Mer om DFØs innkjøps- og fakturaløsning

Løsningen omfatter:

• bestilling 
• ordrehåndtering 
• fakturamottak 
• fakturabehandling 
• betaling

Innkjøpsløsningen er tett integrert med regnskapssystemet. Alle opplysninger om leverandører og begrepsverdier, som for eksempel konto og koststed, opprettes og vedlikeholdes i regnskapssystemet. Denne informasjonen overføres automatisk til innkjøpssystemet. 

Innkjøpsløsningen er også integrert mot fakturahåndtering forsendelseskanal for elektroniske meldinger.

Sistnevnte integrasjon gjør det enklere å koble kunde og leverandør sammen. Bestillinger blir overført direkte til leverandørens ordresystem, og ordrebekreftelse kan sendes kunden. 

Gevinster ved bruk av elektronisk innkjøpsløsning

DFØs innkjøpsløsning skal bidra til at statlige virksomheter kommer raskt i gang med elektroniske innkjøp, og gjennom dette oppnår bedre, sikrere og enklere innkjøp over tid. Videre skal innføring av innkjøpsløsningen legge grunnlaget for mer effektive og robuste rutiner for innkjøp.

Manuell gjennomføring av en innkjøpsprosess, deriblant manuell bestilling, fakturahåndtering og utbetaling, koster i form av arbeidstimer. Bruk av innkjøpsløsningen vil bidra til å standardisere innkjøpsprosessen, noe som igjen vil kreve mindre administrasjon og tidsbruk. Virksomheten får mer effektive og enklere rutiner og kan gjenbruke informasjon.

Innkjøpsprosessen blir sikrere ved at elektroniske verktøy bidrar til bedre dokumentasjon og sporbarhet. De elektroniske verktøyene er bygget opp slik at de gir brukeren økt trygghet for at regelverket følges. Virksomheten får bedre kontroll.

Avtaleprisene og -vilkårene kan bli gunstigere. En leverandør kan gi bedre priser og vilkår dersom kjøperen gjennomfører tiltak som sikrer lojalitet til avtaleproduktene. Elektronisk innkjøp bidrar til økt avtalelojalitet og danner etgodt grunnlag for inngåelse av nye avtaler.

Ulike innkjøpsmetoder

Det er flere alternative måter å bestille varer og tjenester på via det elektroniske innkjøpssystemet. Bestillinger kan foretas via kataloger, leverandørens nettbutikk eller som fritekst på e-post. Alle bestillinger konteres og sendes til godkjenning via definert fullmaktstruktur før bestilling går ut til leverandøren. 

Når fakturaen kommer blir den automatisk kontrollert mot bestillingen. Dersom det er gjennomført varemottak og fakturaen er i henhold til bestillingen overføres den til regnskapssystemet for utbetaling.

Virksomheten kan også oppnå ekstra tidsbesparelser ved hjelp av funksjonalitetene plankjøp og kontraktsmatching.

• Ved bruk av plankjøp kan personer med fullmakt lage bestillinger basert på et budsjett som er opprettet og godkjent på forhånd. Vi slipper da godkjenning av hver enkelt bestilling. Dette kan være en gunstig løsning for innkjøp av for eksempel kontorrekvisita.
• Kontraktsmatching er automatisk behandling av periodiske fakturaer. Her registreres og godkjennes en kontrakt med en betalingsplan og vi slipper da godkjenning av hver enkelt faktura. En god løsning for avtaler på for eksempel husleie og abonnementer.

DFØ leder innføringsprosjektene og bidrar med rådgivning, brukerstøtte og opplæring. Vår innføringsmetodikk sikrer at kundene tar i bruk elektronisk innkjøp på en best mulig måte og legger til rette for å ta ut gevinster.