Hvilke implementeringsaktiviteter som skal til for at besluttede tiltak skal iverksettes og fungere som forutsatt, avhenger av type tiltak og tiltakets viktighet, kompleksitet og størrelse. Omfanget av implementeringsaktiviteter, herunder behovet for implementeringsplaner, kommunikasjonsplaner og opplæringsaktiviteter, vil naturlig følge av type tiltak, samt om implementeringen organiseres som en linjeaktivitet eller som et prosjekt.

Virksomheter bør i den grad det er mulig, tilstrebe å standardisere metoder og rutiner for implementering. Standardiserte metoder og rutiner på området bidrar til forutsigbarhet og effektivitet i implementeringsprosessen og til å sikre best mulig kvalitet i implementeringen.

4.4.1 Vurdere behovet for implementeringsaktiviteter

Erfaringer viser at det å implementere tiltak ofte undervurderes fordi det tas for gitt at beslutningen er både kjent, forstått og forankret. Det finnes flere eksempler på at virksomheter bruker mye tid og krefter på å utarbeide gode tiltak og planer, mens evnen til å iverksette tiltakene og i praksis gjennomføre det virksomheten har bestemt seg for, svikter. Nye og forbedrede prosedyrer har liten verdi hvis de blir liggende i en skuff og glemt, mens de personene som har ansvar for å gjennomføre oppgaven, løser den slik de «alltid» har gjort.

Et mer alvorlig eksempel er når planer og prosedyrer som omhandler ekstraordinære hendelser, som eksempelvis brann, ikke blir benyttet som forutsatt. Ofte er årsaken at prosedyrene ikke har vært kjent, eller at det ikke har vært gjennomført øvelser og trening. 

Å implementere tiltak bidrar ikke bare til at tiltaket blir kjent, men også til at det blir erkjent. For tiltak som krever en bestemt type atferd, for eksempel evakuering, vil øvelser og trening i bruk og gjennomføring være avgjørende den dagen det haster med å handle og mange ting skjer samtidig. Tilsvarende vil ofte forståelsen for, og etterlevelsen av, eksempelvis etiske retningslinjer bedres hvis virksomheten i tillegg til å kommunisere og tilgjengeliggjøre retningslinjene gjennomføre opplæring der retningslinjene brukes i praktiske situasjoner.

4.4.2 Vurdere faktorer av betydning for en vellykket implementering

Figur 15 beskriver viktige suksesskriterier som avhengig av type tiltak bør tas hensyn til i implementeringsarbeidet. Fravær av ett eller flere av disse kriteriene kan være en mulig årsak til at besluttede tiltak ikke får ønsket effekt. Kriteriene omtales nærmere nedenfor.

Forankring, holdninger og atferd

En viktig suksessfaktor for endringsarbeid generelt er at lederne involverer seg, viser engasjement og fremstår som tydelige rollemodeller. Forankring og oppmerksomhet fra ledelsen, eksempelvis gjennom at ledelsen etterspør implementeringsplaner, følger opp status i forhold til plan og selv endrer atferd, synliggjør ledelsens engasjement og bidrar til å spre riktige holdninger til endring.

Utviklingsaktiviteter som utføres i form av et prosjekt, får gjerne mye oppmerksomhet i prosjektperioden. I den sammenheng kan det være viktig å være klar over at overføring fra prosjekt til linje ofte er en utfordring. For å sikre gjennomføring og etterlevelse er det viktig at ledelsen prioriterer å vise interesse for tiltaket, slik at linjen støttes og nødvendig oppmerksomhet opprettholdes også i implementeringsperioden.

Implementeringsarbeidet knyttet til store tiltak som medfører vesentlige endringer i måten de ansatte arbeider på, vil ofte gå mer smertefritt dersom ledelsen sørger for medarbeiderforankring og involvering underveis i utformingsfasen. Når de som berøres eller involveres sterkest av en endring, også gis mulighet til å påvirke og komme med sine innspill, bidrar det til at de forstår formålet med endringen. Gjennom å involvere nøkkelmedarbeidere underveis både i utformings- og implementeringsarbeidet, kan disse medarbeiderne også fremstå som «ambassadører» for endringen.

Informasjon, kommunikasjon og tilgjengeliggjøring

Når tiltak skal implementeres, er det helt avgjørende at informasjon om beslutningen (om at tiltaket skal iverksettes), iverksettelsestidspunkt, ansvar, krav til utførelse, mv. blir kommunisert, slik at det er tydelig for de ansatte som blir berørt av tiltakene, hva som forventes og kreves av dem.

Noen typer tiltak er rettet mot alle ansatte i virksomheten, mens andre typer bare angår eller involverer noen få.

Det vil variere hvor systematisk ledelsen kommuniserer besluttede tiltak. Ved store tiltak kan det som et ledd i implementeringsarbeidet være behov for å sette opp en kommunikasjonsplan.

Denne baseres på en kartlegging av hvem som berøres direkte av tiltaket, og hvem som berøres indirekte, samt en vurdering av hvilken informasjon de berørte trenger. Virksomhetens intranett, avdelings- og seksjonsmøter, ledermøter, medarbeidersamtaler, tavlemøter, kurssamlinger, mv. kan være mulige arenaer å benytte her. Allerede eksisterende kommunikasjonskanaler bør benyttes i størst mulig grad. 

Tilstrekkelig informasjon og kommunikasjon av forventninger om hvilke resultater endringen/tiltaket skal gi, er også viktig med hensyn til forankring, holdninger og atferd, som er omtalt foran.

Kompetanse, ferdigheter og kapasitet

Når større tiltak skal implementeres, eksempelvis innføring av nytt saksbehandlingssystem, vil det ofte være hensiktsmessig at ansvaret for å planlegge og styre implementeringen tildeles konkrete medarbeidere eller funksjoner. For store og omfattende implementeringer vil det være hensiktsmessig at de medarbeiderne som gis et ansvar i implementeringsarbeidet, har erfaring fra tidligere med slikt arbeid.

En avgjørende faktor for vellykket implementering er dessuten at alle som blir berørt av tiltaket, har den nødvendige kompetansen og de ferdighetene som skal til for å gjennomføre det som er besluttet på en god måte. Det er derfor viktig at det også avsettes tid og ressurser til gjennomføring av opplæring og kompetanseutvikling for berørte medarbeidere. Dette kan omfatte opplæring i nye systemer, verktøy, prosedyrer mv.

Verktøy og systemstøtte

Implementering av enkelte tiltak forutsetter tilgang til verktøy og systemstøtte for å kunne utøve/ gjennomføre tiltaket. For slike tiltak er det avgjørende at medarbeiderne raskt får tilgang til verktøy og systemer som trengs for å kunne gjennomføre de nye arbeidsoppgavene på en effektiv og hensiktsmessig måte. Eksempelvis kan endrede interne og eksterne krav knyttet til innkjøp eller saksbehandling medføre behov for en ny type verktøy og en annen systemstøtte enn tidligere.

4.4.3 Oppsummering

Etter å ha implementert utformede tiltak skal tiltakene være operasjonalisert og etablert i virksomheten. En vellykket implementering bidrar til at tiltakene etterleves og fungerer som forutsatt, det vil si tiltakene reduserer den risikoen de var ment å håndtere.