Sende forespørsel via Innkjøpsverktøy

Det som beskrives i brukerveiledningen er en måte å sende elektroniske forespørsler til en eller flere leverandører. Det er mulig med vedlegg, og kommentarer kan legges inn og vil loggføres i historikken.

Forespørselen kan enten inneholde konkrete varelinjer eller kun inneholde en kravspesifikasjon som vedlegg.

Invitasjon til deltakelse sendes ut til valgte leverandører per e-post.

Besvarelser kan lastes opp som vedlegg for dokumentasjon.

Ved valg av leverandør kan en ordre genereres.

Det gjøres oppmerksom på at dette innkjøpsverktøyet kun er egnet for enkle forespørsler. Funksjonaliteten tilfredsstiller ikke lovens krav når det gjelder gjennomføring av minikonkurranser på parallelle rammeavtaler, da slike tilbud ikke skal mottas pr e-post.

1 Sende forespørsel

Innkjøpsverktøy -> Ny anmodning -> Fanen Ordrehode

Steg 1a
Velg deg en av de aktuelle leverandørene for forespørselen, og fyll ut ordrehodet med påkrevde felt merket med * og eventuelt andre aktuelle felt.

Steg 1b

• I fanen Bestillingsrader, klikk legg til ny bestillingsrad.
• Fyll ut navn på produkt, antall, nettopris, mva og påkrevde konteringer.

Steg 1c
I fanen Tilbud

• legg til leverandøren som du satte på ordrehodet, samt de øvrige leverandørene som du ønsker å innhente tilbud fra
• legg til eventuelle vedlegg, f.eks et konkurransegrunnlag
• kryss av for om vedlegg skal sendes alle leverandører som skal delta i forespørselen
• klikk “bla gjennom…” for å browse frem til der aktuelle vedlegg/dokumenter ligger, og klikk knappen Legg til
• når alle vedlegg er lagt til, lukk dialogboksen

Steg 1d

• klikk Send tilbudsforespørsel
  • E-postadressen som foreslås er den som leverandøren har i Agresso og PM Admin, den kan redigeres dersom forespørselen skal gå til en annen e-postadresse.
• skriv en tekst som blir den teksten som kommer i e-posten til leverandøren
• klikk “send”, og status endres til “Bedt om tilbud”
• gjenta stegene for de andre leverandørene

Steg 1e
Når en har mottatt og evaluert tilbud og valgt leverandør, klikk Velg på aktuell leverandør og svar evt OK på meldingen om du vil kopiere over vedleggene fra forespørselen.

Status endres til Leverandør valgt.

Steg 1f
Gå til fanen Ordrehode, valgt leverandør er ferdig utfylt. Anmodningen har status utkast/returnert.

Om det er knyttet en kontrakt til leverandøren i PM Admin, kan denne legges til.

Klikk Lagre og send til godkjenning på vanlig måte.