Formelt og uformelt miljø må virke sammen

Styrings- og kontrollmiljøet omfatter alt fra forhold som holdninger, atferd, verdier og kompetanse til hvordan ledelsen fordeler ansvar og myndighet, organiserer arbeidet og utvikler virksomhetens menneskelige ressurser. Styrings- og kontrollmiljøet består følgelig av både det formelle og det uformelle i virksomheten. Det formelle omfatter formaliserte og dokumenterte krav som alle ansatte forventes å etterleve. Det uformelle dreier seg om holdninger, verdier og normer som preger virksomheten, gjerne omtalt som virksomhetskulturen. God internkontroll er avhengig av at det skapes en god sammenheng og overlapp mellom det formelle og det uformelle styrings- og kontrollmiljøet.

Som leder har du en viktig rolle med hensyn til å utvikle og forme ønsket styrings- og kontrollmiljø i virksomheten. Ledelsen setter standarder og prinsipper for virksomheten og viser hva som skal vektlegges og prioriteres. Ledelsens egen atferd, etikk og holdninger, ofte omtalt som «tonen på toppen», har stor betydning for at alle ansatte forstår og etterlever etablert internkontroll. Varige endringer er bare mulig dersom holdninger og måten de ansatte tenker på, endres. Et godt styrings- og kontrollmiljø vil kunne bidra til mindre ressursbruk knyttet til etterkontroller, rapportering og oppfølging fra ledelsen.

Som leder er det viktig å legge til rette for at de ansatte har kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å utføre arbeidsoppgavene sine på en hensiktsmessig og effektiv måte. Dette omfatter blant annet å sørge for at alle ansatte forstår sitt individuelle ansvar for internkontroll. Medarbeidere som forstår sin rolle og mestrer sine arbeidsoppgaver, bidrar til et godt arbeidsmiljø gjennom motivasjon og trivsel. Og et godt arbeidsmiljø bidrar til at virksomheten når målene sine, ved at medarbeidere utfører arbeidsoppgavene sine effektivt og hensiktsmessig og etterlever lover og regler, samt interne policyer og prosedyrer.

Tydeliggjør myndighet, roller og ansvar

Internkontroll er i stor grad et spørsmål om myndighet, roller og ansvar. Det finnes flere eksempler på at svikt i internkontrollen har hatt sin årsak i at ansatte har hatt et ansvar eller myndighet de ikke var kjent med, eller som ikke var fullt ut forstått. Det er derfor viktig å tydeliggjøre myndighet, roller og ansvar i virksomheten, herunder at det å ha lederansvar i en linjeorganisasjon også innebærer å ha ansvar for internkontroll innenfor eget ansvarsområde.

Dokumenter internkontrollen

Som leder har du et ansvar for å påse at internkontrollen kan dokumenteres. ⁹Dokumentasjonskravet omfatter både at det i nødvendig grad foreligger beskrivelser av etablert internkontroll i form av roller, ansvar, systemer, rutiner. mv., og at selve gjennomføringen av etablert internkontroll kan dokumenteres. ¹⁰Økonomiregelverket stiller blant annet konkrete krav til dokumentasjon av transaksjonskontroller, aggregerte kontroller og etterkontroller, samt krav til hva som skal dokumenteres, og hvordan dokumentasjonen skal oppbevares. Virksomhetens krav til dokumentasjonen og hvor denne skal oppbevares, bør være beskrevet i prosedyrene. Utforming og omfang av dokumentasjon bør, innenfor de rammene som økonomiregelverket setter, gjenspeile virksomhetens tilpasninger til risiko, vesentlighet og egenart.

Tilpass kommunikasjonsflyten til behovet

Som leder er det viktig å sørge for at virksomheten har en informasjons- og kommunikasjonsflyt som i størst mulig grad er integrert i virksomhetens styring og drift. Dette for å sikre at viktig informasjon identifiseres, håndteres og rapporteres til rett tid og til rett nivå. En informasjons- og kommunikasjonsflyt som er tilpasset behovet i virksomheten, bidrar til at ledere og medarbeidere gjøres kjent med og forstår hvilket ansvar de har, hva de skal gjøre, og hvordan de skal gjøre det. Informasjon og kommunikasjon er også viktig for motivasjon og prioritering i forbindelse med gjennomføringen av internkontrolltiltak. God informasjon og kommunikasjon internt er også avgjørende for at ledelsen mottar informasjon som gjør dem i stand til å vurdere om internkontrollsystemet er tilpasset behovet og fungerer som forutsatt. Velfungerende informasjon og kommunikasjon er således en forutsetning for å kunne styre og kontrollere, og er dessuten nødvendig på alle nivåer og på tvers av den formelle organisasjonsstrukturen. For enkelte virksomheter er gode informasjons- og kommunikasjonskanaler mot eksterne parter særlig viktig.

^{9Bestemmelsene punkt 2.4.
10For eksempel bestemmelsene punkt 2.5.}