Vedlikehold elektronisk faktura

Se instruksjonsfilm for hvordan du vedlikeholder elektronisk faktura.

Denne veiledningen gjelder for delservicekunder. DFØ utfører oppgaven for fullservicekunder.

Faktura som stopper i vedlikehold elektronisk faktura har feil som må korrigeres før faktura kan sendes på flyt. Vanlige eksempler på slike feil er ugyldig brukerreferanse, ingen kobling mot leverandør, duplikat fakturanummer og ugyldig ordrenummer. 

Det er først når faktura behandles her og overføres til flyt at faktura havner enten i forkontroll eller til attestasjon for behandling. 

Filstien til menypunktet for vedlikehold elektronisk faktura ser du i bildet under.

Vedlikeholdsbildet

I bildet under ser du at fakturaene i oversikten er fargekodet.

Fargeforklaring:

• Grå – Faktura er OK og klar for overføring til flyt
• Gul – Faktura har mangler (for eksempel ugyldig brukerreferanse eller ordrenummer) men kan overføres til flyt
• Rød – Faktura har mangler som må korrigeres før overføring til flyt

Dersom faktura markert i gul overføres til flyt uten korrigeringer, vil faktura stoppe i forkontrollen. Dersom du korrigerer en faktura som er gul eller rød, vil den bli grå dersom alt er ok. 

To kriterier må være oppfylt før leverandør blir koblet mot faktura. Både organisasjonsnummer og kontonummer blir validert mot opplysningene fra faktura. Hvis en eller begge kriterier er ulik stopper fakturaen i vedlikehold elektronisk faktura (teknisk forkontroll). Faktura blir markert med rød og har feilmeldingen Leverandør/fakturautsteder er ikke identifisert i Agresso.

Vær oppmerksom på at systemet ikke validerer på nytt etter at endringer er foretatt på leverandørreskontro. For eksempel, hvis det endres til nytt kontonummer, blir det ikke foretatt en ny validering på om kontonummer stemmer med faktura. Vær derfor veldig påpasselig med å registrere korrekt kontonummer og leverandørnummer før faktura sendes videre på flyt.

Slik kan du dele skjerm i vedlikeholdsbildet

Når du har to faner oppe i desktop og vil dele skjerm slik at du kan se vedlikeholdsbildet samtidig som du sjekker leverandørreskontro for eksempel, må du ta musepilen på den ene fanen og dra den ned.

Du får da opp valg om Ny vannrett kategorigruppe eller Ny vertikal fanegruppe. Ved å velge Ny vertikal fanegruppe, får du begge skjembildene ved siden av hverandre.

Logg

Logg finner du nederst i bildet. I loggen kan du se feilmeldinger, hvorfor faktura stoppet i vedlikeholdsbildet og eventuelle kommentarer som blir lagt på. Det er loggen til fakturaen du står på som vises.

Legge til kommentar

Du kan velge å legge til en kommentar på faktura i loggen.

Velg Legg til, legg inn ønsket kommentar i kommentarboksen og trykk OK.

Kommentaren legger seg i loggen sammen med opplysninger om brukernavnet ditt og tidspunkt for endring.

Korrigere faktura

Velg forstørrelsesglasset på fakturalinjen for å åpne faktura for korrigering.

Du kan ikke endre de grå feltene.

Øverst i skjermbildet har du navigeringspiler for å gå direkte til neste faktura på listen.

Lagre faktura

Når nødvendige korrigeringer er gjort, velger du Lagre nederst i bildet eller trykker F12.

Avvise faktura

• Velg Avvise
• Legg inn kommentar
• Velg Lagre

Faktura blir avvist og kan ikke overføres til flyt.

Se vedlegg til faktura

Marker ønsket faktura eller zoom inn på ønsket faktura.

• Velg Dokumentarkiv fra menylinjen øverst

Her ligger faktura og alle vedlegg knyttet til denne.

Overføre faktura til flyt

Når faktura er klar for å overføres til flyt:

• Haker du av for faktura som skal overføres
• Velger Overfør og deretter OK

Fakturaene legges nå klar til overføring og overføres til flyten.

Søkekriterier

I oversiktsbildet på faktura i vedlikeholdsbildet kan du legge inn søkekriterier for å begrense utvalget.

Du kan velge å se alle fakturaene eller de som er klar for overføring (grå), har advarsel (gul), har feil (rød) eller de som er avvist.

Det er ikke mulig å sende faktura som er avvist i vedlikeholdsbildet til overføring.

Du kan søke på datointervall for mottaksdato for faktura.