Registrering av innbetalinger fra kunde

Registrering av innbetalinger via Betalingsmottak i web

For å registrere innbetalinger på kundereskontro i web, går du til menypunktet Regnskap - Kundereskontro -Betalingsmottak.

Velg posteringsrunde HB – Hovedbok.

I dette skjermbildet kan du enten utligne betaling mot en åpen fakturapost, eller registrere forskuddsbetaling for betalinger hvor krav ikke er opprettet enda.

Registrere betaling mot åpen fakturapost

• Legg inn periode og dato for betalingen.
• Angi bankkontoen i nedtrekksmenyen, og legg inn valuta og beløp som er innbetalt.
• Unit4 ERP foreslår valutakurs i feltet «Valutakurser» basert på bilagsdato. Overskriv beløp eller valutakurs om ønskelig. Om Unit4 ERP skal bokføre differansen mellom fordring og innbetaling som agio/disago, hak av for «Bruk i hele bilaget».
• Angi en betalingsreferanse. Dette er et fritekstfelt som må utfylles, og vises i fakturanummer-feltet i bilaget.
• Angi en beskrivelse (bilagstekst).

Da er du klar for å avkrysse betalingen mot en kundefaktura.

• Skriv inn kundenummeret i feltet Kundenr.
  • Du kan også benytte felthjelp for å søke opp kunden.
• Angi fakturanummer og/eller bestillingsnummer i feltene Fakturanummer og Ordrenummer.
• Klikk på Søk. 

• Velg fakturaen som du vil avstemme betalingen mot, og klikk på Match (Avstemming). Valgte fakturaer flyttes til delen Valgte elementer som skal avstemmes. Ved delbetaling legger du inn beløp som er innbetalt i Tidel-kolonnen. Da vil Rest.valuta endres til beløpet som gjenstår.

Dersom det er valgt feil faktura, kan du huke av linjen og klikke på Oppheve match. Da flyttes linjen tilbake til listen over åpne poster.

• Klikk på Lagre for å bekrefte avstemmingen, og du får tildelt et bilagsnummer.

Bilaget er bokført i hovedbok og utlignet mot faktura i reskontro.

Registrere forskudd fra kunde

• Legg inn periode og dato for betalingen.
• Angi en bankkonto i nedtrekksmenyen og legg inn beløp som er innbetalt.
• Angi en betalingsreferanse. Dette er et fritekstfelt som må utfylles, og vises i fakturanummer-feltet i reskontro. Se eksempel nedenfor.
• Angi en beskrivelse (bilagstekst).

Gå til fanen Forskuddsbetaling, og klikk på Legg til.

• Legg inn Kundenr (konto og valuta kommer automatisk fra kundenummer) og legg inn beløp i kolonnen Tildel.

Velg linjen du vil avstemme betalingen mot, og klikk på Match (Avstemming ). Valgte fakturaer flyttes til delen Valgte elementer som skal avstemmes.

Gjenstående beløp står i 0, og bilaget kan lagres.

Klikk på Lagre, og du får tildelt et bilagsnummer.

Bilaget er registrert som en åpen post i kundereskontro.

Registering av innbetalinger via Manuell kundefaktura i desktop

I enkelte tilfeller må du benytte manuell kundefaktura i desktop for registrering av innbetalinger.

Registrering av manuell kundefaktura og innbetaling

Se instruksjonsfilm for hvordan du bokfører en manuell innbetaling med reskontroføring og utligning.

For å registrere en manuell kundefaktura går du til menypunktet Økonomi - Kundereskontro - Manuell kundefaktura.

• Legg inn periode og bilagsdato for innbetalingen.
• Tab videre i registreringsbildet, og legg inn kundenummer. Du kan velge å skrive inn kundenummeret direkte, eller du kan søke det opp ved å trykke F9 for å komme til Felthjelp hvor du kan søke etter alle tilgjengelige kunder.
• Legg inn mottatt beløp.
• Legg inn en beskrivende tekst.
• Legg inn ønsket fakturanummer (fritekstfelt).
• Når du har fylt ut alle felter for kundefordringen, kan du angi hvilken konto fordringen skal utlignes mot. I eksempelet vist i bildet er det utlignet mot arbeidskonto bank, der innbetalingen er mottatt.

Trykk F11 for å mellomlagre bilagslinjen. Den legger seg da i visningsbildet.

• Fyll inn konto, koststed og arbeidsordre som fordringen skal føres på. Prosjekt fylles automatisk ut når du legger inn arbeidsordre.
• Trykk F11 for å mellomlagre bilagslinjen. Den legger seg da i visningsbildet.

• Kundefordringen er nå registrert med to linjer, og bilaget går i null.

• Trykk F12 for å fullføre registreringen.
• Bekreft at du vil generere et utligningsbilag med motkonto bank ved å klikke OK.

• Bilaget er lagret, og du får et bilagsnummer.

Registrere innbetalinger fratrukket gebyr, øredifferanser, og lignende

• Åpne registreringsbildet Manuell kundefaktura.
• Legg inn periode, bilagsdato og kundenr.
• Trykk på Utligne.

• Legg inn betalingsreferanse, og tekst for bilaget.
• Søk opp fakturanummeret du ønsker å utligne (du kan også benytte Finn (F7) for flere søkekriterier).
• Huk av linjen som du vil utligne. Lagre med F12.

Du kommer nå tilbake til registreringsbildet, og 1500-linjen er lagret i bilaget.

• Legg inn gebyrlinjen/øredifferanselinjen, beløp og tekst. Mellomlagre med F11.
• Legg deretter inn banklinjen, beløp og tekst. Mellomlagre med F11.

Lagre bilaget med F12.

Registrere innbetalinger med valuta fratrukket gebyr og lignende

Følg samme fremgangsmåte som ved innbetalinger fratrukket gebyr og lignende.

I registreringsbildet vil du kunne se kursen som er registrert i Unit4 for bilagsdatoen.

Ved registrering av banklinjen, legger du inn mottatt valuta og valutabeløp.

Tab videre, og deretter kan du legge inn kurs på betalingsdagen ved å velge Ny kurs.

Legg inn kurs og tab videre slik at beløp blir oppdatert. Klikk deretter på OK.

Ved spørsmål om du ønsker å benytte kurs for hele bilaget, klikk OK.

Innbetalinger på feilkonto 2809

I enkelte tilfeller vil innbetalinger posteres på feilkonto, for eksempel OCR-innbetalinger hvor faktura allerede er utlignet eller hvor det er benyttet feil KIDnr fra kunde.

Utlign mot åpen faktura i kundereskontroen

• Åpne registreringsbildet Manuell kundefaktura.
• Legg inn periode, bilagsdato og kundenr.
• Trykk på Utligne.

• Legg inn betalingsreferanse, og tekst for bilaget.
• Søk opp fakturanummeret du ønsker å utligne (du kan også benytte Finn (F7) for flere søkekriterier).

For å delutligne en faktura må du endre Valutabetaling til beløpet du har mottatt.

Huk av linjen som du vil utligne. Lagre med F12.

Da kommer du tilbake til registreringsbildet, og 1500-linjen er lagret i bilaget.

Så må du fylle ut debetlinjen for konto 2809, og eventuelt dimensjoner. Tab gjennom alle feltene, og mellomlagre (F11).

Da skal bilaget gå i null, og du kan lagre F12.

Opprett åpen post på kundereskontroen tilbakebetaling

• Åpne registreringsbildet Manuell kundefaktura i desktop.
  
• Legg inn periode, bilagsdato og kundenr. Konto 150* kommer automatisk ut fra kundenummeret.
  
• Tab videre og legg inn beløp som skal tilbakebetales, bilagstekst og fakturanummer.
  
• Tab gjennom alle feltene til du kommer opp til kontofeltet igjen. 
• Mellomlagre linjen (F11).

• Deretter legger du inn konto 2809 og beløp i debet som skal posteres mot feilkonto.
• Tab videre og skriv inn bilagstekst (hvis du vil ha en annen bilagstekst enn på 1500-linjen).
• Tab gjennom alle felter til du kommer opp til kontofeltet igjen. Mellomlagre (F11). Lagre bilaget F12.

Opprett manuell kundefaktura i kundereskontro

Dersom betalingen på konto 2809 ikke skal tilbakebetales, men det skal opprettes et krav på kunden, følger du først samme fremgangsmåte som i forrige tilfellet.

• Åpne registreringsbildet Manuell kundefaktura.
• Legg inn periode, bilagsdato og kundenr.
• Tab videre og legg inn beløp, bilagstekst og fakturanummer. 
• Tab gjennom alle feltene til du kommer opp til kontofeltet igjen. Mellomlagre linjen (F11).
• Legg deretter inn inntektskontoen som kravet skal inntektsføres på. 
• Tab videre og legg inn beløp, og bilagstekst.
• Tab gjennom alle felter til du kommer til feltet Utlignes mot og legg inn konto 2809 her.

Lagre med F12.
Det kommer nå opp en boks som spør om du vil opprette utligningsbilag, trykk ja.

Utligne faktura mot kreditnota

• Åpne registreringsbildet Manuell kundefaktura. 
• Legg inn periode, bilagsdato og kundenr.
• Trykk deretter på Utligne i verktøymenyen.

• Angi en betalingsreferanse, og bilagstekst.
• Søk opp faktura og kreditnota som du ønsker å utligne. Legg inn fakturanr, eller søk opp faktura med Finn (F7).

• Huk av fakturanumrene du vil utligne. Lagre (F12), og du tas med tilbake til registreringsbildet.

• Lagre bilaget F12, og du tildeles et bilagsnummer.