Dette utgjorde en tredel av de samlede lønnskostnadene til administrative funksjoner i departementsfellesskapet. Gitt en gjennomsnittlig årsverkskostnad på 770 000, inklusive sosiale kostnader, tilsvarer dette et årlig ressursforbruk på om lag 4,3 milliarder kroner.

I 2020 utredet Menon Economics og A-2 tidsbruk og kostnader for fagpersoner og saksbehandlere av arkivering i offentlig sektor i 2020, jf. kapittel 1.2.3.²⁴ Ved hjelp av data fra en utvalgsundersøkelse til alle ansatte i både statlig og kommunal sektor, beregnet de hvor mange årsverk som går med til følgende tre oppgaver:

• Overføre informasjon fra fagsystem til arkivsystem
• Overføre informasjon fra kontorstøttesystem til arkivsystem
• Overføre informasjon fra andre systemer og kommunikasjonskanaler til arkivsystem

Med utgangspunkt i våre beregninger og en antagelse om at gjennomsnittlig antall dedikerte årsverk til arkiv- og dokumentasjonstjenesten er representativt for de andre statlige virksomhetene i samme størrelseskategori, gir Menons/A-2s anslag kombinert med DFØs data, et samlet anslag på knapt 3 500 årsverk, jf. tabell 4. Det tilsvarer vel 2,2 prosent av de samlede årsverksressursene i staten. Eventuelle andre ressurser som for eksempel IT-ressurser som ikke er en del av arkivtjenesten, er ikke tatt med i disse anslagene.

Gitt en gjennomsnittlig årsverkskostnad på 770 000 kroner, inklusive sosiale kostnader vil 3 500 årsverk gir et årlig ressursforbruk på i underkant av 2,7 milliarder kroner.

I figur 8 har vi satt inn Menon Economics og A-2’s beregninger sammen med våre beregninger av dedikerte ressurser til arkivtjenesten og årlige driftskostnader knyttet til sak-arkivsystemer/-løsninger. Kostnader knyttet til investeringer/anskaffelser, eventuelle integrasjonsløsninger opp mot ulike fagsystemer, avlevering av arkiv mv., samt eventuelle omstillingskostnader knyttet til nye/oppgraderte løsninger, er ikke med oversikten.

Beregnede årlige kostnader knyttet til dokumentasjonsforvaltning og arkiv beregnes da til mellom 2,27 og 2,90 milliarder kroner. Legges det til en skattefinansieringskostnad på 20 prosent, vil kostnadene utgjøre mellom 2,72 og 3,47 milliarder kroner.

For å beregne årlig kostnad på årsverksinnsatsen har vi brukt en gjennomsnittskostnad på 770 000 kroner, inklusive sosiale kostnader. Det laveste anslaget tar utgangspunkt i at hele statsforvaltningens arkivtjeneste har et ressursforbruk tilsvarende det gjennomsnittlige ressursforbruket i virksomheter med mer enn 1 000 avtalte årsverk (DFØs undersøkelse). Det tilsvarer om lag 1 050 årsverk og en årlig kostnad på 81 milliarder kroner. I det høyeste anslaget har vi lagt inndelingen i de fire størrelseskategorier (DFØs undersøkelse), basert på antall avtalte årsverk, til grunn. Gitt at gjennomsnittlig antall arkivårsverk per 100 ansatte er representativt for andre statlige virksomheter i de ulike størrelseskategoriene, tilsvarer dette om lag 1 760 arkivårsverk og en årlig kostnad på 1,36 milliarder kroner.

En videreføring av eksempelet kan være å si at hvis all dokumentasjonsforvaltning og alle arkivtjenester i staten gjøres like effektivt som i de største statlige virksomhetene, tilsvarer det et (teoretisk) innsparingspotensial på om lag 600 mill. kr. per år. Det ville i tilfellet tilsvare en innsparing på 20-25 prosent av den anslått ressursinnsatsen knyttet til arkivtjenesten (årsverksinnsats og drift/vedlikehold av arkivsystemer/løsninger) i statsforvaltningen.

^{23 Utredning om effektivisering mv av de administrative funksjonene i departementsfellesskapet, Capgemini Norge AS, 10. desember 2014.
24 Menon-publikasjon nr. 111/2020: Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor.}