Status etter to års drift

Ledelsen oppsummerte situasjonen etter to års drift. DM hadde bygget opp god kompetanse og kapasitet. DM hadde utviklet metodeverk og veiledningsmateriell. DM leverte kurs og rådgivning og Miljøavtrykksportalen var etablert. Resultatene var likevel ikke som forventet. Statistikken på Miljøavtrykksportalen viste at kun 24 virksomheter hadde dokumentert sitt miljøavtrykk, og 10 hadde også redusert miljøavtrykket. Det var relativt beskjedent når målgruppen var 200 virksomheter. Figuren viser prosentfordelingen per 2013:

Ledelsen i DM var i dialog med departementet og diskuterte hvordan de best kunne få fortgang i arbeidet med dokumentasjon og reduksjon av miljøavtrykk i staten. I samråd med departementet gjennomførte DM en utredning i begynnelsen av 2014. Utredningen ga to hovedfunn:

1. Det var frivillig å dokumentere miljøavtrykk – kun de mest miljøbevisste virksomhetene hadde gjort dette.
2. Det var krevende – de som hadde dokumentert eller redusert hadde fått rådgivningsbistand fra DM.

I tillegg kommenterte flere virksomheter at Miljøavtrykksportalen var lite brukervennlig.

Departementet og DM var enige om at en regelverksendring og økt rådgivningskapasitet fra DMs side var nødvendig for å få fortgang i både dokumentasjon og reduksjon av miljøavtrykk. Departementet gjennomførte en høring om regelverksendringer høsten 2014, og fikk tilslutning til dette.

Regelverksendring og ABE-reform

I 2015 besluttet departementet regelverksendringer:

• Dokumentasjon av miljøavtrykk ble obligatorisk for alle statlige virksomheter.
• Alle statlige virksomheter skulle dokumentere sitt miljøavtrykk innen 2019.
• Dokumentasjonen skulle baseres på DM sin anerkjente metodikk.
• Virksomhetenes dokumenterte miljøavtrykk skulle registreres i Miljøavtrykksportalen.

Regelverksendringen ga DM tydeligere og mer utfordrende resultatkrav. Det var forventet en kraftig økning i etterspørselen etter rådgivningstjenester. Med utgangspunkt i målsettingen om at alle statlige virksomheter skulle ha dokumentert sitt miljøavtrykk innen 2019, utarbeidet DM en femårsplan for rådgivingsbistand.

DM ønsket også å bistå flere virksomheter med å redusere sitt miljøavtrykk, for å bidra til konkrete og målbare miljøeffekter for samfunnet. Femårsplanen inkluderte både dokumentasjons- og reduksjonsprosjekter:

For å kunne realisere femårsplanen, og bruke vesentlig mer ressurser på rådgivning enn før, måtte DM bruke mindre ressurser på andre områder.  

I 2015 fikk DM også strammere økonomiske rammer som følge av ABE-reformen. Samtidig hadde ledelsen ambisjoner om å frigjøre midler fra drift til investering (utvikle en app for å gjøre Miljøavtrykksportalen lettere tilgjengelig og mer brukervennlig). Strammere rammer og ønske om frigjøring av midler var gode incitamenter for effektivisering og prioritering av ressursbruken. På hvilke områder var det eventuelt fornuftig å ta rene kutt, redusere aktivitetsnivå eller effektivisere?

Mangelfull styringsinformasjon

DM hadde etablert gode prosesser for å innhente resultatinformasjon både på produktnivå og på effektnivå. For eksempel hadde DM god oversikt over antall virksomheter som deltok på kurs, mottok rådgivningsbistand og besøkende på miljøavtrykksportalen. Tilbakemeldinger fra brukere bekreftet at DMs metodeverk og veiledningsmateriell var praktiske og av god kvalitet, og at kursene var nyttige. Kursdeltagerne mente også at de trengte bistand fra DM for å få dokumentert og/eller redusert sitt miljøavtrykk.  

Men DM hadde ikke tilstrekkelig informasjon om ressursbruken. Timeregistreringen var begrenset til registrering av inn- og ut-tid. DM brukte Økonomiinfo til å følge opp kontantregnskapet og det var nyttig i økonomistyringen. Kontantregnskapet for 2015 viste at om lag 80 prosent av utgiftene var lønnsutbetalinger, og at konsulentkjøp utgjorde om lag 10 prosent. Kontantregnskapet viste heller ikke at DM hadde investert over 12 millioner i laboratorie- og analyseutstyr, el-biler, en Miljøavtrykksportal samt IT- og administrativt utstyr som også var viktige for verdiskapningen. Det viste heller ikke hva det faktisk kostet å bruke disse eiendelene i produksjonen. For å kunne gjøre gode prioriteringer og beslutninger etterspurte ledelsen styringsinformasjon som sammenstilte kostnadsinformasjon og resultatinformasjon, for eksempel informasjon om produkter og effekter.