Varemottak

Se instruksjonsfilm for hvordan du registrerer varemottak.

Dersom din virksomhet mottar faktura for en innkjøpsordre før det er gjort varemottak eller det går mer enn et gitt antall dager over forventet leveringsdato på innkjøpsordren, sendes det en oppgave til anmoder/varemottaker om å utføre varemottak.

Registrering av varemottak

Registrering av varemottak gjør du fra skjermbildet Varemottak.

Skjermbildet finner du under Innkjøp – Innkjøpsordre – Varemottak.

Fyll ut aktuelt innkjøpsordrenummer og trykk på tabulator-tasten, eventuelt trykk Lagre, og varemottaksbildet for aktuell innkjøpsordre åpnes.

I varemottaksbildet vil det automatisk foreslås rest til varemottak i kolonnen Ant. Mottatt. Rest til varemottak er bestilt antall minus tidligere mottatt.

Dersom du bare har mottatt deler av innkjøpsordren korrigerer du antallet.

Du kan klikke Sett mottatt til null og legge inn antall mottatt selv.

Etter at korrekt antall mottatt er registrert, trykker du Lagre for å bekrefte varemottaket.

Det er ikke mulig å endre pris ved varemottak.

Varemottak på beløpsartikler

Varemottak på innkjøpsordre med beløpsartikler ser litt annerledes ut enn varemottak på ordinære innkjøpsordre.

Beløpsartikler er fritekstartikler hvor det ved bestilling angis pris i stedet for antall. Artikkelen har alltid 1 som antall. Det antallet artikler som skal bestilles må angis i informasjonsfeltene i bestillingsformularet og sendes til leverandøren.

Ved varemottak på beløpsartikler gjør du varemottak på selve beløpet og ikke på bestilt antall enheter. Antallet regnes som en prosent av det totale beløpet.

Eksempel: Dersom du registrerer delleveranse av 25.000 på en innkjøpsordre på 50.000, vil antall mottatt vise 0,5.

Varemottak i forbindelse med behandling av innkjøpsfaktura

Dersom virksomheten mottar faktura før varemottaket er utført, sendes faktura på arbeidsflyt til rekvirent/varemottaker for manuell behandling. Varemottak utføres da som en del av fakturabehandlingen.

Tilsendt faktura med manglende varemottak finner du under Dine oppgaver.

Du kan bekrefte varemottaksforslaget ved å velge Godkjenne, eller velge Varemottak i samme verktøymeny for å gå til varemottaksbildet og foreta endringer.

Dersom du godkjenner varemottaksforslaget (ingen endringer gjøres), vil faktura kobles mot innkjøpsordren slik at faktura automatisk blir godkjent basert på denne handlingen.

Endrer du verdier slik at de overskrider toleransegrenser for avvik, vil en attestant/godkjenner få fakturaen til kontroll.

Lukke resterende innkjøpsordre

Dette benyttes når du ikke får levert alle artikler på innkjøpsordren.

Registrer antall mottatt i Ant. Mottatt og hak av for Rest avbestilt.

Dette reduserer innkjøpsordrens beløp og automatisk kobling mot innkjøpsfaktura er mulig.

Varsel om varemottak

Dersom innkjøpsfakturaen blir registrert i løsningen før varemottaket er utført blir det sendt en oppgave om manglende varemottak. Oppgaven sendes til rekvirent dersom spesifikk varemottaker ikke er angitt på innkjøpsforespørselen.