- Sammendrag
- 1. Innledning
- 2. Et omfattende regelverk
- 3. Spredt ansvar, få systemleverandører
- 4. Store forventninger til framtiden
- 5. To til fire prosent brukes på dokumentasjonsforvaltning
- 6. Økt digitalisering og endret tankesett er viktig
- 6.1 Nødvendig fornyelse pågår, men halter
- 6.2 Ny helhetlig tilnærming til digitalisering av dokumentasjonsforvaltningen
- 6.3 Mulige veier for økt samordning av dokumentasjonsforvaltningen
- 6.4 Behov for bedre koordinering av fagansvaret for dokumentasjonsforvaltning?
- 6.5 Økt digitalisering vil sannsynligvis gi effektiviseringsgevinster på sikt
- 7. Oppsummering og veien videre
- Litteraturliste
- Ordliste
4. Store forventninger til framtiden
I dette kapitlet ser vi nærmere på hvordan virksomheter selv vurderer muligheter og utfordringer for framtidens dokumentasjonsforvaltning.
Mange av virksomhetene i undersøkelsen har den siste tiden startet videreutvikling eller fornying av sine interne fagsystemer. Dette knytter seg først og fremst til innføring robotisering av arbeidsprosesser (RPA - robotisert prosess-automatisering), integrasjoner til felleskomponenter/fellesløsninger eller oppgradering av arkivløsninger. Blant virksomhetene som ikke har startet arbeidet oppgir et flertall at de har planer om dette.
Hele to tredjedeler av virksomhetene oppgir også at de enten er i gang med eller ser på muligheten for nye integrasjoner fra dagens fagsystemer. Dette gjøres for å øke kapasiteten for automatisert arkivering fra virksomhetens systemer som fremstiller dokumentasjon som enten skal eller bør arkiveres. Blant virksomhetene som har stor grad av integrasjon fra sine systemer, jobbes det i større grad med å forbedre eksisterende integrasjoner. Spørsmålet om hvorvidt det er mest hensiktsmessig å legge til rette for innebygget arkivering framfor å lage integrasjoner mellom digitale systemer ble ikke undersøkt spesielt, men enkelte virksomheter fremhever at innebygget arkiv er mer formålstjenlig enn integrasjoner.
Som det går frem av figur 5. har de fleste virksomhetene, uavhengig av størrelse, bare et fåtall fagsystemer som har integrasjon til en arkivkjerne eller en sak-/arkivløsning.
