Attestere faktura

Se instruksjonsfilm for attestering av faktura

Når du mottar en faktura i attestantsteget må denne konteres og sendes til godkjenning. Eventuelt kan du videresende eller avvise den. Se veiledningen for handlingsalternativer ved behandling av faktura for ulike alternativer.

Når du får en faktura til attestasjon mottar du en e-post med lenke. Du kan også hente frem oppgavene dine via oppgaveikonet øverst til høyre i skjermbildet:

Attestere og sende faktura til godkjenning

Når fakturaen er ferdig kontert, skal den attesteres og sendes til godkjenner.

Enkel modus:

• Trykk Attestere. Fakturaen sendes nå videre i flyten.

Avansert modus:

• Velg Avansert modus
• Hak av for linjene som skal attesteres
• Velg Attestere deretter Lagre

Fakturaen går nå til den som har fullmakt for valgt kontering

Fakturaen kan ikke attesteres og sendes videre før alle obligatoriske konteringsfelter er fylt inn.

Matche leverandørfaktura mot innkjøpsordre

Dersom en faktura tilhørende innkjøp foretatt i innkjøpsløsningen blir lest inn uten gyldig innkjøpsordrenummer, leses den inn som leverandørfaktura. 

Som attestant kan du manuelt koble faktura til innkjøpsordre slik at fakturaen går på ny flyt som innkjøpsfaktura.

Se egen brukerveiledning for matching av leverandørfaktura mot innkjøpsordre.

Kontere faktura

Konteringslinjen vil ligge med konto 9993. Dette er en mottakskonto og skal overskrives ved kontering. Dersom det blir forsøkt å attestere faktura med konto 9993 vil faktura gå i loop tilbake til deg.

Fyll inn verdier i feltene Konto, Koststed og de andre dimensjonsverdiene som fakturaen skal belastes mot. Flere av feltene er allerede ferdig utfylt, slik at verdiene må overstyres dersom de skal endres.

Det finnes flere måter å hente fram en verdi i konteringsfeltene.

Alternativ 1

Trykk på boksen til høyre for feltene. Du får opp felthjelp.

Her velger du enten Søk for å få opp alle verdier eller filtrerer søket for å enklere komme frem til begrepet du ønsker.

Alternativ 2

Du kan søke ved å skrive inn i feltene, nummer og/eller navn. Når du begynner å skrive kommer det opp forslagsverdier i liste under søkeruten. Verdilisten vil minimeres til det som blir skrevet inn. Trykk på ønsket verdi for å hente den opp til feltet.

Alternativ 3

Dersom kontoen er helt unik (det finnes bare én), kan den skrives inn med tall eller bokstaver. For å velge verdien som kommer som forslag kan du trykke på Tab-tasten på tastaturet og du havner automatisk til neste felt.

Når konto er valgt, vil resten av konteringen fylles ut etter konteringsregelen, dersom de er oppgitt.

Bilagstekst

Tekst på konteringslinjen(e) legges i dette feltet. Innholdet i feltet blir med i bokføringen, og kommer ut på enkelte rapporter.

Splitte konteringslinjer

Konteringen på en faktura kan være splittet når den mottas, eller den kan splittes hvis det er ønskelig å belaste beløpet på for eksempel ulike konti/steder/prosjekter. Det kan også være at bare deler av fakturaen du mottar tilhører deg.

Hvis konteringslinjen allerede er splittet vil kun den konteringslinjen som ligger hos deg være synlig. Du kan se i hodedata om du har hele fakturaen til kontering eller kun deler av den.

I eksempelet over er selve fakturaen på kr 50,- mens kun kr 40,- ligger til godkjenning. Det er altså kr 10,- som ligger hos en annen bruker for godkjenning. 

Slik splitter du

Du kan starte med å kontere linja som vanlig. Dette er spesielt hensiktsmessig dersom deler av konteringa skal være lik for flere linjer.

Trykk på Avansert modus.

Du får nå opp alternativer for behandling av konteringslinjene.

For å legge til en ekstra rad, marker linja og trykk Del rad.

Du får en direkte kopi av linjen som var markert, men du må manuelt fylle inn ønsket beløp på den nye raden.

Systemet vil automatisk justere beløpet på den opprinnelige raden tilsvarende beløpet du legger inn på den nye raden.

Dersom det legges til flere konteringslinjer vil beløpet på opprinnelig linje justeres ytterligere tilsvarende beløpet som legges inn på nye rader.

Tilpass konteringen på de nye radene.

Dersom avgiftskode legges inn, korrigeres beløpet og avgiftssummen blir synlig øverst i godkjenningsbildet under Informasjon leverandørfaktura

Slette konteringslinjer

Velg Avansert modus.

For å slette en konteringslinje må den først markeres i boksen til venstre for den linjen som skal slettes. 

Deretter trykker du på Slett.

Beløpet på den opprinnelige linjen vil automatisk endre beløpet tilsvarende linjen som ble slettet slik at faktura balanserer.

Det er ikke mulig å slette opprinnelig (første) rad.

Konteringsmaler

Fakturamaler brukes til å lage konteringsforslag på fakturaer, og defineres for å gjøre det enklere for deg som bruker å behandle dem.

Opprette ny mal

Opprette ny blank mal

• Åpne en oppgave til attestering.
• Velg Avansert modus deretter Opprett/rediger mal.
• Legg inn ønsket kontering og fordeling av beløp.

Opprette mal basert på angitt kontering

• Konter faktura og del linjer og beløp som passer. 
• Velg deretter Opprett/rediger mal.

Konteringen du allerede har påført vil komme opp som forslagsverdier.

Lagre konteringsmal

Velg Lagre som når du er ferdig.

Legg inn ønsket navn på malen.

Velg Privat dersom det kun er du som skal kunne se og bruke malen. Ved å velge Global vil alle i samme firma kunne se og bruke malen.

Korrigere på eksisterende mal

Når du står inne på en oppgave:

Velg Opprett/rediger mal. Hent opp malen du ønsker å redigere.

Gjør ønskede endringer på malen. Velg Lagre som.

Eventuelt endre navn. Velg Overskriv dersom malen skal overskrives. Dersom du ikke haker av her, opprettes en ny mal.

Opprette og redigere maler gjennom menypunkt

Gå til menyen og velg Innkjøp deretter Fakturakonteringsmaler.

Fremgangsmåten er lik som beskrevet over.

Hente maler

Når fakturaen som skal behandles er valgt, trykk Avansert modus deretter Hent mal nede på oppgavelinjen.

I boksen som kommer opp, velg ønsket konteringsmal i nedtrekksmenyen.

Når korrekt mal er valgt, velg Behold.

Konteringsradene deles og fylles ut i henhold til malen.

Legge til kommentar

Du kan legge inn kommentarer på en faktura. Dette legges inn i arbeidsflytloggen. Kommentaren følger konteringsraden du står på resten av flyten.

Legge til vedlegg

Det er mulig å legge til vedlegg på en faktura. Dette kan f.eks. være deltakerlister, timelister, refusjonskrav, osv.

Trykk på bindersen oppe i høyre hjørne.

Du får opp et pop-up-vindu.

Velg Legg til dokument 

Velg dokumenttype Vedlegg til inngående faktura deretter velg Opplasting og velg ønsket dokument.

• Trykk Lagre
• Kryss ut vinduet

Du kan bla deg mellom vedleggene på en oppgave ved å navigere med pilene nede til høyre under fakturabildet.

For å se nylig opplastede dokumenter her, må du åpne oppgaven på nytt.

Merke faktura som sensitiv

Åpne fakturaen og gå til boksen for dokumenttype.

Du kan velge om kun fakturabildet (side 1), kun vedleggene eller alle sidene skal merkes som sensitiv.

Dersom fakturabildet er sensitivt

• Endre dokumenttype til Sensitive dokument i første boks.

Dersom vedlegg er sensitive

• Endre dokumenttype til Sensitive vedlegg i andre boks.

Når dokumenttypene er valgt velger du Lagre i boksen for dokumenttype.

Endre størrelsen på visningen

Dra linjen til venstre for å justere størrelsen på fakturabildet.