Oppsett varekatalog

Se instruksjonsfilm for hvordan du håndterer oppsett av kataloger.

Angi organisasjonsnummer for katalogleverandør

Alle katalogleverandører må ha organisasjonsnummeret registrert i feltet Strekkode under Generell adresse.

Dette gjør du under Regnskap – Leverandørreskontro – Leverandørinformasjon – Leverandører

Angi avtalenummer

En forutsetning for korrekt import av varekatalog er at avtalenummeret for katalogen er angitt i leverandørregisteret under fliken Contract E-Proc

Dette setter du opp under Regnskap – Leverandørreskontro – Leverandørinformasjon – Leverandører

Klikk på Legg til.

• Supplier ContractID: kontraktsnummer. Legg inn kontraktsnummer oppgitt fra leverandør (obligatorisk felt)
• Contractsdescription: kontraktsbeskrivelse. Legg inn kontraktsnummer (obligatorisk felt)
• Date from: dato kontrakt er gyldig fra (obligatorisk felt)
• Date to: dato kontrakt er gyldig til (obligatorisk felt)
• Link to contract: her kan du legge inn en link til kontrakten fra for eksempel anskaffelser.no

Vedlikeholde og godkjenne en katalog

Når en katalog sendes fra en leverandør, mottar den eller de brukerne som er registrert under Firmaopplysninger i Unit4 ERP, et varsel på e-post om at varekatalog/prisliste ligger til godkjenning.

Kataloger som importeres elektronisk kontrollerer dere i Approve/Maintenance of pricelist (EH004A) før dere godkjenner. Katalogen importeres så til artikkelregisteret.

Mappestrukturen kan variere avhengig av hvilken base dere tilhører. Dersom du ikke finner pricelist på angitt plassering kan du benytte søk-funksjonen for å hente den frem.

Dobbeltklikk på søkeresultatet for å åpne menypunktet direkte. Dersom du ønsker å se hvor i menyen menypunktet ligger kan du høyreklikke og velge Vis i meny.

Ved norsk som valgt språk vil endringer i feltnavn forekomme.  For eksempel vil Pricelist bli Katalog og Approve pricelist blir Godkjenn katalog.

Ny katalog sammenlignes automatisk med prislisten/katalogen den erstatter dersom det finnes en referanse. Dette vises i feltet Compare to pricelist.

Du kan også velge å sammenligne manuelt med tidligere innlest prisliste/katalog. Basert på dette er det enkelt å kontrollere prisendringer tilbake i tid.

I kolonnen Handling ser du tydelig om artikkelen er fjernet, endret eller en ny artikkel.

Felt markert i gult indikerer endring av verdi. Ved å dobbeltklikke på det gule feltet kan du enkelt se hva endringen er.

I publiseringskolonnen kan du velge å ikke importere spesifikke artikler ved å velge Don’t publish.

Godkjenne ny katalog

Når du skal godkjenne ny katalog går du til Approve/Maintanance of pricelist.

Ved norsk som valgt språk vil endringer i feltnavn forekomme. For eksempel vil Pricelist bli Katalog og Approve pricelist blir Godkjenn katalog.

Den nye katalogen ligger i rullegardinlisten ved siden av Pricelists.

Trykk Tab for å få frem innholdet i katalogen.

Klikk på Approve pricelist.

Du får så spørsmål om du ønsker å godkjenne katalogen (prislisten). Klikk på Yes.

Du får nå en bekreftelse på at katalogen blir lest inn. Katalogen leses inn over natta og blir tilgjengelig for innkjøp neste dag.

Slette katalog

I tilfeller hvor du har behov for å slette en katalog, for eksempel hvis en leverandør ikke skal benyttes mer, er det to rapporter du må kjøre i Unit4 ERP.

Den første rapporten oppdaterer katalogens "gyldig til"-dato. Den andre rapporten deaktiverer prislisten og artiklene i katalogen.

Oppdater katalogens gyldighetsdato

Rapporten som oppdaterer katalogens "gyldig til"-dato heter Change valid until date on pricelist (EH102).

Rapporten finner du under Egne menyer – E-procurement – Server prosesses.

Se tips om hvordan du henter frem aktuelt menypunkt dersom du ikke finner det på angitt sted i mappestrukturen under avsnittet Vedlikeholde og godkjenne en katalog.

Legg inn leverandørnummer i parameter 11 (Leverandør), katalognavn i parameter 12 (Pricelist number) og ny utløpsdato for katalog i parameter 13 (New valid to date). Benytt gårsdagens dato i parameter 13.

Trykk F12 (lagre) for å kjøre rapporten.

Tips for å finne katalognavn

Informasjon om katalognavn finner du under Approve/Maintanance of pricelist.

Klikk på Status for å få opp listen over kataloger.

Finn frem til leverandøren/katalogen du skal slette.

Katalognavn ligger i kolonne Prisliste.

Deaktiver prisliste og artikler

Rapporten som deaktiverer prislisten og artiklene i katalogen heter Deactivate pricelist/products (EH103).

Rapporten finner du under Egne menyer – E-procurement – Server prosesses.

Se tips om hvordan du henter frem aktuelt menypunkt dersom du ikke finner det på angitt sted i mappestrukturen under avsnittet Vedlikeholde og godkjenne en katalog.

Du må krysse av for Update status i parameter 11. Trykk på F12 (lagre) for å kjøre rapporten.

Det tar omtrent en dag før katalogen blir utilgjengelig for innkjøp.