5. To til fire prosent brukes på dokumentasjonsforvaltning

Som omtalt i kapittel 1.2.3 vil ikke beregningene gi et fullstendig bilde statsforvaltningens kostnader knyttet til arkiv- dokumentasjonsforvaltning. Beregningene må derfor ikke ses på som en tallfesting av ressursbruken i dokumentasjonsforvaltning, men regneeksempler.

I intervjuene kommer det fram at årsverkene som oppgis ikke gir et fullstendig bilde av om virksomhet samlet sett har nok ressurser til sin arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Dette påvirkes blant annet av virksomhetens oppgavetyper, omfanget og kompleksiteten på dokumentasjon som skal arkiveres, hvor mye ansatte arkiverer selv, hvor mye hjelp de trenger/får fra arkivtjenesten og i hvor stor grad virksomhetens arkivfunksjoner er digitalisert.

Jo mer digitalisering og integrasjon det er mellom fagsystemene og dokumentasjons­forvaltningen, jo mer støtte vil arkiv- og dokumentasjonstjenesten også trenge fra virksomhetens IT-ressurser. Våre data gir imidlertid ikke gode nok data til å kunne anslå omfanget. Det er likevel indikasjoner på at arkivtjenestens ressursforbruk øker i forbindelse med oppgradering eller innføring av nye systemer. Arkivtjenestens ekstra ressurser går hovedsakelig til opplæring og brukerstøtte. I tillegg kommer behovet for økt bistand fra IT. Flere virksomheter henter også inn eksterne kompetanseressurser i forbindelse med oppgraderinger og nye innvesteringer.