Tydelige posisjoner i en tidlig fase i utviklingen av nytt regelverk setter regjeringen i stand til å medvirke og bidra i EUs politikk- og regelverksutforming, og kan også gi viktige politiske føringer for norske representanter i forberedende ekspertgrupper og komiteer. Arbeidet med norsk posisjon bør starte så raskt man blir kjent med politikk- og regelverksprosesser i EU som kan ha vesentlig betydning for Norge.
Man må vurdere hva som anses som saker av «vesentlig betydning», i hvert enkelt tilfelle, men det er gjerne saker som krever lovendring eller har vesentlige økonomiske eller administrative virkninger, samt saker som krever forskriftsendringer som vurderes å gripe vesentlig inn i norsk handlefrihet.
EU-prosesser i tidlig fase kan identifiseres blant annet i Europakommisjonens arbeidsprogram, veikart, arbeidsdokumenter, konsekvensvurderinger, rettsakters revisjonsklausuler, grønnbøker, hvitbøker og meldinger samt via deltakelse i EU-byråer, ekspertgrupper og komiteer. EU-delegasjonen og EFTA-sekretariatet er sentrale kontaktpunkter.
Det er viktig at berørte parter involveres. Avsnitt 3.3.3 fastsetter utfyllende bestemmelser om høring i Norge av forslag til nytt EU-regelverk.
For å kunne medvirke på en effektiv måte skal man utarbeide en foreløpig norsk posisjon i god tid før den reelle behandlingen begynner i EU. Det er derfor viktig å avklare forventet tidsplan for behandling i EU. I særlig komplekse saker, eller dersom EUs egen tidsplan gir rom for det, kan man gå noe utover tremånedersfristen i utarbeiding av en foreløpig norsk posisjon.
Foreløpig posisjon må inneholde et overordnet norsk syn på saken. Posisjonen bør også inneholde mer konkrete norske synspunkter på hovedelementene i forslaget. En foreløpig avklaring av EØS- og Schengen-relevans bør gjennomføres mens det ennå er mulig for Norge å medvirke i EUs beslutningsprosess. Man kan justere norsk posisjon over tid når EUs forslag videreutvikles og mulige virkninger for Norge blir ytterligere klargjort. Etter at Kommisjonen har publisert forslag, må ansvarlig departement være spesielt oppmerksomt på endringsforslag fra Rådet og Europaparlamentet, slik at man kan videreutvikle norsk posisjon og gjøre den relevant for nye tekster som er til behandling.
Norsk foreløpig posisjon og norsk posisjon skal bygge på beslutnings- grunnlaget som beskrevet i kapittel 2 (de seks spørsmålene).
5.4.1 Spesialutvalg for EØS-saker
Spesialutvalgene legger til rette for god samordning mellom departementene i regelverkssaker. Ansvarlig departement skal sørge for at alle sider av saken blir belyst. Berørte departementer skal bidra til dette.
Ledelse og sekretariatsansvar for det enkelte utvalget ligger i det departementet som har forvaltningsmessig hovedansvar for spesialutvalgets arbeidsområde. Statsministerens kontor, Utenriksdepartementet og Finansdepartementet har møterett i alle utvalg. Andre departementer inviteres når de er berørt av de sakene som er til behandling. Ansvarlig departement kan bruke skriftlig prosedyre for saker man antar ikke har vesentlige betydning for andre departementer, eller dersom andre hensyn tilsier det. Hvis det ansvarlige departementet mener at en sak åpenbart ikke er relevant for andre departementer, trenger man ikke å legge frem saken i spesialutvalg. Dette kan blant annet gjelde saker som faller inn under EFTAs hurtigprosedyre.
Spesialutvalget er et viktig forum for å dele informasjon og drøfte saker som er i en tidlig fase i EU, slik at man kan samordne medvirkning på en hensiktsmessig måte mellom departementene. Det ansvarlige departementet skal normalt bruke spesialutvalget til å avklare foreløpig norsk posisjon når Europakommisjonen har lagt frem et forslag til nytt EU-regelverk.
Det ansvarlige departementet skal normalt også bruke spesialutvalget til å drøfte norsk posisjon etter at regelverket er vedtatt i EU.
5.4.2 Spesialutvalg for Justis- og innenrikssaker
Spesialutvalget skal bidra til å samordne saker som gjelder Schengen-regelverk, mellom departementene. Utvalget består av representanter fra Justis- og beredskapsdepartementet og Utenriksdepartementet. EU-delegasjonen kan delta med justisråd og/eller migrasjonsråd. Andre departementer og underliggende virksomheter kan inviteres ved behov. Ledelses- og sekretariatsansvaret ligger i Justis- og beredskapsdepartementet. Statsministerens kontor og Finansdepartementet har møterett.
Behandlingen i spesialutvalget skal sikre at alle sider ved en sak blir belyst. På møtene skal deltakerne utveksle informasjon om saker som blir forberedt, er fremlagt eller er under behandling i EU-systemet, og som kan berøre Norges forhold til EU. Dette gjelder særlig utkast til rettsakter som nylig er eller snarlig ventes å bli lagt frem til diskusjon i Fellesorganet, samt spørsmål som knytter seg til notifisering og gjennomføring i Norge av vedtatte rettsakter.
På bakgrunn av behandlingen i det ansvarlige departementet skal utvalget søke å tilrettelegge norske posisjoner. Forslag til norsk posisjon skal utarbeides i hver enkelt sak og ligge til grunn for spesialutvalgets diskusjoner.