Etablere effektiv internkontroll
Økonomiregelverkets krav til internkontroll i statlige virksomheter innebærer at det samlede styrings- og kontrollopplegget7 skal tilpasses risiko, vesentlighet og egenart. Det betyr at ledelsen må vurdere virksomhetens behov og ambisjoner for internkontroll.
Virksomhetens internkontrollsystem
En effektiv internkontroll forutsetter at virksomheten har etablert et fundament for internkontroll som understøtter de ambisjonene virksomheten har. Virksomhetens styrings- og kontrollmiljø, samt informasjon og kommunikasjon, inngår i dette fundamentet. Videre forutsetter en effektiv internkontroll en strukturert tilnærming som legger til rette for kontinuerlig forbedring og tilpasning til endrede forutsetninger og risikoer. Samlet utgjør disse dimensjonene det som i denne veilederen omtales som virksomhetens internkontrollsystem.
«Internkontroll er ikke et system eller en pakke en virksomhet kan kjøpe seg»
Trekanten i midten av figuren representerer virksomheten. Virksomhetens samfunnsoppdrag skal utføres på en måte som bidrar til at de tre internkontroll-målsettingene målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler oppfylles. Virksomhetens evne til å oppfylle mål og krav påvirkes av virksomhetens styrings- og kontrollmiljø og av hvordan informasjons- og kommunikasjonsflyten fungerer i virksomheten. Disse to elementene ligger som et fundament for virksomhetens internkontroll og inngår som en del av trekanten i figuren. Fundamentet utgjør en viktig premiss for hvordan internkontrollen etterleves og fungerer i praksis.
Sirkelen i figuren viser en metode bestående av en prosess i seks steg, heretter omtalt som internkontrollprosessen. En systematisk gjennomføring av disse seks stegene vil bidra til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene, samt bidra til kontinuerlig forbedring av virksomheten. Selv for virksomheter som har arbeidet mye med internkontroll, kan det være behov for en mer enhetlig og helhetlig tilnærming og en mer strukturert prosess, noe denne metoden legger til rette for.
Metoden som presenteres her vil være egnet både ved etablering8 og ved forbedring av internkontroll.
7Reglementet §§ 4, 10 og 16 og bestemmelsene punkt 1.2, 1.3, 1.5.2, 1.5.3, 2.2, 2.4, 2.5.3, 2.5.5, 2.6, 4.3.6, 5.4.2.2, 6.5, 7.4 og 8.5.
8Med etablering forstås både etablering av internkontroll når det opprettes ny virksomhet, og etablering av intern- kontroll når virksomheten får ansvar for nye områder, prosesser mv.