Årsavslutning regnskap

Tips

• Fakturaene er tilgjengelige for behandling i Contempus/Basware/Unit4 ERP fortløpende, det vil si før e-postvarsel sendes fra systemene.
• Husk vikarfunksjonen. Dette er spesielt viktig for å kunne oppnå en optimal arbeidsflyt.

Når må fakturaene være godkjent?

Innland og utland

Contempus

Alle fakturaer som skal være med på remitteringen 30. desember 2021, må være endelig godkjent og etterkontrollert i Contempus innen 29. desember, kl. 16.00. Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 29. desember kl. 14.00.

Basware

Overføring av faktura fra Basware må skje innen 30. desember kl. 10.00.

Unit4 ERP

Alle faktura som er endelig godkjent og etterkontrollert i Unit4 ERP innen 30. desember kl. 10.00 blir med på remitteringen.

Ordinær remittering i jula 2021 er 23. , 28. og 30. desember.

Virksomheter som ikke ønsker remittering tirsdag 28. desember 2021 og/eller torsdag 30. desember, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

Remittering i romjula starter kl. 10.30.

Blir faktura med i kontantregnskapet for 2021?

For at faktura skal bli med i kontantregnskapet for 2021 må avregningsretur ha blitt lest inn korrekt i Unit4 ERP innen 31. desember 2021. For innenlandsbetalinger kan forfall på faktura være 31. desember. For utenlandsbetalinger kan siste forfall være avvikende. Sjekk eventuelt med banken hva siste forfallsdato må være for å få faktura belastet inneværende år.

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres etter bilagsfristene. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere umiddelbart ta kontakt med oss via egen kundekontakt i regnskapsdivisjonen. Da utsetter vi årsoppgjørsposteringer for å unngå dobbeltarbeid inntil korrigeringene er foretatt, se rutine 9.3 Ompostering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13.

Innrapportering til statsregnskapet

Vi viser ellers til DFØs rutiner for årsavslutning, og årlig rundskriv fra Finansdepartementet som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.  

Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet

Etter rapporteringen til statsregnskapet er det behov for å foreta posteringer i regnskapet som ikke påvirker kontantregnskapet, med følgende frister:

Omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp, korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike omposteringer, må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ via kundekontakt i regnskapsdivisjonen slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta disse korreksjonene i tide til den ordinære rapporteringen.

Se også Rutiner delservice og fullservice

Avstemmingsmappen 2021

Bruttobudsjetterte virksomheter som følger SRS skal ikke foreta posteringer med kontanteffekt etter fristene som er gitt over, uten at dette er klarert med DFØ.

Når alle avstemminger for 2021 er fullført, skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 28. februar 2022.

Deretter har dere som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2021 sender dere til oss senest 16. mars 2022.

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Innrapportering til statsregnskapet

Ettersom det ikke skal gjennomføres posteringer i regnskapet etter P-rapporten per desember 2021, skal rapporteringen bekreftes gjennom en signert P-rapport fra virksomheten til DFØ.

Virksomheter som ikke er i stand til å rapportere P-rapport innen 9. februar 2022 må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

Avstemmingsmappen 2021

Virksomheter som har behov for at avstemmingsmappen ferdigstilles før 28. februar, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

Når alle avstemminger for 2021 er fullført, skal dere sende inn endelig avstemmingsoversikt til oss. Vi planlegger ferdigstilling for samtlige avstemminger til 28. februar 2022.

Deretter har dere som vanlig, to uker på å foreta en rimelighetsvurdering av periodens avstemminger. Signert avstemmingsoversikt for alle avstemminger i 2021 sender dere til oss senest 16. mars 2022.

På grunn av stor pågang frem mot jul må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid. Det er ikke nødvendig å sende inn saker på fakturaer dere ikke har mottatt. 

Alle faktura mottatt hos DFØ innen 24. desember og godkjent av dere innen fristen, utbetales innen 30. desember 2021.

Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2022 med fakturadato i 2021. Dette betyr at leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for manuelle periodiseringer for å sikre at årsregnskapet med noter blir riktig.

Alle virksomheter må foreta en vurdering av om det er behov for slike periodiseringer.

Spørring på faktura bokført i 2022 med fakturadato (bilagsdato) i 2021

Vi har utarbeidet en browserspørring i Unit4 ERP som kan benyttes til dette formålet: LG - Fakt.dato 2021, bokført 2022. Spørringen vil være klar for bruk 4. januar 2022.

Spørringen kan finnes under fanen Rapporter i Unit4 ERP Desktop og i Rapporter-menypunktet i Unit4 ERP Web, og er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2021 som er bokført i 2022, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuell fradragsført merverdiavgift. Det er mulig å benytte pil-knappene på verktøylinjen for å vise alle bilagene som inngår.

Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen, kan dere ta kontakt med kunde- og kompetansetjenester regnskap for bistand.

Vurdering av behov for periodisering

Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2022 med fakturadato i 2021 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1 skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

Vurderingen skal dokumenteres, for eksempel ved å påføre en vurdering på en utskrift av spørringen.

Kontering og bokføring av bilag

Periodiseringen skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2021. Dette gjøres ved å bokføre bilaget med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

Bilaget skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 202112 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkontoer. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter som er merverdiavgiftsregistrerte eller omfattet av nettoføringsordningen.

For å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter i for stor grad, er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke benyttes i rapportene. Dette kan for eksempel gjøres ved å føre periodiseringen med én samlet sum mot én resultatkonto uten dimensjonsverdier (alternativt med dummy-verdier).

Bilaget tilbakeføres i periode 202201.

Frist for vurdering og innsending/bokføring av bilag

Vurdering av behovet for periodisering og bokføring av bilag må gjennomføres senest tirsdag 18. januar 2022.

Fullservicekunder oversender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører dette selv i regnskapssystemet.

Bilaget vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Ved å vente til en større andel inngående fakturaer fra 2021 er bokført i regnskapet, økes kvaliteten på vurderingen.

Særlig for virksomheter som benytter de statlige regnskapsstandardene

Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet, og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader til denne typen posteringer, på samme måte som øvrige periodiseringer av påløpte kostnader.

På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring skal inngående fakturaer med fakturadato i 2021 inngå i leverandørgjelden per 31. desember 2021. Dette medfører at det ikke er mulig å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2021 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2022. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

Det er ikke i henhold til regelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemene Contempus, Basware eller Unit4 ERP, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

Se også punktet ovenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2022 som har fakturadato i 2021.

Ordinær remittering i jula 2021 er 28.- og 30. desember.

Virksomheter som ikke ønsker remittering 28.  og 30. desember 2020, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

Remittering i romjula starter kl. 10.30.

DFØ stenger og åpner perioder ved årsskifte i Unit4 ERP lørdag 1. januar 2022.

Contempus 

For at fakturaen skal bli bokført i 2021 må den være godkjent og etterkontrollert innen 31. desember 2021 kl. 20.00.

Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 31. desember 2021 kl. 10.00.

Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2021, oversendes virksomheten per e-post.

Basware 

For at fakturaen skal bli bokført i 2021, må den være godkjent og overført innen fredag 7. januar 2022 kl. 15.45.

DFØ stenger og åpner perioder ved årsskifte i Basware fredag 7. januar 2022 innen kl. 15.45. Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2021 oversendes virksomheten per e-post.

Unit4 ERP

For at fakturaen skal bli bokført i 2021, må den være godkjent og etterkontrollert innen mandag 3. januar 2022 kl. 20.00 for kunder som fører etter kontantprinsippet og onsdag 5. januar kl. 20.00 for SRS-kunder.

Siste utfakturering for virksomheter der DFØ utfører utfaktureringen, er onsdag 29. desember 2021.

Det kjøres ikke purringer i mellomjula 2021 for virksomheter DFØ utfører denne oppgaven for.

Ved årsskifte, fra og med januar til og med mars, oppdateres periode 12 for fjoråret, samt inneværende år. 

Fra og med april til og med desember er det kun inneværende år som blir oppdatert.

Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer for kontant og SRS finner dere her.

Statens pensjonskasse (SPK) vil i midten av desember sende ut faktura på pensjonspremie for 6. termin. Fakturaen vil ha forfall i 2021 eller 2022, avhengig av hvilken pensjonspremieavtale dere har med SPK. Dere må sørge for at fakturaen er ferdig behandlet i fakturasystemet i tide slik at den blir betalt ved forfall.

For bruttobudsjetterte virksomheter er det viktig at fakturaen betales ved forfall, da dette påvirker det rapporterte mellomværendet i S-rapporten for desember.

Vi vil i begynnelsen av januar avstemme pensjonspremien for å finne årets differanse mellom det som er avsatt fra lønnssystemet og det som er fakturert fra SPK (dette gjelder kunder som får levert både lønns- og regnskapstjenester fra DFØ). Differansen skal resultatføres i regnskapet sammen med en tilhørende arbeidsgiveravgift som beregnes i avstemmingsmappens fane E1. Vi vil lage et utkast til korreksjonsbilag med konto og beløp, men dere må selv fullføre konteringen av bilaget med relevante dimensjonsverdier. Vi anbefaler at bilaget bokføres på overordnet nivå i regnskapet, for eksempel på et sentralt koststed med virksomhetens utgiftskapittel.

Håndteringen av bilaget følger de ordinære fristene for bilag som skal bokføres innen rapporteringen til statsregnskapet:

Bruttobudsjetterte virksomheter

• Fullservicekunder: 6. januar 
• Delservicekunder: 7. januar

Nettobudsjetterte virksomheter

• Fullservicekunder: 31. januar
• Delservicekunder: 8. februar

Vi vil sørge for at differansen rapporteres i a-meldingen for desember.

Stegene i årsavstemmingen og arbeidsdelingen mellom oss og dere er omtalt i avstemmingsveiledningen til fane E1 Avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.