6.4 Behandling av verdipost

Mottak av verdipost
Når det oppdages at post til virksomheten inneholder verdier, skal sendingen åpnes eller behandles i fellesskap av to tilsatte.

Betalingsmidler i form av sjekker, giroutbetalinger og tilsvarende påføres arbeidskontonummer for godskrift på virksomhetens konto av de tjenestemenn som åpner posten (hvis det ikke er gjort av avsenderen).
Det er ikke vanlig at tjenestemenn har fullmakter i bank eller post som gjør det mulig å heve betalingsmidler som er kommet inn, i kontanter.

Registrering av verdipost
All verdipost skal straks registreres i en verdiprotokoll. Dersom det benyttes løsblad i protokollen skal disse være fortløpende nummerert.

I verdiprotokollen skal det fylles ut ankomstdato, verdiens art og beløp, avsender og en kort beskrivelse av hva betalingen gjelder og hvem som skal behandle saken videre.

Verdiprotokollen skal underskrives av begge tjenestemennene og oppbevares på en betryggende måte.

Innsetting på konto
En kopi av verdiprotokollen skal følge betalingsmidlene som fortløpende settes inn på virksomhetens bankkonto. Oversendelsesdato skal innføres i verdiprotokollen.Kvittering for at betalingsmidlene er innbetalt på virksomhetens konto heftes til kopien av verdiprotokollen.

Kvittering for innbetaling eller melding fra banken om mottatt beløp danner grunnlag for bokføring. Det føres en referanse til bokføringsbilag i verdiprotokollen.

Regnskapsbilaget bokføres etter samme rutine som andre manuelle innbetalinger.