FYSetat er opptatt av å sikre at besluttede tiltak blir iverksatt og etablert i virksomheten, slik at endringen blir gjennomført og besluttede tiltak blir etterlevd og får ønsket effekt.

Ledelsen i FYSetat har tidligere erfart at jobben ikke er gjort idet tiltakene er utformet, og har innsett hvor viktig det er å prioritere ressurser til å iverksette og gjennomføre besluttede tiltak

De som er ansvarlig for de ulike tiltakene i FYSetat, er i tillegg ansvarlig for å sikre en vellykket implementering. Dette ansvaret innebærer også å ivareta de ovennevnte punktene.

Implementering på virksomhetsnivå

I figur 38 gjengis FYSetats implementeringsaktiviteter knyttet til ett av de fire tiltakene på virksomhetsnivå. Tiltaket gjelder utarbeidelse av policy for internkontroll.

Figur 38: Implementeringsaktiviteter knyttet til tiltaket Utarbeidelse av policy internkontroll.

Implementering på lavere nivåer

Etter at de to nye tiltakene i søknadsbehandlingsprosessen er utformet, er neste trinn å implementere endringen. Nedenfor følger en kort beskrivelse og implementeringsplan for ett av de to tiltakene.

Tiltak 1 – det innføres fullstendighetssjekk av søknader før søknaden går til behandling

Det besluttes at fullstendighetssjekk av søknader med påfølgende retur av ufullstendige søknader innføres etter neste søknadsrunde, dvs. én måned frem i tid. I forkant av implementeringsdato må alle saksbehandlere informeres og gis opplæring i bruk av sjekkliste, brevmal og avkrysningsliste. Siden saksbehandlerne selv har etterspurt en mer effektiv saksgang og har vært med på å foreslå og utforme tiltaket, er det stor forståelse for og tilslutning til det nye tiltaket internt. Søkerne har imidlertid vært vant til å bli kontaktet av saksbehandlerne, som har bidratt med veiledning og hjelp i forbindelse med å fremskaffe nødvendig informasjon til søknaden. 

Det vurderes derfor dit hen at det er et behov for både direkte informasjon i form av brev til allerede registrerte søkere (søkere som søker ofte) og mer generell informasjon på FYSetats internettsider til nye søkere. I informasjonen bør det fremkomme at endringen vil være til søkernes fordel siden saksbehand- lingstiden etter endringen forventes å gå ned.

Prosesseier setter opp en kort implementeringsplan for tiltaket som vist i figur 39.

Figur 39: Implementeringsaktiviteter knyttet til tiltaket det innføres fullstendighetssjekk av søknader før søknaden går til behandling.