgende begrepsverdier:

Bankkonto skal være 00000000019
Har samme bankkonto som en Betalingsmottaker
Duplikat - bankkonto
Duplikat - organisasjonsnummer

2 Stenge leverandører som ikke har hatt aktivitet siste x dager (DFØ)

Tidspunkt: Ved oppstart og ellers 1 gang pr år.

Testkjør rapport XIK09 for å vise hvilke leverandører det ikke har vært bevegelse på siste x dager.
Kjør samme rapport for å sperre leverandører uten bevegelse siste x dager. Se dokumentasjon på rapport XIK09.

(Denne delen av rutinen er ikke avhengig av at definisjonene i Unit4 ERP i punktet ovenfor er gjennomført.)

3 Rette leverandører med bankkonto og betalingsmottaker (virksomhet)

Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Unit4 ERP (Type = 1)

	Kolonnenavn	Begrep	Vis	Sort	Brudd	Tekst	Fra	Til
1	Lev.nr.		[x]		[ ]	[x]
2	Bankkonto		[x]	1	[ ]	[ ]
3	Orgnr		[x]		[ ]	[ ]
4	Betmott		[x]		[ ]	[ ]
5	Type		[x]	0	[ ]	[x]	1
6	Periode		[ ]		[ ]	[ ]
7	Antall		[ ]		[ ]	[ ]
8	##		[ ]		[ ]	[ ]

Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har betalingsmottaker og som ikke har konto 00000000019. På disse leverandørene må kontonummer i leverandørregisteret i Unit4 ERP endres.

Denne feilen medfører:

Basware kan velge feil leverandør.
Utbetaling går til en annen konto enn forventet. Utbetaling går til konto på betalingsmottaker og denne kan avvike fra konto på faktura/leverandør.

4 Rette leverandører med felles bankkonto som en betalingsmottaker (virksomhet)

Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Unit4 ERP (Type = 2):

	Kolonnenavn	Begrep	Vis	Sort	Brudd	Tekst	Fra	Til
1	Lev.nr.		[x]		[ ]	[x]
2	Bankkonto		[x]	1	[ ]	[ ]
3	Orgnr		[x]		[ ]	[ ]
4	Betmott		[x]		[ ]	[ ]
5	Type		[x]	0	[ ]	[x]	2
6	Periode		[ ]		[ ]	[ ]
7	Antall		[ ]		[ ]	[ ]
8	##		[ ]		[ ]	[ ]

Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har samme kontonummer som en betalingsmottaker. På disse leverandørene må kontonummer i leverandørregisteret i Unit4 ERP endres til 00000000019 og de må knyttes til en betalingsmottaker.

Factoringsselskap skal også ha konto 00000000019 og knyttes til seg selv som betalingsformidler.

Denne feilen medfører: Basware kan velge feil leverandør.

5 Stenge duplikat leverandører med felles bankkonto (virksomheten)

Gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Unit4 ERP (Type = 3, Brudd på bankkonto, vis antall):

	Kolonnenavn	Begrep	Vis	Sort	Brudd	Tekst	Fra	Til
1	Lev.nr.		[x]		[ ]	[x]
2	Bankkonto		[x]	1	[x]	[ ]
3	Orgnr		[x]		[ ]	[ ]
4	Betmott		[x]		[ ]	[ ]
5	Type		[x]	0	[ ]	[x]	3
6	Periode		[ ]		[ ]	[ ]
7	Antall		[x]		[ ]	[ ]
8	##		[ ]		[ ]	[ ]

Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har felles kontonummer. Duplikat leverandørene bør stenges i Unit4 ERP.

NB! IKKE steng leverandører med åpne poster.

Denne feilen medfører:

Fakturaer fra disse leverandørene stopper i forkontroll i Basware og rett leverandør må velges manuelt.
Vanskelig å gjøre spørringer da transaksjoner knyttet til en leverandør blir delt på flere reskontronummer.

6 Stenge duplikate leverandører med felles organisasjonsnummer

Virksomhet gjør følgende spørring på saldotabell LEVERAND i Unit4 ERP (Type = 4, Brudd på organisasjonsnummer, vis antall):

	Kolonnenavn	Begrep	Vis	Sort	Brudd	Tekst	Fra	Til
1	Lev.nr.		[x]		[ ]	[x]
2	Bankkonto		[x]	0	[ ]	[ ]
3	Orgnr		[x]	1	[x]	[ ]
4	Betmott		[x]		[ ]	[ ]
5	Type		[x]	0	[ ]	[x]	4
6	Periode		[ ]		[ ]	[ ]
7	Antall		[x]		[ ]	[ ]
8	##		[ ]		[ ]	[ ]

Trykk F7. Resultatet viser hvilke leverandører som har felles organisasjonsnummer. Duplikat leverandørene bør stenges i Unit4 ERP.

NB! IKKE steng leverandører med åpne poster.

Denne feilen medfører: Vanskelig å gjøre spørringer da transaksjoner knyttet til en leverandør blir delt på flere reskontronummer.

Kontaktinfo

Har du spørsmål om innholdet på denne siden?

Kontakt kundesenter for regnskap