Faktura i staten

Bruk av elektronisk fakturabehandlingssystem for alle typer fakturaer gir mange fordeler som blant annet:

• En enhetlig og effektiv behandling av fakturaene i virksomheten ved at behandlingen av fakturaer ved attestasjon, dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet, bokføring skjer elektronisk
• Bedre grunnlag for å oppbevare fakturaene ordnet og med forsvarlig sikring i pålagt oppbevaringsperiode

Elektronisk faktura

Faktura som virksomheten mottar fra leverandører

Det står i Digitaliseringsrundskrivet at statlige virksomheter skal håndtere faktura i anskaffelsesprosessen digitalt på følgende måte:

• Virksomheten skal følge forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.
• Virksomheten skal kreve elektronisk faktura i EHF-format for alle kontrakter uavhengig av kontraktens verdi.

For anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesloven følger det av forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser § 5 at oppdragsgiveren skal i sine kontrakter stille krav om bruk av elektronisk faktura i godkjent standardformat. Videre står det i forskriften at oppdragsgiveren skal kunne ta imot elektronisk faktura i standardformat gjennom PEPPOL-nettverket. Oppdragsgiveren skal behandle faktura elektronisk.

Det står om godkjente standardformater for fakturaer knyttet til kontrakter i offentlige anskaffelser i forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser § 4.

Under anbefalinger i Digitaliseringsrundskrivet står det at KMD anbefaler virksomheten å benytte infrastrukturen Digitaliseringsdirektoratet forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter (PEPPOL-nettverket). Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om elektroniske handelsdokumenter er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA). Virksomhetene bør sende elektroniske fakturaer i EHF til næringsdrivende som er registrert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) via PEPPOL-nettverket.

Kravene til elektronisk faktura er i tillegg regulert i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.5.1 og punkt 5.4.2.2.

For fakturamottak står det at virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan disse omgjøres til standardformatet. Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaene omgjøres til elektronisk form. Andre utbetalingsdokumenter som mottas på papir, skal omgjøres til elektronisk form med mindre dette ikke er effektivt for virksomheten.

Faktura som virksomheten utsteder ved salg av varer og tjenester

For utstedelse av faktura står det i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.2 at virksomheter som selger varer og tjenester til kunder som ikke er privatpersoner, og som i den forbindelse utsteder faktura, skal tilby elektronisk faktura og kreditnota i godkjente standardformater. Hvilke formater som til enhver tid er godkjent, framgår av Referansekatalogen til Digitaliseringsdirektoratet. Les mer om bakgrunn for kravet.

Innholdet i en faktura

Alle leverandører av varer eller tjenester til staten skal sende en faktura som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften om opplysninger. I noen tilfeller kan det gjennom andre lover, som merverdiavgiftsloven, også være stilt tilleggskrav til innholdet i fakturaen. Statlige virksomheter som mottar fakturaer kan be om at denne inneholder opplysninger som beskrevet i forskriften.

En faktura skal inneholde følgende opplysninger:

• kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer og selgers navn og organisasjonsnummer. Dersom selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA.
• ytelsens art og omfang
• tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• pris og betalingsforfall
• eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
• hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke
• beregnet»

Statlige virksomheter som utsteder krav, bør sikre at fakturaen innholdsmessig tilfredsstiller de kravene som er omtalt over. Dersom det er nødvendig å korrigere et salgsdokument etter avsendelsen, skal virksomheten be om at det utstedes en kreditnota.

Betalingsfrist

En betalingsfrist på 30 dager er en anbefalt standard som blir brukt i Statens standardavtaler (SSA).

Verken økonomiregelverket eller andre regelverk og lover sier at en betalingsfrist på 30 dager er en generell regel og rettighet statlige virksomheter kan påberope seg. Det er opp til virksomheten å avtale betalingsfrist med den enkelte leverandør, og fristen som avtales kan avvike fra de anbefalte 30 dagene.

Fakturamottak

Formålet med å etablere rutiner for mottak av fakturaer er å sikre at:

• virksomheten har oversikt over mottatte fakturaer
• fakturaene blir behandlet (kontrollert og godkjent)
• fakturaene registreres i fakturabehandlingssystemet og blir fulgt opp og betalt i rett tid

Virksomheten skal ha systemer og rutiner for elektronisk fakturabehandling (registrering, attestasjon og budsjettdisponering), slik at elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på standardformatet registreres i systemet for behandling. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan de omgjøres til standardformatet ved å skrive ut den elektroniske fakturaen på papir, slik at den kan skannes og overføres til systemet for elektronisk behandling. Omgjøringen til standardformatet må gjøres på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

Registrering av faktura

Ved registrering av fakturaene i systemet skal dere gjøre en maskinell kontroll av at de inneholder nødvendig opplysninger i henhold til det fastsatte standardformatet, blant annet opplysninger om virksomheten, hvem som er leverandør, om tjeneste/vare og beløp. Fakturaer som inneholder nødvendige opplysninger, kan sendes til attestasjon og bekreftelse av budsjettdisponering, dersom den ikke er dokumentert fra tidligere. Fakturaer med manglende opplysninger eller som avviker fra det fastsatte formatet, må dere kontroller og eventuelt supplere eller rette manuelt.

Ved registreringen av en ny faktura bør dere kontrollere at fakturaen ikke er mottatt tidligere, slik at den ikke blir behandlet dobbelt. Denne kontrollen kan gjøres normalt ved at systemet har en innebygd duplikatkontroll av for eksempel fakturanummer eller KID.

Registrering av faktura gjøres vanligvis på mottaksdatoen. Dette kan fravikes for mindre virksomheter og for de som benytter en tjenesteyter for registrering av fakturaene.

Funksjonaliteten i økonomisystemet bør være innrettet slik at:

• registreringen skjer som en funksjon mot tidligere registrerte data (kontroll mot leverandørdata). Organisasjonsnummer og bankkontonummer kan brukes som søkefunksjon
• det kan utarbeides rapporter for fakturaer som er mottatt, men ikke godkjent

Det skal være mulig å registrere følgende data om den enkelte faktura:

• kontering
• identifikasjon av leverandør (for eksempel organisasjonsnummer)
• identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer)
• kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt
• forfallsdato
• beløp
• leverandørens bankkontonummer

I tillegg er det behov for å registrere hvem som er mottaker av fakturaen i virksomheten (for attestasjon og bekreftelse av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet).