Innebygget arkiv, økt datafangst og økt bruk av kunstig intelligens er eksempler på arbeidsmetoder/prosesser og teknologi som påvirker utviklingen av arkivfeltet, og som forventes å gi bedre etterlevelse av arkivloven. De fleste både virksomhetene og felles leverandørenefølger med på, har vurdert eller jobber med hvordan de kan videreutvikle sine arkiv- og dokumentasjonsfunksjoner i en slik kontekst.
Selv om det spriker noen med hensyn til hvor virksomhetene befinner seg når det gjelder planer eller konkret arbeid for å forbedre interne arbeidsprosesser og arkiv- og dokumentasjonsfunksjon, gir flere uttrykk for at det er i denne retningen arkiv- og dokumentasjonsfunksjonene bør gå. Blant de store virksomhetene er enkelte tydelige på at det er både er viktig og at de ønsker velkommen en teknologisk utvikling. Også enkelte av de små virksomhetene er tydelige på dette, men understreker at de ikke selv har kapasitet eller ressurser til å drive utviklingen framover. Hos fellestjenesteleverandørene er det langt på vei en selvfølge å tenke og/eller ha planer for utvikling i retningen av mer automatisering og integrasjon. Enkelte virksomheter har også i sine strategier lagt vekt på at de skal bygge inn og automatisere mest mulig, eller har det som en løpende problemstilling.
Innvendinger og utfordringer knyttet til teknologisk utvikling, knytter seg gjerne til at dagens regelverk ikke er tilpasset dagens arbeidsprosesser og behov, at resultatet av å ta i bruk for eksempel robotisering ikke blir bedre enn kvaliteten på informasjonen som «mates» inn i de automatiserte prosessene, at det kan være krevende å definere hva teknologien kan benyttes til og i lys av oppgaver som krever skjønnsmessige vurderinger. Andre innvendinger er at innebygget arkivering i fagsystemer kan bli dyrt dersom en har flere fagsystemer.
En forventning om mer sentral tilrettelegging
På spørsmål om hvilke forventninger virksomhetene har til hva staten bør ta særskilt ansvar for å samordne, koordinere eller tilrettelegge bedre for enn i dag for å bidra til en digital utvikling på arkivfeltet, er det ingen klare mønstre eller store forskjeller mellom virksomheter, leverandører og brukere. Mange av de små og mellomstore virksomhetene oppgir blant annet at de ønsker at staten bidrar til felles innkjøpsavtaler på arkiv- og dokumentasjonsområdet og at de ser behov for en sentral samordningsenhet.
Det gis ikke uttrykk for en forventning om at staten skal ta de store sentraliseringsgrepene nå, men det er en klar forventning om at staten bør tar grep på ulike områder. Om lag halvparten mener staten må ta ansvar på et mer overordnet plan. Blant annet gis det uttrykk for at staten bør ta et sentrale initiativ for helheten, gjennomføre risikovurderinger eller sertifisere aktuelle systemløsninger for offentlige virksomheter, og legge til rette for utredninger på arkivfeltet. En del peker også på at det ikke bør gå for lang tid før nytt regelverket er på plass, mens andre tar til orde for at ansvarsdelingen mellom aktørene på arkivfeltet bør gjennomgås. Videre er det flere som savner et tydeligere skille mellom arkiv og dokumentasjonsforvaltning, og mer vektlegging av dokumentasjonsforvaltning i et digitalt perspektiv.