9.3 Ompostering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13

Gi beskjed om behov for korreksjon i regnskapet etter siste S-rapport

Feil eller manglende posteringer med vesentlig beløp som påvirker rapportering på artskonto eller statskonto må korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap. 

Det må samtidig gjøres en tilsvarende postering i virksomhetens regnskap. Bakgrunnen for dette er at det er krav om at kontantregnskapet i Unit4 ERP skal stemme med statsregnskapet (Bestemmelsene pkt 3.5.1).

Virksomheten må umiddelbart gi beskjed til oss på regnskap@dfo.no at er behov for posteringer i periode 13 i regnskapet slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent til fagdepartement har godkjent eller avvist posteringen. Dette er viktig for å unngå unødvendig dobbeltarbeid og forsinkelser i årsavslutningen.

Sende omposteringsbilag til fagdepartement for godkjenning

Virksomhet sender omposteringsbilag til aktuelt fagdepartement i god tid før statsregnskapets frist for korreksjoner i foreløpig bevilgningsregnskap.

Godkjenne omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap

Fagdepartement godkjenner omposteringer og sender dem til statsregnskapet på e-post statsregnskap@dfo.no innen fristen.

Utarbeide omposteringsbilag for virksomhetens regnskap

Først når fagdepartementet har godkjent omposteringen kan det registreres et bilag i virksomhetens regnskap.

Virksomheten utarbeider et bilag tilpasset konteringen i regnskapssystemet for omposteringen i foreløpig bevilgningsregnskap. Bilaget må minimum inneholde hovedbokskonto, kappost og beløp.

Virksomheten gir beskjed til oss på e-post regnskap@dfo.no om at periode 13 må opprettes. Fullservicekunder sender samtidig over bilaget for bokføring.

Klargjøre for postering i periode 13

DFØ oppretter periode 13 i regnskapssystemet og åpner perioden for posteringer.

Bokføre bilag i periode 13

Bilaget registreres i periode 13 i regnskapssystemet. Bilaget skal registreres med en bilagsart med kontanteffekt.

Delservicekunder gir beskjed om at bilaget er bokført og at kontantregnskapet kan genereres.

Generere kontantregnskap og kontrollere/avstemme posteringer

DFØ legger inn nødvendige endringer i Oppsett kontantregnskap og genererer kontantregnskapet for periode 13.

Ta ut følgende rapporter:

1. S-rapport for periode 00 til 12.
2. S-rapport for periode 13.
3. S-rapport for periode 00 til 13.

Og utfør følgende kontroller:

a. Kontroller at S-rapport for periode 13 går i null.
b. Kontroller at summen per statskonto og artskonto totalt for rapportene i punkt 1 og 2, stemmer med summen per statskonto og artskonto i rapport

Kontrollen dokumenteres på S-rapporten for periode 00 til 13 i form av utført kontroll b. Bilaget med posteringene i periode 13 vedlegges. Kontrollene kvitteres ut med dato og initialer.

DFØ terminerer periode 13 i Unit4 ERP.

Ta ut rapporter for periode 13

DFØ tar ut følgende rapporter som legges på opal_con:

• CAN06 S-rapport for periode 13
• CAN06 S-rapport for periode 00-13
• CAN01 Avstemming kontantregnskap mot hovedbok for periode 00-13
• AG08 Brukte bilagsnummer for periode 00-13
• GL09 Råbalanse for periode 13
• GL01 Hovedbok for dimensjon for periode 13
• GL02 Bilagsjournal for periode 13
• CA05 Hovedbok etter kontantprinsipp for periode 13

Dersom virksomheten ikke har tilgang til opal_con, sendes rapportene på e-post.

Dokumentasjon av posteringer og konsekvenser for årsregnskap

Virksomheten må dokumentere bakgrunnen for posteringene i periode 13. Dette bør inngå som en del av dokumentasjonen av regnskapet ved årets slutt. 

Årsregnskapsrapporten i Unit4 ERP må tas ut for periode 13 slik at de siste posteringene reflekteres i bevilgnings- og artskontorapporten.