Kostnader ≠ utgifter
For å forstå forskjellen mellom periodisert regnskap og kontantregnskap er det vesentlig å forstå forskjellene mellom kostnader og utgifter. Begrepene brukes ofte om hverandre, men de har ulik betydning.
Kostnader er et uttrykk for forbruk av ressurser målt i kroner, og utgifter et uttrykk for utbetalinger for ytelser som er mottatt målt i kroner.
- Et periodisert regnskap gir kostnadsinformasjon mens kontantregnskapet gir informasjon om utgifter.
- Med periodisert regnskap får vi oversikt over ressursforbruket når aktivitetene skjer. I kontantregnskapet får vi oversikt over utgiftene når utbetalingene skjer.
Kostnadsinformasjon, koblet med resultatinformasjon, er svært relevant for å prioritere og styre ressursbruken for å sikre god måloppnåelse og effektiv ressursbruk.
Et periodisert regnskap ført etter SRS gir nyttig tilleggsinformasjon
Sammenlignet med kontantregnskap gir et periodisert regnskap ført etter de statlige regnskapsstandene (SRS) nyttig tilleggsinformasjon for styring.
- Viser et fullstendig regnskap, et SRS-regnskap har informasjon om inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.
- Bedre for sammenligning av ressursbruk og produktivitet over tid. I et SRS-regnskap vises for eksempel kostnader for overtid og bruk av konsulenter i den perioden overtiden ble opptjent og konsulentene jobbet, ikke når overtid og konsulentfaktura betales (gjerne flere måneder senere). I et kontantregnskap føres utgiften for overtid og konsulentbruk i den perioden det utbetales. Et annet eksempel er investeringer. I et SRS-regnskap periodiseres investeringen ut over forventet økonomisk levetid i form av avskrivninger. I et kontantregnskap utgiftsføres investeringen 100 prosent i den perioden det investeres, mens bruken er «gratis». Utgiftene vil i enkelte perioder derfor være langt større enn kostnadene, og vice versa.
- Bedre grunnlag for bevilgningskontroll. Oversikt over gjeld og fordringer i balansen gir bedre grunnlag for å lage prognoser for inn- og utbetalinger inneværende år, og oversikt over hvilke inn- og utbetalinger fra årets aktivitet som belastes neste års kontantregnskap (og dermed skal dekkes av kontantrammen det året).
SRS gir merverdi i virksomhetsstyringen
Et periodisert regnskap ført etter SRS gir blant annet informasjon om driftskostnader etter art. Driftskostnadene inndeles gjerne i kategorier som lønnskostnader, avskrivninger og andre driftskostnader. For å gi merverdi i virksomhetsstyringen må kostnadene fordeles / henføres på det virksomheten trenger styringsinformasjon om. For mange virksomheter vil det være aktiviteter, produkter og tjenester, jamfør resultatkjeden under:
Vanligvis må virksomhetene tilpasse sin økonomimodell for å muliggjøre og etablere systematisk fordeling av lønnskostnader (for eksempel med aktivitets- og tidsregistrering), avskrivninger og andre kostnader til det virksomheten trenger styringsinformasjon om. I tillegg er det viktig å sammenstille kostnadsinformasjonen med aktuell resultatinformasjon, for eksempel antall og kvalitet. Med tilrettelegging og kompetansetiltak gir periodisert regnskap etter SRS merverdi i virksomhetsstyringen. Nytte kan være:
- analyse, sammenligning og vurdering av kostnader (ressursbruk målt i kroner) og produktivitet
- nøkkeltall som sammenstiller kostnader og resultater i styringen, for eksempel kostnad per tilsyn, kostnad per vedtak og kostnad per kurs.
- innsikt om sammenheng mellom kostnader og resultater til bruk i planlegging og budsjettering, samt oppfølging og rapportering for å sikre god måloppnåelse og effektiv ressursbruk.
Informasjon om hva det koster kan også brukes som underlag for fakturering ved salg av produkter, dokumentasjon av kostnader for eksternfinansierte prosjekter og for fastsetting av gebyrer.
Mer informasjon om de statlige regnskapsstandardene (SRS) finner du her.