6.3.1 Fellestjenester for dokumentasjonsforvaltning gir sterkere fagmiljøer og mer tverrfaglighet
Generelt om fellestjenesteleverandører
Som det framgår av kapittel 3, har vi i alt fem statlige leverandører av fellestjenester for arkiv og dokumentasjonsforvaltning for virksomheter som er ulike både i størrelse og oppgavetype, og virksomheter som er relativt like i størrelse og oppgavetype.
Felles for de ulike fellesleverandørløsningene som finnes i dag er at de skaper sterkere fagmiljøer og mer tverrfaglighet. Dette gir blant annet bedre bestillerkompetanse og mulighet for å gjøre store anskaffelser for flere i tillegg til å skape innovasjon.
Noen brukere peker på er at det kan bli for stor avstand mellom tjenesteutvikler og bruker og dermed for lite brukertilpasning. Videre at det er en fare for dobbelkompetanse hos leverandør og bruker fordi brukerne opplever at fellestjenestene ikke dekker deres behov godt nok.
Gitt erfaringene med fellestjenester så langt og utfordringene med dokumentasjonsforvaltningen, kan de ulike modellene være mer eller mindre egnede for å hente ut gevinster gjennom økt digitalisering og stordrift.
Fellestjenester basert på sektor
Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementet har begge besluttet at alle underliggende virksomheter skal samordne sin dokumentasjonsforvaltning. En opplagt fordel ved denne modellen er at styringsansvaret er klart og entydig. Andre fordeler er at ansvarsområdet ikke blir for stort og at løsninger kan tilpasses sektorens behov. Samtidig er en sektormodell stor nok til å legge til rette for sterke fagmiljøer og stordriftsgevinster.
En ulempe er at virksomheter i en sektor kan være svært ulike både i oppgavetype og størrelse. Dessuten kan sektorinndeling endre seg for eksempel etter valg ved at en virksomhet blir flyttet fra en sektor til en annen eller blir slått sammen med virksomheter fra en annen sektor.
Fellestjenester basert på type virksomhet
Fellestjenester basert på en bestemt type virksomhet har den klare fordelen at tjenestene kan spesialiseres for den type oppgaver og funksjoner disse virksomhetene har. Departementene har for eksempel alle behov knyttet til regjeringsbehandling av saker, legge fram saker for Stortinget, etatsstyring, m.m. Statsforvalterne har like behov når det gjelder eksempelvis tilsyn med kommunene og samordning mellom sektorer. Universiteter og høgskoler har felles behov når det gjelder håndtering av studenter, eksamener, forskning m.m.
Det kan være mer krevende å styre en fellestjenesteleverandør som ikke hører til «egen» sektor. Samtidig har fellesleverandører på andre områder, eksempelvis DFØ, gode erfaringer med å levere tjenester til virksomheter på tvers av sektorene. Men også på andre områder er det enkelte virksomheter som kunne ønske seg mer skreddersøm.
6.3.2 Ny nasjonal leverandør av tjenester for dokumentasjonsforvaltning
En alternativ modell kan være å opprette et nytt organ som leverer tjenester innenfor dokumentasjonsforvaltning til hele forvaltningen uavhengig av sektor. I dag er det DFØ som har utviklet dette konseptet lengst gjennom å levere lønn- og regnskapstjenester til alle statlige virksomheter som ønsker det. Dette er ganske likt slik NHN i dag leverer tjenester til virksomhetene i helsesektoren.
En mulig fordel med en nasjonal leverandør er at den kan levere tjenester etter de behovene virksomhetene har, uavhengig av hvilken sektor de måtte tilhøre, det være seg drift av hele eller deler av systemløsninger, anskaffelser og rammeavtaler, innovasjon og utvikling mv. En mulig ulempe er at løsningene ikke er godt nok tilpasset den enkelte virksomhets behov.