Oppsett matcheregler

Se instruksjonsfilm for hvordan du setter opp matcheregler.

Det er tre former for oppsett av matcheregler for inngående innkjøpsfaktura. Du kan

• definere ulike grenser for fakturakontroll per leverandør, artikkel, artikkelgruppe og avtale. Dersom inngående innkjøpsfaktura avviker fra de definerte grensene går den til priskontroll og må behandles.
  
• per leverandør, angi at inngående innkjøpsfakturaer fra denne leverandøren alltid skal gå til priskontroll for behandling uavhengig av innholdet i fakturaen og resultatet av matchingen.
• angi hvordan Unit4 ERP skal matche inngående innkjøpsfaktura mot innkjøpsordre. I tilfeller hvor innkjøpsfakturaer fra leverandør ikke inneholder nok detaljer til at løsningen klarer å matche disse mot tilhørende innkjøpsordre kan du angi SVETYP for leverandøren for å hjelpe til med matchingen.

Definer ulike grenser for fakturakontroll

I Unit4 ERP er det mulig å definere oppsett for fakturakontroll for leverandører, artikler, artikkelgrupper og avtaler. Når oppsett av fakturakontroll angis for leverandør, artikkel, artikkelgruppe eller avtale er det dette som vil være gjeldende for inngående innkjøpsfaktura med angitt leverandør, artikkel, artikkelgruppe eller avtale fremfor standard prisavvik ved sjekk av om fakturakontroll er overskredet i arbeidsflyt for inngående innkjøpsfaktura.

Oppsett av fakturakontroll gjøres fra vinduet «Ajourhold fakturakontroll».

Menypunktet finnes under Innkjøp – Innkjøp

Angi begrep og begrepsverdi

• Åpne vinduet Ajourhold fakturakontroll.
• Angi begrepet du ønsker å definere fakturakontroll for, og deretter begrepsverdi.

Definer fakturakontrollkriterier

Når begrep og begrepsverdi er valgt er neste steg å angi fakturakontroll for leverandøren, artikkelen, artikkelgruppen eller avtalen som er valgt. 

Alternativene for fakturakontroll er de samme for leverandører, artikler, artikkelgrupper og avtaler.

Levert antall

Fakturert antall kan ikke være større enn levert antall. Dersom inngående innkjøpsfaktura inneholder flere artikler enn hva som er registrert i varemottaket vil fakturaen gå til priskontroll for behandling.

Bestilt beløp

Fakturabeløpet kan ikke være større enn beløpet for bestillingen. Dersom inngående innkjøpsfaktura er på et høyere beløp enn innkjøpsordren vil fakturaen gå til priskontroll for behandling.

Levert beløp

Fakturabeløpet kan ikke være større enn levert beløp registrert i varemottak. Dersom inngående innkjøpsfaktura er på et høyere beløp enn hva som er registrert i varemottaket vil fakturaen gå til priskontroll for behandling.

Overskridelse

I feltet Overskridelse, til høyre for det enkelte fakturakontrollkriteriet, er det mulig å angi prosentvis avvik som tolereres. Setter du denne til eksempelvis 2 prosent for kriteriet «Levert beløp», vil alle avvik til og med 2 prosent over beløpet som er registrert i varemottaket godtas, og fakturaen sendes ikke til priskontroll. Om denne ikke endres vil det prosentvise avviket som tolereres være lik 0, altså må det være fullstendig match mellom inngående innkjøpsfaktura og eksempelvis beløpet registrert i varemottaket om det er kriteriet «Levert beløp» det hukes av for.

Ingen kontroll

Det utføres ingen fakturakontroll.

Huk av for ønsket fakturakontroll og tast inn ønsket tillatt prosentvis overskridelse for det avhukede fakturakontrollkriteriet. Velg Lagre.

Hierarki for oppsett av fakturakontroll

Ved oppsett av fakturakontroll for både leverandører, artikler, artikkelgrupper og avtaler er det oppsettet for det laveste angitte nivået av fakturakontroll som er gjeldende. Dersom inngående innkjøpsfaktura eksempelvis har leverandør og artikkel hvor det er angitt fakturakontroll for begge, er det fakturakontrollen angitt for artikkelen som vil være gjeldende. 

Følgende hierarki er gjeldende ved oppsett av fakturakontroll (høyeste nivå til venstre og laveste nivå til høyre)

Avtale – Leverandør – Artikkelgruppe – Artikkel

Angi at innkjøpsfaktura alltid skal gå til priskontroll

Dersom dere har leverandører dere alltid ønsker å behandle inngående innkjøpsfaktura manuelt for, kan dette angis i fanen Relasjoner i leverandørregisteret for den enkelte leverandør.

Menypunktet finnes under Innkjøp – Leverandørinformasjon

Angi AUTOMATCH

• Åpne leverandørregisteret og tast inn ønsket leverandør.
• Klikk deretter på fanen Relasjoner.

Følgende alternativer for AUTOMATCH er tilgjengelige:

Blank

• Benyttes dersom man ønsker at inngående innkjøpsfaktura fra angitt leverandør følger vanlig ruting i arbeidsflyt.
• Benyttes dersom man ønsker at inngående innkjøpsfaktura fra angitt leverandør alltid skal gå til priskontroll for manuell behandling uavhengig av fakturainnhold og resultatet av øvrig fakturakontroll og matching.

Nei Skal ikke ha automatch

Klikk på relasjonsverdifeltet for raden Automatch for innkjøpsfaktura (AUTOMATCH), tast space for å få opp alle tilgjengelige alternativer, og velg ønsket verdi. Klikk deg ut av feltet eller velg Tab. Trykk Lagre.

Angi kriterier for match av innkjøpsfaktura mot innkjøpsordre

I tilfeller hvor inngående innkjøpsfaktura fra leverandør inneholder for få eller feil referanser til innkjøpsordrelinjene kan SVETYP defineres for leverandøren for å hjelpe Unit4 ERP med å matche faktura mot innkjøpsordre. Dette gjøre du fra fanen Relasjoner på den enkelte leverandør i leverandørregisteret.

Menypunktet finnes under Innkjøp – Leverandørinformasjon

Angi SVETYP

• Åpne leverandørregisteret og tast inn ønsket leverandør.
• Klikk deretter på fanen Relasjoner.

Følgende tre alternativer for SVETYP er tilgjengelig:

Blank

Benyttes når fakturalinjene på innkjøpsfaktura fra leverandør inneholder riktige referanser til ordrelinjene slik at standard funksjonalitet for matching av innkjøpsordre mot faktura fungerer. Her inneholder fakturalinjene rett referanse til linjenummeret for tilhørende innkjøpsordrelinjer.

1 Purchase order - detailed invoice type svefaktura

Benyttes når fakturaer fra leverandør inneholder riktig artikkelreferanser men hvor referanse til linjene i innkjøpsordren ikke stemmer. Unit4 ERP benytter her artikkelreferansen som grunnlag for matching av fakturalinjene mot innkjøpsordrelinjene. Bør ikke brukes på leverandører hvor det er trolig at man oppretter innkjøpsordrelinjer med identiske artikkel-id’er.

2 Purchase order - summary invoice type svefaktura

Benyttes når fakturaer fra leverandør inneholder for få eller feil referanser til innkjøpsordre slik at Unit4 ERP ikke klarer å matche fakturalinjene mot innkjøpsordrelinjene. Unit4 ERP sletter her fakturalinjene og forsøker isteden å matche basert på sum. Ved sum-matching forsøker Unit4 ERP å matche inngående innkjøpsfaktura mot innkjøpsordre med følgende logikk i følgende rekkefølge:

1. Varemottak: Dersom varemottak for innkjøpsordren er gjennomført er det summen av disse som forsøkes matchet mot summen av fakturaen. Det ansees som match dersom summen av varemottaket er lik summen av fakturaen.
2. Innkjøpsordre: Dersom varemottak for innkjøpsordren ikke er gjennomført er det summen av ordrelinjene som forsøkes matchet mot summen av fakturaen. Det ansees som match dersom summen av innkjøpsordrelinjene er lik summen av fakturaen.
3. Delvis varemottak: Dersom det er gjennomført delvis varemottak for innkjøpsordren er det summen av varemottaket pluss summen av det gjenværende på innkjøpsordren som forsøkes matchet mot summen av fakturaen. Det ansees som match dersom summen av varemottaket og det gjenværende på innkjøpsordren er mindre enn eller lik summen av fakturaen.
4. Utvidet varemottak: Dersom varemottak for innkjøpsordren er gjennomført velges kombinasjonen av varemottakslinjer som gir den summen som er nærmest summen av fakturaen. Det ansees som match dersom summen av de valgte varemottakslinjene er lik summen av fakturaen.
5. Utvidet delvis varemottak: Dersom det er gjennomført delvis varemottak for innkjøpsordren velges kombinasjonen av varemottakslinjer og gjenværende innkjøpsordrelinjer som gir den summen som er nærmest summen av fakturaen. Dersom flere kombinasjoner gir samme beløp velges kombinasjonen med flest varemottakslinjer. Det ansees som match dersom summen av de valgte varemottakslinjer og gjenværende innkjøpsordrelinjer er lik summen av fakturaen.
6. Utvidet gjenværende innkjøpsordrelinjer: Her velges kombinasjonen av gjenværende innkjøpsordrelinjer som gir den summen som er nærmest summen av fakturaen. Volumet på ordrelinjene forsøkes så å matches mot alle tilgjengelige varemottakslinjer. Det ansees som match dersom summen av de valgte innkjøpsordrelinjer er lik summen av fakturaen.

Klikk på relasjonsverdifeltet for raden Treatment code invoice type svefaktura (SVETYP), tast space for å få opp alle tilgjengelige alternativer og velg ønsket verdi. Klikk deg ut av feltet eller velg Tab. Trykk Lagre.

Inngående innkjøpsfakturaer fra leverandøren behandles nå i henhold til angitt SVETYP.