Godkjenne faktura

Se instruksjonsfilm for hvordan du godkjenner en faktura.

Den som har budsjettansvar kan godkjenne fakturaer for det kostnadssted vedkommende har fullmakt til å godkjenne på.

Når du får en faktura til godkjenning mottar du en e-post med en lenke. Du kan også hente frem oppgavene dine her:

Godkjenne leverandørfaktura

Som godkjenner mottar du oppgaven ferdig kontert og skal godkjenne faktura. Eventuelt kan denne videresendes eller avvises. Se brukerveiledningen Handlingsalternativer ved behandling av faktura for ulike alternativer.

Kontroller konteringen som attestanten har gjort. Som godkjenner har du ikke tilgang til å endre kontering.

Godkjenne hele fakturaen

• Velg Godkjenne. Fakturaen godkjennes.

Splittet faktura til godkjenning

Dersom faktura er splittet på flere rader fordelt til ulike godkjennere, ser du kun raden(e) som ligger hos deg til godkjenning.

Under Informasjon leverandørfaktura ser du hvor stor del av fakturaen som ligger til godkjenning hos deg. 

• Sum fakturabeløp viser den samlede summen på faktura 
• Til godkjenning viser summen som er sendt til deg for godkjenning

Godkjenne deler av faktura

• Velg Avansert modus
• Hak av for de radene du ønsker å godkjenne
• Velg Godkjenne og deretter Lagre

Når fakturaen er ferdig godkjent sendes den til bokføring dersom den ikke slår ut på noen etterkontrollskriterier. 

Noen faktura kan også gå til godkjenner 2 dersom dette er satt opp i fullmaktsarket.

Korrigere leverandørfaktura

• Dersom det er feil på konteringen kan du velge å avvise til attestanten. I oppgavelinjen nederst i bildet, velg Avvise til attestant
• Dersom det er feil i hodedata (leverandør, beløp, forfallsdato og så videre) kan du velge å avvise faktura til regnskap. I oppgavelinjen nederst i bildet velg Avvise til regnskap. Faktura må attesteres på nytt dersom oppgaven havner til avvik hos regnskap.

Ved å velge symbolet for kart på konteringslinjen, vil du få opp hvor konteringslinjen har vært og hvem som har attestert faktura.

Du finner beskrivelse av korrigering av innkjøpsfaktura nederst i denne veiledningen.

Legge til kommentar

Det kan legges kommentarer på en faktura. Dette legges inn i arbeidsflytloggen. Kommentaren følger konteringsraden du står på resten av flyten.

Merke faktura som sensitiv

Åpne fakturaen og gå til boksen for dokumenttype.

Du kan velge om kun fakturabildet (side 1), kun vedleggene eller alle sidene skal merkes som sensitiv.

Dersom fakturabildet er sensitivt

• Endre dokumenttype til Sensitive dokumenti første boks.

Dersom vedlegg er sensitive

• Endre dokumenttype til Sensitive vedlegg i andre boks.

Når dokumenttypene er valgt velger du Lagre i boksen for dokumenttype.

Legge til vedlegg

Det er mulig å legge til vedlegg på en faktura. Dette kan for eksempel være deltakerlister, timelister, refusjonskrav og så videre.

• Trykk på "bindersikonet" oppe i høyre hjørne. Du får nå opp et pop-up vindu.
• Velg Legg til dokument
• Velg dokumenttype: Vedlegg til inngående faktura deretter velg Opplasting og velg ønsket dokument.

• Trykk Lagre
• Kryss ut vindu.

Du kan bla deg mellom vedleggene på en oppgave ved å navigere med pilene nede til høyre under fakturabildet.

For å se nylig opplastede dokumenter her, må oppgaven åpnes på nytt.

Endre størrelsen på visningen

Dra linjen til venstre for å justere størrelsen på fakturabildet.

Godkjenne innkjøpsfaktura

Dersom du mottar en innkjøpsfaktura til godkjenning er konteringen overført fra innkjøpsordren til innkjøpsfakturaen i forbindelse med at fakturaen ble koblet mot innkjøpsordren.

Kontroller at kontering er korrekt. Som godkjenner har du ikke tilgang til å endre kontering.

• Velg Godkjenne (BDM) for å godkjenne fakturaen.

Matche leverandørfaktura mot innkjøpsordre

Dersom en faktura tilhørende innkjøp foretatt i innkjøpsløsningen blir lest inn uten gyldig innkjøpsordrenummer, leses den inn som leverandørfaktura.

Som godkjenner kan du manuelt koble faktura til innkjøpsordre slik at fakturaen går på ny flyt som innkjøpsfaktura.

Se egen brukerveiledning for matching av leverandørfaktura mot innkjøpsordre.

Korrigere innkjøpsfaktura

Dersom det er feil på faktura knyttet til en innkjøpsordre kan du velge Avvise. Faktura sendes da til rekvirenten på innkjøpsordren.