- Sammendrag
- 1. Innledning
- 2. Et omfattende regelverk
- 3. Spredt ansvar, få systemleverandører
- 4. Store forventninger til framtiden
- 5. To til fire prosent brukes på dokumentasjonsforvaltning
- 6. Økt digitalisering og endret tankesett er viktig
- 6.1 Nødvendig fornyelse pågår, men halter
- 6.2 Ny helhetlig tilnærming til digitalisering av dokumentasjonsforvaltningen
- 6.3 Mulige veier for økt samordning av dokumentasjonsforvaltningen
- 6.4 Behov for bedre koordinering av fagansvaret for dokumentasjonsforvaltning?
- 6.5 Økt digitalisering vil sannsynligvis gi effektiviseringsgevinster på sikt
- 7. Oppsummering og veien videre
- Litteraturliste
- Ordliste
5.2 Årlige driftskostnader per årsverk avtar med virksomhetsstørrelse
Noen få virksomheter har spesifisert kostnader med implementering, integrasjoner, opplæring mv. knyttet til nytt/oppgradert system. Blant disse er inntrykket at kostnader i form av interne årsverk, eventuelt også eksterne konsulenttjenester, ofte er vel så høye som investeringskostnadene knyttet til nye systemløsninger. For en av virksomhetene som har oppgitt disse kostnadene, utgjør disse mer enn åtti prosent av totalkostnaden.
Når det gjelder årlige driftskostnader knyttet til arkivløsninger, har 26 av virksomhetene besvart. Også her varierer det hvilke kostnader som er lagt inn. I beregningen av årlige driftskostnad per avtalt årsverk hentet far SSB, har vi valgt å bare ta hensyn til det virksomhetene har oppgitt som årlige driftskostnader. Eventuelle «andre kostnader» som noen har oppgitt, eksempelvis knyttet til avlevering av arkiv, ulike typer lisenser mv. er holdt utenom. Der det eksplitt er oppgitt at MVA ikke er tatt med, er MVA lagt til.
Gitt forutsetningene over har de 26 virksomhetene oppgitt gjennomsnittlige årlige driftskostnader på vel 3 400 kr per avtalt årsverk i statsforvaltningen, jf. mørk blå søyle i figur 7. Også her ser vi at oppgitte kostnader varierer med virksomhetsstørrelse. De er størst i de små virksomhetene og minst i de største virksomhetene. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at utvalget kun omfatter to virksomheter med mer enn 1 000 årsverk. Dette resultatet er derfor svært usikkert.
