Arbeidsdelingsskjema mellom DFØ og kundene
Arbeidsdelingsskjemaet gir en detaljert beskrivelse av forskjellene på tjenestemodellene, og arbeidsdelingen mellom DFØ og Kunden innenfor tjenestemodellene.
Arbeidsdeling for innkjøp og faktura
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Fullservice | Delservice | |
| Avtalemessige forhold | ||
| Opprette avtaler med leverandører for leveranse av varekataloger | Kunde | Kunde |
| Informere leverandører om krav til levering av elektroniske faktura og riktig merking av faktura | Kunde | Kunde |
| Anmodning elektroniske innkjøp | ||
| Opprette anmodning | Kunde | Kunde |
| Kontere anmodning | Kunde | Kunde |
| Godkjenne anmodning og ordreutsendelse innkjøp | ||
| Godkjenne anmodning og sende bestilling til leverandør | Kunde | Kunde |
| Varemottak | ||
| Varemottak registreres i innkjøpssystemet av definert varemottaker | Kunde | Kunde |
| Innkjøpsverktøy | ||
| Rapportuttak | Kunde | Kunde |
| Redigere anmodninger, omdirigere til andre brukere | Kunde | Kunde |
| Redigere bestillingslinjer | Kunde | Kunde |
| Sende tilbud/forespørsel til en eller flere leverandører og legge til nye produkter i anmodning | Kunde | Kunde |
| Opprette og drifte plankjøp | Kunde | Kunde |
| Fakturamottak | ||
| Teknisk opptak av leverandører til elektronisk faktura | DFØ | DFØ |
| Lese inn elektroniske fakturaer | DFØ | DFØ |
| Skanne og tolke papirfakturaer | DFØ | DFØ |
| Avvikshåndtering ved skanning av faktura | DFØ | DFØ |
| Matching (faktura og ordre) | ||
| Vedlikeholde regler for matching | DFØ | DFØ |
| Manuell matching | Kunde | Kunde |
| Matching (kontrakt) | ||
| Opprette kontrakter | Kunde | Kunde |
| Godkjenne kontrakter | Kunde | Kunde |
| Forkontroll | ||
| Opprette nye leverandører i regnskapssystem | DFØ | Kunde |
| Kontrollere og videresende fakturaer til godkjenning | DFØ | Kunde |
| Godkjenning (utgår ved matching av ordre mot faktura) | ||
| Attestere faktura | Kunde | Kunde |
| Godkjenne faktura | Kunde | Kunde |
| Avvikshåndtering (Contempus Invoice) / Returnerte faktura og annullerte faktura (Basware) | ||
| Behandle og videresende faktura som ikke blir behandlet i tide, inneholder feil eller har feil mottaker | Kunde | Kunde |
| Håndtere avvikende faktura | DFØ | DFØ |
| Etterkontroll Contempus Invoice | ||
| Kontrollere fakturaer | Kunde/DFØ | Kunde/DFØ |
| Overføre til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Sluttkontroll Basware | ||
| Kontrollere fakturaer og overføre til regnksapssystemet | Kunde | Kunde |
| Vedlikehold av innstillinger og registre | ||
| Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice | DFØ | Kunde |
| Forkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware | DFØ | DFØ |
| Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Contempus Invoice | DFØ | Kunde |
| Etterkontrollskriterier (utførelsen av innstillingene) Basware | DFØ | DFØ |
| Integrasjoner med regnskapssystemet og E-handelsplattformen | DFØ | DFØ |
| Lese inn varekataloger | DFØ | DFØ |
| Godkjenne varekatalog | Kunde | Kunde |
| Legge til og endre leveringsadresser | Kunde | Kunde |
| Aktivere leverandører på innkjøpsmodul | DFØ | Kunde |
| Posteringsmaler | Kunde | Kunde |
| Produktgrupper og produkttre | Kunde | Kunde |
| Handlekurvmaler | Kunde | Kunde |
| Innkjøpskategorier | DFØ | DFØ |
| Brukere og fullmakter (Contempus Invoice og Basware) | ||
| Fylle ut bruker- og fullmaktsark (Contempus Invoice og Basware) | Kunde | Kunde |
| Lese inn fullmaktsark (Contempus Invoice) | Kunde | Kunde |
| Lese inn fullmaktsark (Basware) | DFØ | DFØ |
| Vedlikeholde vikarer | Kunde | Kunde |
Arbeidsdeling for regnskap
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Fullservice | Delservice | |
| Konto, relasjoner og begrepsverdier | ||
| Bestille endring i kontoplan og faste registre | Kunde | Kunde |
| Vedlikeholde relasjoner og trær | DFØ | Kunde |
| Utføre endring av kontoplan | DFØ | DFØ |
| Utføre endring av begrepsverdier (kappost, prosjekt m.m.) | Kunde/DFØ | Kunde |
| Avtalemodulen | ||
| Registrere avtaler | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrere avtalefaktura | DFØ | Kunde |
| Vedlikeholde faste registre | DFØ | DFØ |
| Behandling av inngående bilag (utbetalingsbilag) | ||
| Attestere, kontere og godkjenne utbetalingsbilag | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle utbetalingsbilag | DFØ | Kunde |
| Opprette og vedlikeholde leverandører | DFØ | Kunde |
| Lese inn filer med leverandørinfo | DFØ | DFØ |
| Utbetalinger | ||
| Kontrollere fakturaer mot remitteringsbekreftelse | Kunde | Kunde |
| Produsere utbetalingsfil til bank | DFØ | DFØ |
| Korrigere avvisninger i betalingsfiler fra bank | Kunde | Kunde |
| Produsere ny utbetalingsfil til bank | DFØ | DFØ |
| Produsere og oversende stoppoppdrag til bank | DFØ | DFØ |
| Autorisere betalingsoppdrag | Kunde | Kunde |
| Behandling av utgående bilag | ||
| Registrere salgsorde | Kunde | Kunde |
| Lese inn fil med kundeinformasjon og salgsordre | DFØ | DFØ |
| Fakturere og skrive ut faktura i økonomisystemet | Kunde/DFØ | Kunde |
| Innbetalinger og oppfølging av utestående krav | ||
| Lese inn innbetalingsfiler | DFØ | DFØ |
| Kontrollere OCR-innbetalinger | Kunde | Kunde |
| Følge opp reskontro | DFØ | Kunde |
| Opprette artikler, artikkelgrupper og filter for salgskontoer | Kunde | Kunde |
| Følge opp innbetalinger | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle innbetalinger | DFØ | Kunde |
| Utføre purring | Kunde/DFØ | Kunde |
| Oversende til inkasso | Kunde | Kunde |
| Ivareta renteberegning | Kunde | Kunde |
| Registrering av andre bilag | ||
| Registrere digitale bilag | Kunde | Kunde |
| Registrere manuelle bilag | DFØ | Kunde |
| Automatpostering (trigger) | DFØ | DFØ |
| Lese inn fra forsystem | DFØ | DFØ |
| Importere lønnsdata | DFØ | DFØ |
| Periodiske kontroller (periodeavslutning) | ||
| Administrere regnskapsperioder | DFØ | DFØ |
| Avstemme (fordeling framgår i avstemmingsmappen) | Kunde/DFØ | Kunde/DFØ |
| Rapportere til statsregnskapet | DFØ | DFØ |
| Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ | Kunde | Kunde |
| Arkivere periodiske rapporter | Kunde | Kunde |
| Overføre saldoer til nytt år | DFØ | DFØ |
| Budsjett - Regnskapssystem Planlegger | ||
| Opprette og sperre budsjettversjoner | DFØ | DFØ |
| Lese inn budsjettgrunnlag fra fil | DFØ | DFØ |
| Budsjettere og kontrollere | Kunde | Kunde |
| Budsjett - Regnskapssystem hovedbok | ||
| Registrere budsjettall i regnskapssystem hovedbok | Kunde | Kunde |
| Overføre til saldotabeller | Kunde | Kunde |
| Endring av brukeropplysninger (regnskapssystem) | ||
| Sende forespørsel om endring av brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem | Kunde | Kunde |
| Opprette/endre brukere/attestasjonsansvarlige i regnskapssystem | DFØ | DFØ |
| Bestille passord til regnskapssystem via DFØ-ID | Kunde | Kunde |
| Oppbevaring/arkivering | ||
| Arkivere regnskapsmateriell | Kunde | Kunde |
Tjenestepakke SRS
Dersom dere har tjenestepakke SRS utfører DFØ følgende:
| Aktivitet | Unntak |
| Aktiviteter i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP, inkludert aktivering av anlegg | Virksomheter med store eller komplekse anleggsmidler aktiverer selv anlegg i Unit4 ERP |
| Avstemming av regnskapet (SRS) | |
| Oppfølging av lønnsavsetninger fra SAP | |
| Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader | |
| Inntektsføring av bevilgning (for bruttobudsjetterte virksomheter) | Nettobudsjetterte virksomheter gjør dette selv |
| Posteringer knyttet til innkrevingsvirksomhet og tilskuddsforvaltning | |
| Årsavslutningsposteringer | |
| Årsavslutning anleggsmidler |
Ved avtale om tjenestepakke SRS er regnskap@dfo.no kontaktpunkt for alle spørsmål knyttet til regelverk og SRS.
Merk at Kunde har ansvar for de regnskapsmessige vurderingene, DFØ foretar tekniske kontroller.
Tjenestepakke delårs- og årsregnskap
Dersom dere har tjenestepakke delårs- og årsregnskap utfører DFØ følgende:
| Aktivitet |
| Uttak og utfylling av delårs- og årsregnskap |
| Gjennomgang og kvalitetssikring av delårs- og årsregnskapet |
| Vurdere behov for tilleggsinformasjon |
| Utarbeide kontantstrøm for nettobudsjetterte virksomheter |
Merk at Kunde har ansvar for de regnskapsmessige vurderingene, DFØ foretar tekniske kontroller.
Arbeidsdeling for lønn
Vedlikehold av faste data
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Fullservice | Basis | |
| Vedlikehold av lønnssystemet (faste data felles på tvers av klienter) | ||
| Stillingskoder | DFØ | DFØ |
| Lønnsrammer/spenn | DFØ | DFØ |
| Lønnstabeller (A+B+C) | DFØ | DFØ |
| Innleggelse av skattetabeller | DFØ | DFØ |
| Soner og satser for arbeidsgiveravgift | DFØ | DFØ |
| Postregister | DFØ | DFØ |
| Kommuneregister | DFØ | DFØ |
| NAV-kontor | DFØ | DFØ |
| Egendefinerte satstabeller | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av avtalte beløpssatser (faste satser som 1G, delingstall mm) | DFØ | DFØ |
| Lønnart | DFØ | DFØ |
| Kobling mellom symbolske konti og lønn- og reisearter | DFØ | DFØ |
| Kobling mellom artskonti og symbolske konti | DFØ | DFØ |
| Utdanningskoder (SST) | DFØ | DFØ |
| Personalstruktur | DFØ | DFØ |
| Simulering av ny organisasjonsstruktur, kopiering av planvariant | DFØ | DFØ |
| Arbeidsplanregler | DFØ | DFØ |
| Kodeverk tilstedekoder | DFØ | DFØ |
| Kodeverk fraværskoder | DFØ | DFØ |
| Kodeverk fraværskvoter | DFØ | DFØ |
| Grenseverdier (eks. fleksitid, egemeldinger, overtid etc) | DFØ | DFØ |
| Helligdagskalendere | DFØ | DFØ |
| Reiseregulativ (innland/utland) | DFØ | DFØ |
| Valutakurser | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av klientavhengige data | ||
| Lønnsavregningsområde | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av virksomhetsavhengige data | ||
| Juridisk struktur (firmakode, personalområde, juridisk nummer, bedriftsnummer) | DFØ | DFØ |
| Kontrollområde | DFØ | DFØ |
| Likviditetsområde | DFØ | DFØ |
| Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Opprettelse og vedlikehold av trekkmottakere i reskontro | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av konteringsobjekter – regnskapskunder av DFØ | ||
| Artskonto (hovedbok) | DFØ | DFØ |
| Overstyring av artskonto | DFØ | DFØ |
| Kostnadssted | DFØ | DFØ |
| K-element 4 | DFØ | DFØ |
| K-element 5 | DFØ | DFØ |
| K-element 6 | DFØ | DFØ |
| K-element 7 | DFØ | DFØ |
| Vedlikehold av konteringsobjekter – ikke regnskapskunder av DFØ | ||
| Artskonto (hovedbok) | DFØ | Kunde |
| Overstyring av artskonto | DFØ | Kunde |
| Kostnadssted | DFØ | Kunde |
| K-element 4 | DFØ | Kunde |
| K-element 5 | DFØ | Kunde |
| K-element 6 | DFØ | Kunde |
| K-element 7 | DFØ | Kunde |
Prosesser
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Fullservice | Basis | |
| Organisasjon og stilling | ||
| Opprette/avgrense/endre i organisasjonsenheter | DFØ | Kunde |
| Opprette/avgrense/endre i stillinger | Kunde/DFØ | Kunde |
| Opprette kontering og kostnadsfordeling på organisasjonsenheter og stillinger | DFØ | Kunde |
| Personal og lønn | ||
| Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | Kunde/DFØ | Kunde |
| Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for ansatte | Kunde/DFØ | Kunde |
| Vedlikehold av start, slutt og endringer av faste data for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrering av variable data for ansatte | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrering av variable data for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Justeringsoppgjør (oppdatering på person) | DFØ | DFØ |
| Sentralt besluttede meldinger på lønnsslipp til alle ansatte | DFØ | DFØ |
| Uttrekk og innlesing av skattekortdata fra Skattedirektoratet | DFØ | DFØ |
| Tid | ||
| Registrering av data for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | DFØ | Kunde |
| Generere generelle kvoter ved overgang til nytt år | DFØ | DFØ |
| Filoverføring | ||
| Eventuell innlesing av fil fra eksterne systemer med godkjent format | DFØ | Kunde |
| Lønnskjøring | ||
| Utarbeide kjøreplaner for lønnskjøringer | DFØ | DFØ |
| Stenge systemet før lønnskjøring (legge ut systemmelding) | DFØ | DFØ |
| Kjøre og kontrollere lønnsprotokoll for hovedlønn, bonuslønn, 13.-kjøring | DFØ | DFØ |
| Godkjenning av lønnsresultat | Kunde | Kunde |
| Kjøre og kontrollere lønnstrekkoppgjør (T1, T2) | DFØ | DFØ |
| Systemmessig årsavslutning i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Lønnsrapporter | ||
| Produsere lønnsslipper | DFØ | DFØ |
| Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (regnskapskunder av DFØ) | DFØ | Kunde |
| Produsere endringsmeldinger til lønns- og trekkoppgaver (ikke regnskapskunder av DFØ) | Kunde | Kunde |
| Produsere lønns- og trekkoppgaver og overføre fil med lønns- og trekkopplysninger til SKD | - | DFØ |
| Reise | ||
| Utarbeide kjøreplan for reisekjøring | DFØ | DFØ |
| Registrering av reisetransaksjoner via selvbetjening for ansatte inklusive godkjennelse av leder | Kunde | Kunde |
| Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for eksterne | Kunde/DFØ | Kunde |
| Registrere reisetransaksjoner og ferdigstille (godkjenne i lønnssystemet) for ansatte som ikke har en bruker i virksomhetens nettverk | DFØ | Kunde |
| Reise- og konteringskjøring | DFØ | DFØ |
| Kontroll av beregningsresultat | Kunde | Kunde |
| Betalingsformidling | ||
| Remittering lønn, trekk og reise | DFØ | DFØ |
| Innbetaling av refusjoner fra NAV | DFØ | Kunde |
| Kontrollere og autorisere betalingsfil | Kunde | Kunde |
| Kontroll av avregningsretur | DFØ | DFØ |
| Sigilladministrasjon | DFØ | DFØ |
| Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – regnskapskunder av DFØ | ||
| Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Konsistenssjekk internt i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Avstemming i regnskapssystem | DFØ | DFØ |
| Overføring, kontroll og avstemming av lønnsdata – ikke regnskapskunder av DFØ | ||
| Uttrekk av lønnsdata til regnskapssystemet | DFØ | DFØ |
| Innlesing av lønnsdata til regnskapssystemet | Kunde | Kunde |
| Konsistenssjekk internt i lønnssystemet | DFØ | DFØ |
| Avstemming i regnskapssystem | Kunde | Kunde |
| Rapportering til offentlige registre | ||
| Kontroll av data i SPK-rapport | Kunde | Kunde |
| Rapport til Statens pensjonskasse (SPK) | DFØ | Kunde |
| Rapport til A-meldingen via Altinn | DFØ | DFØ |
Forvaltning
| Aktivitet | Ansvarlig | |
|---|---|---|
| Fullservice | Basis | |
| Systemoppdateringer | ||
| Oppgraderinger (nye systemversjoner) | DFØ | DFØ |
| Nye moduler | DFØ | DFØ |
| Supportpakker | DFØ | DFØ |
| Dokumentasjon | ||
| Brukerdokumentasjon m/tilhørende rutinebeskrivelser | DFØ | DFØ |
| Sjekklister | DFØ | DFØ |
| Kundenotat | DFØ | DFØ |
| Programmer og transaksjonskoder | DFØ | DFØ |
| Standard rapportvarianter | DFØ | DFØ |
| Oppbevaring av lønnsmateriale i henhold til økonomiregelverket | DFØ | Kunde |
| Brukeradministrasjon | ||
| Opprette roller | DFØ | DFØ |
| Opprette brukere | DFØ | DFØ |
| Koble brukere til rolle | DFØ | DFØ |
| Knytte bruker til organisasjonsstruktur | DFØ | DFØ |
| Endre passord | Automatisert prosess | Automatisert prosess |
| Brukerstøtte | ||
| 1. linje support | Kunde | Kunde |
| 2. linje support | DFØ | DFØ |
| 3. linje support | DFØ | DFØ |
Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden?
Kontakt kundesenter lønn
- e-post lonn@dfo.no
- Kundesenter på nett
- telefon 406 34 021
Kontakt kundesenter regnskap
- e-post regnskap@dfo.no
- Kundesenter på nett
- telefon 407 67 157
Denne versjonen gjelder fra 29. juni 2017.