Oppfølging skal sikre en systematisk vurdering av internkontrollen og gi virksomhetsledelsen rimelig grad av sikkerhet for at besluttede tiltak etterleves og gir ønsket effekt. Oppfølging kan skje i form av løpende eller frittstående oppfølging eller i en kombinasjon av de to.

Virksomhetsledelsen i FYSetat har hovedansvaret for at virksomhetens internkontrollsystem fungerer effektivt. Virksomhetsledelsen legger i sin oppfølging særlig vekt på tiltak rettet mot virksomhetens vesentligste risikoer og kontroller. I inneværende år er det ikke prioritert å gjennomføre frittstående oppfølging.

5.5.1 Vurdering av om internkontrollen etterleves og gir ønsket effekt

Oppfølging av risikoer på virksomhetsnivå

For risikoen R1 Manglende relevant og riktig kompetanse på tilskuddsområdet og risiko R2 Det gis tilskudd til feil mottaker eller på feil grunnlag ble det besluttet at etablerte tiltak var tilstrekkelige, og at ytterligere tiltak ikke skulle prioriteres.

Virksomhetsledelsen har likevel vurdert det som viktig å følge opp at etablert internkontroll knyttet til disse risikoene fungerer som tiltenkt. Det kommer av at konsekvensen, hvis risikoene inntreffer, er vurdert som høy. Oppfølgingen skjer ved at virksomhetsleder to ganger i året har møter med de respektive avdelingslederne hvor virksomhetsavtalen gjennomgås.

Oppfølging på lavere nivåer

På lavere nivåer skjer oppfølgingen av internkontrollen i FYSetat ved at ledere for de ulike avdelingene følger opp både om internkontrollen etterleves, og om den gir ønsket effekt. Oppfølging skjer gjennom stikkprøvekontroller/tester, analyser og styringsparametere. Ettersom det ikke er hensiktsmessig å følge opp alt, har den enkelte avdelingsleder prioritert de områdene og kontrollene som de anser som viktigst ut fra risiko og vesentlighet innenfor sitt respektive ansvarsområde.

I tillegg til å følge opp at allerede etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt, må det også følges opp at nye tiltak og forbedringer som besluttes, blir gjennomført som forutsatt.

På avdelings- og seksjonsnivå kan det være fornuftig å ha en plan eller oversikt over oppfølgingsoppgaver. Gjennomføring av denne planen danner blant annet grunnlaget for den årlige rapporteringen på internkontrollen som avdelingsledere avgir til virksomhetsleder i november hvert år.

Avdelingsleder for tilskuddsavdelingen har, som vist i figur 41, følgende områder som følges opp løpende gjennom året via styringsparametere og analyser.

Figur 41: Eksempler på oppfølgingsaktiviteter i tilskuddsavdelingen.

Seksjonsleder for søknadsbehandling tilskudd har satt opp følgende oversikt for sitt ansvarsområde.

Figur 42: Eksempler på oppfølgingsaktiviteter i prosessen søknadsbehandling tilskudd.

Tilsvarende oversikter er utarbeidet for øvrige avdelinger og for de prosessene i FYSetat som er definert som vesentlige.

Som tidligere nevnt blir planen for fagansvarlig internkontroll for året godkjent av virksomhets- ledelsen, og statusen på denne blir fulgt opp i avdelingsmøte i juni. Etter hvert vil også denne planen omfatte en oversikt over de oppfølgingsaktivitetene som fagansvarlig internkontroll skal gjennomføre for å følge opp at linjen ivaretar sitt internkontrollansvar på en tilfredsstillende måte.

5.5.2 Bruk av informasjon fra oppfølgingen til styring, læring og forbedring

Ledelsen i FYSetat legger vekt på at oppfølgingen av internkontrollen skal være systematisk og helhetlig. Resultatet fra oppfølgingen brukes følgelig aktivt i forbindelse med planlegging og risikovurderinger for neste år, både på virksomhetsnivå og på lavere nivåer. Ledelsen i FYSetat har også erfart at systematisk oppfølging er et avgjørende element i forbindelse med virksomhetens lærings- og forbedringsarbeid. 

Virksomheten har, som resultat av et mer systematisk arbeid med internkontrollen oppnådd større bevissthet om betydningen av god internkontroll, samt fått bedre oversikt over status og risikoområder som bør prioriteres i internkontrollarbeidet. Dette gir virksomhetsledelsen større trygghet for at virksomheten har en mer systematisk, enhetlig og helhetlig tilnærming i internkontrollarbeidet uavhengig av hvilke personer som leder de ulike avdelingene.

FYSetat erfarer også at forbedringer i internkontrollen har fristilt tid og ressurser for ledere, ved at oppgaver i større grad blir gjort riktig første gang. Selv om det fremdeles er behov for forbedringer i internkontrollen brukes det nå mindre tid på brannslukking, og en har oppnådd en mer hensiktsmessig oppfølging og rapportering. Internkontrollarbeidet har på denne måten bidratt til bedre styring, ved at virksomhetsledelsen kan bruke mer tid på å gjøre de «riktige» tingene og mindre tid på å følge opp og kontrollere for å sikre at virksomheten «gjør tingene riktig».

Virksomhetsledelsen har derfor prioritert å etablere flere arenaer for oppfølging, problemløsing og avvikshåndtering på ulike nivåer i organisasjonen (team, seksjon, avdeling, virksomhet).

Ledergruppen i tilskuddsavdelingen i FYSetat går for eksempel hver måned gjennom registrerte avvik og klagesaker fra søkere. Fagansvarlig internkontroll deltar på disse møtene for å vurdere om det er svakheter denne avdelingen har felles med andre avdelinger, og om det er behov for tiltak på høyere nivå.

Det er dessuten lagt til rette for at eksterne kan gi tilbakemeldinger på for eksempel hvordan de opplever kvaliteten på FYSetats tjenester. Det skjer via internett, og virksomheten gjennomfører også årlige spørreundersøkelser.