Reiseregning, utgiftsrefusjon og honorarer for honorarmottakere

• For å kunne bruke løsningen, må oppdragsgiveren din ha gitt deg tilgang.
• Du skal ha fått en e-post med informasjon om at du har fått tilgang.
• Ta kontakt med oppdragsgiveren din dersom du ikke har fått denne e-posten, eller har spørsmål om tilganger.

• Ta kontakt med oppdragsgiveren din hvis du ikke vet hvilke lønnarter du skal benytte.

• Velg den datoen beløpet ble opptjent eller du betalte for det du har krav på å få refundert.
• Dersom det dreier seg om flere datoer, velger du en av datoene.
• For noen lønnarter vil datoen automatisk endre seg til førstkommende utbetalingsdato, når skjemaet kommer til godkjenner.

• Ta kontakt med oppdragsgiveren din hvis du lurer du på hvilke vedlegg du må legge ved.
• Det er ikke et krav om at du må ta vare på papirkvitteringer etter at du har lastet dem opp som vedlegg.
• Vi anbefaler likevel at du tar vare på originalkvitteringer til du ser at beløpet er utbetalt til din bankkonto.

• Du kan legge til kontaktperson, saksnummer eller andre opplysninger i merknadsfeltet.

• Du får en melding på e-post hvis en reiseregning, utgiftsrefusjon eller honorarskjema er sendt tilbake til deg.
• Du må endre reiseregningen, utgiftsrefusjonen eller honorarskjemaet, og sende inn på nytt.

• Etter at kravet ditt er godkjent, blir det med på neste utbetaling.
• Reiser og refusjoner blir vanligvis utbetalt en gang i uken.
• Honorarer blir enten utbetalt hver andre uke eller månedlig, alt etter hva virksomheten har valgt.
• Se kommende utbetalingsdatoer. 

Registrere en reiseregning

1. Trykk på + i reiseregning.

2. Legg inn dato og tid for reisestart og reiseslutt.

3. Legg inn formål (obligatorisk). Velg land hvis reisen ikke er i Norge. Legg inn sted (sted blir synlig i listen over reiseregninger).

4. Endre eventuelt regulativ.

5. Legg eventuelt til nytt reisemål.

6. Skriv eventuelt kommentar.

7. Trykk på refusjoner i menyen. Reiseregningen lagres som utkast.

8. Endre eventuelt kostnadstilordning.

9. Hvis du har rett på kostgodtgjørelse, trykker du på kostgodtgjørelse. Huk av for kostgodtgjørelse. Kryss av for de måltidene du har fått dekket på reisen og eventuelt endre tidspunkt. Trykk på ok.

10. Registrer eventuelt nattillegg.

11. Registrer eventuelt kilometergodtgjørelse. Se film om hvordan du kan bruke elektronisk karttjeneste i appen for å beregne kjørelengde (Youtube).
    

12. Kompensasjonstillegg beregnes automatisk på bakgrunn av antall timer i utlandet.

13. Legg eventuelt til utgiftsposter (eventuelt med vedlegg).

14. Trykk eventuelt på vedlegg i menyen og legg til vedlegg.

15. Trykk på ikonet for lagre (diskett). Reiseregningen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere reiseregningen på et senere tidspunkt.

16. Trykk på send for å sende inn reiseregningen. Trykk på send inn.

Endre en reiseregning

1. Trykk på reiseregningen for å redigere. Hvis du har sendt reiseregningen til godkjenning, må du trykke på rediger.

2. Registrer endringene.

3. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send for å sende inn reiseregningen.

Slette en reiseregning

Du kan bare slette reiseregninger som ikke er utbetalt.

1. Åpne reiseregningen.

2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).

3. Trykk på slett.

4. Trykk på ok. Reiseregningen slettes.

Kopiere en reiseregning

1. Trykk på den reiseregningen du ønsker å kopiere.

2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).

3. Trykk på lag kopi.

4. Velg ny startdato og gjør nødvendige endringer på reiseregningen.

5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send dersom du er ferdig og ønsker å sende den til godkjenning og utbetaling.

Legge til nytt reisemål

1. Trykk på reiserute i menyen i reiseregningen.

2. Trykk på legg til nytt reisemål. Reisemål 2 vises i reiseregningen.

3. Legg inn formål, avreisedato og avreisetid fra forrige reisemål, land, sted og eventuelt regulativ.

4. Gjenta punkt 2 og 3 for å legge til flere reisemål.

Registrere kostgodtgjørelse

1. Trykk på refusjoner i menyen.

2. Trykk på kostgodtgjørelse.

3. Huk av for kostgodtgjørelse.

4. Kryss av for de måltidene du har fått dekket på reisen og endre eventuelt tidspunkt.

5. Trykk på ok.

Endre kostnadstilordning

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.

2. Trykk på kostnadstilordning generelt.

3. Trykk på det øverste feltet der det står 100,00 % og legg inn endringene. Du endrer kostnadstilordning for hele reisen. Hvis du skal fordele kostnadstilordning på reisen prosentvis, må du endre andelen.

4. Trykk på "fordel på flere" for å fordele kostnadstilordningen prosentvis.

Det er også mulig å endre kostnadstilordning for en utgiftspost.

Registrere nattillegg

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.

2. Trykk på nattillegg.

3. Huk av for de nettene du skal ha nattillegg.

4. Trykk ok.

Registrere kilometergodtgjørelse

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.

2. Trykk på kilometergodtgjørelse.

3. Trykk på "legg til ny distanse".

4. Fyll ut feltene. Se film om hvordan du kan bruke elektronisk karttjeneste i appen for å beregne kjørelengde (Youtube).

5. Trykk ok. Trykk eventuelt på legg til ny distanse og gjenta.

6. Trykk ok.

Tromsø har en egen sats for kilometergodtgjørelse. For Tromsø, velg Land = Norge, Tromsø.

Legge til utgiftsposter

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.

2. Trykk på "legg til ny utgiftspost".

3. Trykk på utgiftstype og velg utgiftstype.

4. Fyll inn andre felter (noen er obligatoriske, du får feilmelding hvis du ikke fyller ut) og trykk ok.

5. Legg eventuelt til vedlegg.

6. Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Slette en utgiftspost

1. Trykk på utgiftsposten du skal slette.

2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).

3. Trykk på ok.

Du kan bruke utgiftsrefusjon når du har hatt mindre utlegg, som for eksempel for bøker, parkering eller bussbilletter.

Registere en utgiftsrefusjon

1. Trykk på + i utgiftsrefusjon.

2. Legg inn dato og formål (obligatorisk).

3. Endre eventuelt kostnadstilordning.

4. Legg til en eller flere utgiftsposter.

5. Trykk på vedlegg i menyen og legg til vedlegg.

6. Trykk på ikonet for lagre (diskett). Utgiftsrefusjonen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere utgiftsrefusjonen på et senere tidspunkt.

7. Trykk på send for å sende inn utgiftsrefusjonen. Trykk på send inn.

Slette en utgiftsrefusjon

Utgiftsrefusjoner som ikke er utbetalt kan slettes.

1. Åpne utgiftsrefusjonen.

2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).

3. Trykk på slett.

4. Trykk på OK. Utgiftsrefusjonen slettes.

Kopiere utgiftsrefusjon

1. Trykk på den utgiftsrefusjonen du ønsker å kopiere.

2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).

3. Trykk på "lag kopi".

4. Velg ny startdato. Gjør andre endringer.

5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre utgiftsrefusjonen som utkast eller på send for å sende inn utgiftsrefusjonen.

Legge til utgiftsposter

1. Trykk på "legg til ny utgiftspost".

2. Trykk på utgiftstype og velg utgiftstype.

3. Fyll inn andre felter (noen er obligatoriske) og trykk ok.

4. Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Slette en utgiftspost

1. Trykk på utgiftsposten du skal slette.

2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).

3. Trykk på ok.

1. Trykk på Registrer oppdrag i hovedmenyen.
2. Trykk på + for å lage et nytt skjema.
3. Trykk på Formål (obligatorisk). Skriv inn formål (beskrivelse av oppdraget) og trykk på OK.
4. Endre kostnadstilordning hvis du har fått beskjed om det.
5. Trykk på + Legg til ny godtgjørelse (lenger ned på siden).
   1. Trykk på Beskrivelse. Skriv inn beskrivelse (dato, del av oppdrag e.l.) og trykk på OK.
   2. Trykk på dato og velg dato i kalenderen.
   3. Trykk på lønnart. Søk etter lønnart (med navn eller nummer) og/eller velg lønnart i listen.
   4. Fyll inn beløp, antall eller antall og sats.
   5. Trykk på OK.
6. Gjenta eventuelt forrige trinn for å legge inn flere godtgjørelser i skjemaet.
7. Skriv kommentar til godkjenner/leder.
8. Trykk på Vedlegg (øverst på siden). Trykk på + Nytt vedlegg. Legg til vedlegg. Trykk på Filnavn, skriv inn filnavn og trykk på ok. Trykk på ok. Gjenta for å legge til flere vedlegg.
9. Trykk på ikonet for lagre (diskett). Skjemaet lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere skjemaet på et senere tidspunkt.
10. Trykk på SEND (øverst på siden). Trykk på Send inn for å sende inn skjemaet.

For å endre en registrert godtgjørelse i skjemaet, trykk på godtgjørelsen, endre og trykk på OK.

For å slette en registrert godtgjørelse i skjemaet, trykk på godtgjørelsen, trykk på søppelbøtten og trykk på OK på meldingen.

Legge til vedlegg ved å ta bilde med telefonens kamera

1. Trykk på vedlegg i menyen i reiseregningen eller utgiftsrefusjonen. Du kan også legge til vedlegg på en utgiftspost.

2. Trykk på "nytt vedlegg".

3. Trykk på "ta bilde" for å ta et bilde med telefonens kamera.

4. Svar ok på "DFØ vil ha tilgang til kameraet".

5. Ta bilde. Trykk på "Use Photo". Eller trykk på "Retake" for å ta nytt bilde.

6. Trykk på filnavn. Skriv inn navn og trykk på ok.

7. Trykk ok. Vedlegget lagres.

Legge til vedlegg ved å laste opp en fil som ligger på telefonen

1. Trykk på vedlegg i menyen i reiseregningen eller i utgiftsrefusjonen. Du kan også legge til vedlegg på en utgiftspost.

2. Trykk på "nytt vedlegg".

3. Trykk på «velg eksisterende».

4. Velg ønsket fil. På iPhone er det kun mulig å velger bilder som ligger på kamerarullen. På Android kan du velge blant alle filer på telefonen.

5. Svar ok på "DFØ vil ha tilgang til bildene dine".

6. Velg fil.

7. Trykk på filnavn. Skriv inn navn og trykk på ok.

8. Trykk på ok. Vedlegget lagres.

To tips

• Du kan legge flere kvitteringer ved siden av hverandre og ta ett samlet bilde.

• Du kan åpne en PDF-fil på telefonen og ta skjermbilde av den.

Slette et vedlegg

1. Trykk på vedlegget.

2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).

3. Trykk på ok.

Slette et vedlegg til en utgiftspost

Du må slette hele utgiftsposten, du kan ikke bare slette vedlegget.

1. Trykk på utgiftsposten.
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).
3. Trykk på ok.

Se på et vedlegg

1. Trykk på vedlegget. Vedlegget vises hvis det er et bilde.

2. Hvis du ikke kan se vedlegget, trykk på ikonet for last ned (pil ned).

3. Hvis ikke telefonen selv velger app, velg hvilken app du vil bruke for å laste ned vedlegget til. Vedlegget vises.

4. Trykk på Tilbake til DFØ.

Se hva du har fått utbetalt og når

1. Trykk på utbetaling i hovedmenyen.

2. Trykk på reise og utgift.

3. Her finner du reisesøknader, reiseregninger og utgiftsrefusjoner som er utbetalt. Du ser også hvilket beløp som er utbetalt når.

4. Trykk på den du ønsker å se på. Slippen vises. Det er alltid den siste versjonen av slippen som vises.

Se hva som kommer til å bli utbetalt

1. Trykk på reiseregningen, utgiftsrefusjonen eller reisesøknaden du vil se på.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på vis slipp. Da får du opp en forhåndsvisning av hva du kommer til å få utbetalt.

1. Du logger inn via ID-porten
2. Etter pålogging kommer du direkte inn i portalen. Hvis du er tilsatt i flere virksomheter vil du få opp et vindu hvor du velger virksomhet.

Se video på Youtube om hvordan du logger inn. 

Bruk denne tjenesten for å registrer betaling for utført oppdrag. Reiserelaterte utgifter må du registrere under tjenesten «Registrer reiseregning».

1. Klikk på «Registrer godtgjørelse» i menyen. Du vil få opp en meny til venstre som viser skjema som allerede er sendt, godkjent, returnert eller slettet.
2. Klikk på «Lag ny», blå knapp nede til venstre, for å lage et nytt skjema.

Formål

1. Skriv inn formål med oppdraget.
2. Klikk deretter «Trinn 2» for å registrere hvilken godtgjørelse som skal utbetales.

Godtgjørelse

1. Klikk på «+ Legg til godtgjørelse» for å registrere en godtgjørelse.
2. Klikk på symbolet til helt til høyre inne i Lønnart-feltet for å få fram de ulike lønnartene. Legg inn nødvendige verdier.
3. Klikk «OK» nede til høyre når du er ferdig, eller klikk «Avbryt» hvis du vil gå tilbake.
4. Skal du legge inn flere godtgjørelser i samme skjema klikker du på «+ Legg til godtgjørelse».
5. Klikk på «Trinn 3» når du er ferdig med registreringen.

Vedlegg

1. Hvis du har vedlegg som skal lastes opp klikker du på «+ Legg til vedlegg». Finn vedlegget du ønsker å legge ved godtgjørelsen og klikk «Åpne/open».
2. Når du har lastet opp vedlegget, klikker du på «Trinn 4».
3. Eventuelle kommentarer til oppdragsgiver kan du skrive inn i feltet under «kommentar».

Send til godkjenning

1. Klikk på «Gå til innsending» for å sende skjemaet til godkjenning.
2. Du får en oversikt over det du har registrert. Hvis du vil endre/redigere noen av registreringene klikker du på «Rediger» ute til høyre som du finner under hvert punkt». (Når du er ferdig med registreringen av skjemaet, klikker du på «Send til godkjenning» nede til høyre. Når du har sendt skjemaet til godkjenning kan du ikke lenger endre det.)
3. Klikk «Send inn» i meldingsboksen som dukker opp.

Etter at skjemaet er blitt sendt til godkjenning vil den legge seg i oversikten til venstre med et sekvensnummer og status «Sendt». Registreringen sendes til oppdragsgiver for kontroll og for godkjenning. Når beløpet er godkjent vil det bli utbetalt ved neste lønnsutbetaling.

Se video på Youtube om hvordan du registrerer godtgjørelse. 

1. Klikk på «Registrer reiseregning». Du vil få opp en meny til venstre som viser skjema som allerede er sendt, godkjent, returnert eller slettet.
2. Klikk på «Lag ny», blå knapp nede til venstre, for å lage et nytt skjema.

Reiserute

1. Legg inn «Fra- og til-dato» i datofeltet for reisen, og tidspunktet reisen startet og sluttet.
2. Legg inn «Formål» og «Sted». (Merk: Boksene for «Land/Region» og «Regulativ» er fylt ut på forhånd, men du kan endre dette hvis forslagene ikke er riktige.

Kostgodtgjørelse og nattillegg

1. Huk av for «Velg kostgodtgjørelse» hvis du skal registrere måltider i reiseregningen. Huka va for eventuelle måltider du har fått dekket på reisen din.
2. Dersom du har bodd utenfor hjemmet og oppdragsgiver ikke har sørget for overnatting, kan du huke av for «Nettillegg» i reiseregningen. Du kan kan ikke huke av for nattillegg hvis du har bodd på hotell.

Kilometergodtgjørelse

1. Om du har benyttet eget kjøretøy kan du registrer det i reiseregningen ved å klikke på «+ Legg til ny distanse» under «Kilometergodtgjørelse».
2. Legg inn «Fra- og til-sted» og legg inn antall kilometer.
3. Har du hatt passasjerer, legger du inn antall passasjerer og legger inn navn på de i kommentarfeltet.
4. Klikk «OK» nede til høyre for å legge til distansen.
5. Skal du legge inn flere distanser, klikker du på «+ Legg til ny distanse».
6. Når du er ferdig med å registrere kilometergodtgjørelse, klikker du på «Trinn 3».

Utgifter

1. Klikk på «+ Legg til ny utgiftspost» for å opprette en utgiftspost.
2. Klikk på symbolet ute til høye inne i «Type»-feltet og velg utgiftstype.
3. Registrer beløpet for utgiften i feltet «Beløp».
4. Du kan i dette bildet legge ved vedlegg som knytter seg til den aktuelle utgiftsposten ved å klikke på «Bla gjennom» under «Vedlegg». Finn det aktuelle vedlegget som ligger på datamaskinen din og klikk «Åpne/Open».
5. Klikk «OK» nede til høyre for å legge til utgiftsposten.
6. Skal du legge til flere utgifter, klikker du på «+ Legg til ny utgiftspost».
7. Når du er ferdig med å registrere utgiftspostene, klikker du på «Trinn 4».

Vedlegg

1. Klikk på «Bla gjennom» for å legge til vedlegg. Finn det aktuelle vedlegget som ligger på datamaskinen din og klikk «Opne/Open».
2. Hvis du vil endre filnavn eller slette et vedlegg, klikker du på pennen ute til høyre.
3. Eventuelle kommentarer til oppdragsgiver kan du skrive inn i feltet under «Kommentar».

Send til godkjenning

1. Klikk på «Gå til innsending» når du er ferdig med registreringen.
2. Du får en oversikt over det du har registrert. Hvis du vil endre/redigere noen av registreringene klikker du på «Rediger» ute til høyre som du finner under hvert punkt».
3. Ønsker du å se reiseslippen kan du klikke på tre-prikkers-menyen nede til høyre og klikke «Vis slipp». Du kan også slette reiseregningen eller se Statens reiseregulativ fra denne menyen.
4. Når du er ferdig med registreringen av skjemaet, klikker du på «Send» nede til høyre. (Når du har sendt skjemaet til godkjenning kan du ikke lenger endre det.)
5. Klikk «Send inn» i meldingsboksen som dukker opp.

Etter at skjemaet er blitt sendt til godkjenning vil den legge seg i oversikten til venstre med status «Sendt». Registreringen sendes til oppdragsgiver for kontroll og for godkjenning. Når reiseregningen er godkjent vil det bli utbetalt ved neste lønnsutbetaling.

Se video på Youtube om hvordan du registrerer reiseregning. 

1. Trykk på «Få refundert utlegg» i menyen.
2. Klikk på «+ Lag ny» for å lage en ny utgiftsrefusjon. Har du ufullførte utgiftsrefusjoner som du vil ta opp igjen, klikker du på den aktuelle utgiftsrefusjonen i oversikten til venstre.
3. Velg dato og legg inn formål.
4. Har du fått opp fått opplyst om annen kostnadsfordeling, huker du av for «Annen» under «Kostnadsfordeling».
5. Klikk på «Trinn 2» for å gå videre.

Utgifter

1. Klikk på «+ Legg til ny utgiftspost» for å legge til en utgiftstype.
2. I «Type»-feltet kan du enten skrive inn navnet på utgiftstypen eller du kan klikke på symbolet ute til høyre inne i feltet for å få opp hele listen over utgiftstyper.
3. Når du har funnet utgiftstypen, legger du inn beløp og beskrivelse.
4. Du kan også legge til vedlegg som knytter seg direkte opp mot utgiftstypen.
5. Klikk på «OK» nede til høyre.
6. Skal du legge inn flere utgiftsposter, klikker du på «+ Legg til ny utgiftsposet».
7. Klikk på «Trinn 3» hvis du er ferdig.

Vedlegg

1. Her legger du inn vedlegg på et generelt nivå, men du ser også vedlegg som du har lagt til på bilagsnivå.
2. Klikk på «+ Legg til vedlegg» for å legge til nytt vedlegg.
3. Velg et dokument (bilde eller PDF-fil) fra utforsker og last opp.
4. Hvis du vil endre navn på filen eller slette det, klikker du på pennen ute til høyre og velger «Endre navn» eller «Slett».
5. Klikk på «Trinn 4» når du er ferdig.

Kommentar

1. Her kan du legge inn kommentar til oppdragsgiver. Legg inn eventuell kommentar eller klikk på «Gå til innsending».

Send til godkjenning

1. Her får du en oversikt over det som er registrert.
2. Ønsker du å endre / legge til noe i utgiftsrefusjonen, klikker du på «Rediger» oppe til høyre som du finner under hvert punkt.
3. Hvis du ikke har noe å endre, klikker du på «Send» nede til høyre.
4. Trykk på tre-prikker-menyen helt nederst til høyre på det grå feltet i bunnen av siden hvis du ønsker å slette utgiftsrefusjonen, se reiseslippen eller lese deg opp på reiseregulativet.

Se video på Youtube om hvordan du får refundert utlegg.