Virksomhetenes arbeidsprosesser er i stadig økende grad digitalisert og automatisert, samtidig er det en tendens til at samme informasjonen lagres mange steder, på ulike medier. Dagens dokumentasjons- og arkivforvaltning er altså preget av hyppige endringer, stort informasjonsvolum, stor spredning i oppgaveløsning og arbeidsprosesser. Disse endringene krever ikke bare spesifikke løsninger for bevaring og tilgjengeliggjøring på kort sikt, det må også sikres at fremtidens systemer gjør materialet tilgjengelig utover det som er normal levetid for det enkelte ikt-system. I tillegg har endringene stilt arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen overfor en rekke utfordringer når det gjelder å sikre kvalitet og bevaring i arkivene og gi publikum realistiske og gode innsynsmuligheter.
Gjennom de senere årene er det gjennomført en rekke undersøkelser som har sett på ulike sider ved dagens dokumentasjons- og arkivforvaltning, og som har tatt opp i seg flere av nevnte problemstillingene. Det pekes blant annet på at økt digitalisering og overgang til elektronisk saksbehandlingssystem har medført at arkiv og dokumentasjonsforvaltningen har endret seg betydelig. I dag utføres en stor del av arbeidet med journalføring av den enkelte saksbehandler, ved at dokumenter importeres manuelt til virksomhetens saksbehandlingssystem. Systemene er gjerne tungvinte og lite brukervennlige, og prosessene oppleves ineffektive og tar ressurser fra arbeidet med kjerneoppgaver. Dette innebærer at dokumenter blir vanskelig tilgjengelig eller går tapt og at ikke all informasjon som er arkivpliktig arkiveres.
Tidligere undersøkelser peker også på at manglende arkivering kan forklares med at regelverket ikke er entydig på hvilke dokumenter som bør arkiveres, at interne rutiner er mangelfulle eller ikke følges, og at virksomhetene mangler kompetanse. Undersøkelsene viser bl.a. at en del virksomheter ikke har god nok oversikt over hvilke arbeidsprosesser som bør dokumenteres eller hvilke arkivfaglige hensyn som skal legges til grunn. Manglende kompetanse medfører ofte dårligere kvalitet eller at bevaringsverdig informasjon går tapt i overgangen til arkiv. Det fremheves også at virksomhetene i enkelte tilfeller ikke har innsyn i prosessen som lager arkivversjoner og derfor har begrenset mulighet til å kontrollere at innholdet er korrekt. Dette henger gjerne sammen med at særlig små virksomheter er avhengig av bistand fra eksterne systemleverandører og deres kompetanse for å gjøre jobben. Når dokumenter som etter lovverket skulle vært arkivert ikke arkiveres, innebærer det at virksomheten ikke oppfyller arkivplikten sin. Det kan utfordre rettssikkerheten, etterretteligheten og, til syvende og sist, demokratiet.
Selv om en stor del at de ressursene som benyttes til dokumentasjons- og arkivforvaltning kan knyttes til virksomhetenes ansatte, og arkivtjenestens tid i stor grad går til å utføre kontroll med at saker er korrekt journalført, viser tidligere undersøkelser at mange virksomheter likevel ikke opplever at ressurssituasjonen er tilstrekkelig for å kunne ivareta de arbeidsoppgavene som pålegges gjennom arkivlovverket.
Ulike kartlegginger og utredninger indikerer at statsforvaltningen bruker mellom 2,2 og 3,6 prosent av årsverksressursene sine på oppgaver knyttet til dokumentasjonsforvaltning og arkiv.2 Gitt en gjennomsnittlig årsverkskostnad på 770 000 krone tilsvarer dette en årlig kostnad på 2,7–4,3 milliarder koner. I tillegg kommer kostnader knyttet til investeringer, drift og vedlikehold, IT-støtte mv. Dersom årsverksinnsatsen reduseres med fem prosent, kan dette gi en årlig innsparingsgevinst på 100–200 millioner koner per år. Denne gevinsten må i tilfellet veies opp mot eventuelle økte kostnadene som følger av nye/forbedrede systemløsninger mv.
1 Kapitlet bygger i hovedsak på en oppsummering av undersøkelsene, Konseptutredning om vedlikehold av arkivhold og overføring til arkivdepo. Arkivverket 2017, Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, Dokument 3:10 (2016-2017), Kartlegging av oppgave- og ansvarsfordelingen på arkivfeltet, Oslo Economics Rapport 2018_15, Innsiktsrapport Arkivfloken - Stimulab-prosjekt 2020, samt Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor, Menon-publikasjon nr. 111/2020
2 Bygger på Capgeminis og Agenda Kaupangs rapport om effektivisering mv. av de administrative funksjonene i departementsfellesskapet fra 2014, Menon-publikasjon nr. 111/2020: Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor og vår kartlegging av arkivårsverk i statsforvaltningen.