Endringene gjelder i hovedsak kapittel 2 til 6.
Endringene i bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») kapittel 2 om virksomhetens interne styring, gjelder hovedsakelig nye krav til internrevisjon.
Finansdepartementet fastsatte 20.5.2015 et rundskriv om internrevisjon i statlige virksomheter (rundskriv R-117). Dette rundskrivet er oppdatert 29.9.2016. Virksomheter som har samlede utgifter eller samlede inntekter over 300 mill. kroner, skal vurdere om de bør bruke internrevisjon. Dette kravet gjelder ikke for departementene. Krav til internrevisjon er innarbeidet i bestemmelsene punkt 2.2 Myndighet og ansvar. For nærmere omtale av kravene til vurdering og til innretting av internrevisjoner, se rundskriv R-117.
I bestemmelsene kap. 1, 2, 6, 7 og 8 brukes flere steder begrepet «intern kontroll» (i to ord). Begrepet har vært i bruk i økonomiregelverket siden 2003, da det erstattet begrepet «intern økonomikontroll» (og utvidet innholdet i begrepet). Bestemmelsene er nå endret slik at begrepet «internkontroll» brukes gjennomgående, tilsvarende begrepsbruken blant annet i DFØs veileder i internkontroll.
Fra 1. januar 2016 er de statlige regnskapsstandardene (SRS) gjort obligatoriske for virksomheter som fører regnskap etter periodiseringsprinsippet, jf. omtale kapittel 8 i Gul bok 2016.
I bestemmelsene er de nye kravene til bruk av SRS innarbeidet i punkt 3.3 og 3.4. Endringen innebærer at virksomhetene kan velge mellom å føre regnskapet etter enten kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene.
Tidligere punkt 3.6 om statlige fond er erstattet av nye underpunkter i 3.4, 3.5 og nytt 3.6 (tidligere 3.7). En fordel ved dette er at man vil finne reguleringen av regnskapsføringen for fond omtalt sammen med øvrig regulering av årsregnskap og rapportering til statsregnskapet. I punkt 3.4.6 er det synliggjort krav om spesielle tilpasninger av årsregnskapet for statlige fond, mens spesielle tilpasninger ved rapporteringen til statsregnskapet er synliggjort i punkt 3.5.6.
Det vises til eget notat for nærmere omtale av endringene i bestemmelsene kap. 3 i grønn boks til høyre. Her finner du også et notat om endringene i de statlige regnskapsstandardene som ble fastsatt i august 2015.
Alle de tre faste rundskrivene der Finansdepartementet har fastsatt endringer i november 2015 (R-104. R-105 og R-115), er knyttet opp til bestemmelsene kapittel 3 om felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling. Det vises til nærmere omtale i notatet om endringene i kapittel 3.
For øvrig har Finansdepartementet vedtatt å oppheve rundskriv R-106 fra 1.1.2016. Rundskrivet inneholder presiseringer av økonomiregelverket for virksomheter som har fått fullmakt til bruttoføring utenfor statsbudsjettet (nettobudsjetterte virksomheter). Det vises til nærmere omtale i notatet om endringene i kapittel 3.
Endringene i bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») kapittel 4 om felles standarder for bokføring og økonomisystem, er utformet på bakgrunn av to relaterte regelverksendringer.
For det første ble bokføringsloven med forskrift endret fra 1.1.2015. Deler av disse endringene er relevante også for statlige virksomheter og er innarbeidet i bestemmelsene. For det andre innebærer innføringen av nettoføringsordningen for merverdiavgift i statsforvaltningen fra 1.1.2015 behov for å supplere kravene til spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering.
Det er åpnet for at virksomheter kan unnlate å oppbevare papirfakturaer og andre utbetalingsdokumenter i papirform knyttet til anskaffelser, dersom transaksjonene er bokført før 1.1.2011 (med et eget vurderingskrav for papirfakturaer knyttet til store anskaffelser/prosjekter). Endringen er innarbeidet i et nytt siste avsnitt i punkt 4.4.10.2. For annet regnskapsmateriale som er omtalt i dette punktet (enn papirfakturaer), gjelder fortsatt krav om 10 års oppbevaringstid.
Kravene til spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering i punkt 4.4.3 er endret på noen punkter. Det gjelder for virksomheter som er omfattet av nettoføringsordningen for merverdiavgift i statsforvaltningen, der kravene i punkt 4.4.3 b) til kontospesifikasjon er tydeliggjort. Videre gjelder det for virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, der samme endringer som i bokføringsforskriften er innarbeidet punkt 4.4.3 f) om spesifikasjon av merverdiavgift. I tillegg er begrepsbruken endret i 4.4.3 g), ved at lønnsoppgavepliktige ytelser er erstattet av lønnsopplysningspliktige ytelser.
Notat om endringene i kapittel 4 (docx).
Regelverksspeil bestemmelsene kapittel 4 sammenholdt med bokføringsloven med forskrift (docx).
I bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») kapittel 5 er det gjort et par tekstlige endringer på bakgrunn av andre regelverksendringer.
For det første er begrepet «lønnsoppgavepliktige ytelser» erstattet med «lønnsopplysningspliktige ytelser». Bakgrunnen for endringen er at den tidligere lønns- og trekkoppgaven fra arbeidsgivere til Skatteetaten, fra 2015 er erstattet av a-meldingen med informasjon om ansettelses- og inntektsforhold med mer (som sendes elektronisk via Altinn). Endringen i opplegget for innrapportering gjelder også for statlige virksomheter. Denne endringen i begrepsbruk i økonomiregelverket tilsvarer endringer som er gjort i begrepsbruken i bokføringsforskriften.
For det andre er teksten i første ledd i bestemmelsene punkt 5.3.5.2 «Attestasjon» justert for å skille klarere mellom attestasjonen, som skal foretas av en tilsatt i virksomheten, og kontrollhandlingene som attestasjonen bygger på. Teksten tilsvarer teksten som i 2013 ble innarbeidet i bestemmelsene punkt 2.5 «Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner» og skaper bedre sammenheng mellom de ulike delene av regelverket. Tekstendringen innebærer ikke materielle endringer i kravene til attestasjon ved anskaffelser.
I bestemmelser om økonomistyring i staten (“bestemmelsene”) kapittel 6 om forvaltning av tilskuddsordninger er det kun foretatt en endring, og det gjelder punkt 6.3.5, første avsnitt bokstav a) om utbetaling av tilskudd til driften av en virksomhet.
Dette punktet i bestemmelsene bygger i hovedsak på et stortingsvedtak av 8.11.1984 om utbetalingstakt fra tilskuddsforvalteren til tilskuddsmottakeren (på grunnlag av forslag fremmet av Finansdepartementet i St.prp. nr. 1 for 1984-1985). For å tydeliggjøre sammenhengen med stortingsvedtaket, er den tidligere henvisningen til administrative kostnader knyttet til utbetaling, strøket.
Det er også endringer i tre av de faste rundskrivene fra Finansdepartementet.
Størst endringer er gjort i rundskriv R-115 om årsregnskap, først og fremst som følge av endringene i bestemmelsene kapittel 3. Det er også gjort noen endringer på bakgrunn av erfaringer fra forvaltningen av rundskrivet. Endringene i rundskriv R-115 gjelder fra og med årsregnskapet for 2015.
I rundskrivene R-104 og R-105 om oppgjørskontoer og bruk av betalingskort er henvisninger til bestemmelsene oppdatert og noen mindre endringer innarbeidet.
For øvrig har Finansdepartementet samtidig vedtatt å oppheve rundskriv R-106 med presiseringer av økonomiregelverket for nettobudsjetterte virksomheter. Det skjer på bakgrunn av at kravene til regnskapsføring og årsregnskap i disse virksomhetene er blitt klargjort i bestemmelsene.