Aktivere leverandør for innkjøp

Se instruksjonsfilm for hvordan du aktiverer en leverandør for innkjøp. Aktiveringen vises i steg 4 i filmen.

Vær oppmerksom på at alle leverandører dere benytter i løsningen er tilgjengelige ved opprettelse av innkjøpsforespørsel, mens det kun er aktiverte leverandører det er mulig å sende bestillinger til. 

For å aktivere en leverandør og gjøre det mulig å sende ut innkjøpsordre er det nødvendig å definere på hvilket format utsendelsen skal gjøres for den enkelte leverandør. Dette angir du i leverandørregisteret.

Menypunktet finner du under Innkjøp – Leverandørinformasjon - Leverandører

Velg hvordan innkjøpsordren skal sendes

Det er valg av IOFORMAT som definerer hvilket format som skal benyttes ved utsendelse av innkjøpsordre.

Følgende alternativer er tilgjengelig:

EHF

• Innkjøpsordren sendes ut på EHF-format til leverandøren.

Velg EHF hvis du vet at leverandøren kan ta imot EHF-ordre. Vi anbefaler at du legger inn EHF-relasjon på de leverandørene dere skal benytte på katalog eller nettbutikk (punchout).

PDF

• Innkjøpsordren sendes ut som PDF på e-post til leverandøren. 
• Ved valg av dette formatet forutsettes det at e-post er registrert på leverandøren. E-post legges til i fanen Kontaktinformasjon i leverandørregisteret.

Hvis dere kun skal benytte fritekst mot en leverandør, må du velge PDF som relasjon.

LOCAL

• Innkjøpsordren sendes som PDF til e-postadressen registrert på brukeren som opprettet innkjøpsforespørselen. Innkjøpsordren sendes altså ikke til leverandøren.

Dette alternativet velger du dersom leverandøren skal benyttes for butikkjøp.

Slik velger du format

• Åpne leverandørregisteret og tast inn ønsket leverandør
• Deretter klikker du på fanen Relasjoner
• Klikk på relasjonsverdifeltet for raden Purchase order format (IOFORMAT)
• Tast space for å få opp alle tilgjengelige alternativer
• Velg passende IOFORMAT
• Klikk deg ut av feltet eller velg Tab
• Trykk Lagre

Krav om e-postadresse på leverandør

Alle leverandører som skal motta innkjøpsordre må registreres med en e-postadresse.
Innkjøpere/rekvirenter får en feilmelding dersom de forsøker å sende en rekvisisjon til godkjenning på en leverandør uten registrert e-postadresse. Dette gjelder også hvis ordren skal sendes til en leverandør via EHF. 

Merk at sjekken kun tar hensyn til om e-postadresse er registrert. Det sjekkes ikke om e-post er gyldig.

Velg hvordan innkjøpsordre skal matche mot faktura

For at ordre skal matche mot faktura, må du legge inn relasjon SVETYP. Relasjonen legges på i samme fane som IOFORMAT.

Her har du to valg:

Match på linjenivå 

Relasjonsverdi: 1 Purchase order – detailed invoice type svefaktura 

Vi anbefaler å bruke SVETYP 1 (linjenivå) på punchout og katalog leverandører. En detaljfaktura er kjennetegnet ved at leverandøren sender med alle fakturerte varelinjer på sin faktura. I disse tilfellene matcher identifiserte rader på innkjøpsfakturaen med tilsvarende rader på innkjøpsordren. 

Match på sumnivå 

Relasjonsverdi: 2 Purchase order – summary invoice type svefaktura

Ved fritekstkjøp anbefaler vi SVETYP 2 (summatch), da fakturaen mest trolig kun har innkjøpsordrenummer og leverandørnummer som referanse.

Det er da sum på ordre og sum på faktura som er grunnlag for matchingen.

Leverandøren er nå aktivert for innkjøp.