For enkelthets skyld skiller vi mellom gammel tilnærming til dokumentasjons­forvaltning som i stor grad er å gjøre papirbaserte prosesser elektroniske («strøm på papir»), og ny tilnærming som legger vekt på å tilpasse forvaltningen av dokumentasjon de nye digitale arbeidsprosessene og verktøyene som i økende grad preger forvaltningen.

Hovedregelen i dagens dokumentasjonsforvaltning er at dokumentasjon som skapes i et fagsystem, overføres og bevares i et lokalt arkiv før det på et tidspunkt avleveres til Riksarkivet. Ansvaret for å forvalte dokumentasjonen i det lokale arkivet ligger gjerne i en arkivtjeneste som ofte er plassert i en administrasjonsavdeling. Effektivisering handler i stor grad om å forenkle og automatisere overføringen av dokumentasjon fra fagsystem til arkivsystemet.

Denne måten å drive dokumentasjonsforvaltning på har klare svakheter både når det gjelder kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen og ressursbruk. Bevaring av dokumentasjon i fagsystemet, framfor å overføre den til et lokalt arkiv, vil kunne ivareta kvaliteten på dokumentasjonen bedre, gjøre den lettere å finne den igjen og åpne for økt gjenbruk. Fag- og driftsansvarlige i virksomheten ansvarliggjøres for dokumentasjonen i større grad og virksomheten kan spare ressurser knyttet til forvaltning og utvikling av integrasjoner og arkiv. En slik tilnærming kan også bidra til at dokumentasjonsforvaltning i større grad innlemmes i den operative styringen av virksomheten.

Innebygd arkivering er Arkivverkets satsning for å løse det som ofte omtales som arkivfloken. Visjonen er at offentlig ansatte etter hvert ikke skal bruke tid på arkivering. Målet er at riktig informasjon blir tatt vare på av seg selv, fordi saksbehandler har automatiserte løsninger for arkiv. Arkivering blir slik ikke en egen arbeidsoppgave/-prosess, men noe som skjer fordi oppgaven utføres på riktig måte. Innebygd arkivering er en tilnærming og et tankesett hvor fokus flyttes fra arkivering til dokumentasjonsforvaltning (hva som dokumenteres). Målet er hensiktsmessig dokumentasjon, ikke å samle dokumentasjon i et arkiv. (Arkivråd 1/2021, ss 8-9).

«Dersom produksjonssystemet kan ivareta kravene om integritet, pålitelighet, konfidensialitet og anvendbarhet, er det innholdet i fagsystemet som overføres til langtidsbevaring» - NOU 2019:9

Dersom et fagsystem kan ivareta disse kravene, må ikke dokumentasjonen fra fagsystemet flyttes til et eget lokalt arkiv før det overføres til langtidsbevaring. Det kan forringe kvaliteten til dokumentasjonen i tillegg til at det skaper unødvendig administrasjon. I likhet med «orden i eget hus»-prinsippet som er viktig for digitaliseringsarbeidet i staten, vil dette også kreve at den enkelte virksomhet til enhver tid har oversikt over hvilke data som er lagret hvor og hvilken status dokumentasjonen har. Dagens krav til arkivplan ivaretar muligens dette, men i NOU 2019:9 foreslås det også at alle virksomheter bør ha en dokumentasjonsstrategi.²⁵

^{25 Jf. NOU 2019:9 Fra Kalveskinn til datasjø, kap 9. Dokumentasjonsstrategi.}