Definisjon av evaluering
I Finansdepartementets veileder om evaluering defineres evaluering som «En systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, en virksomhet, et virkemiddel eller en sektor». Evalueringer kjennetegnes ved at de beskriver og vurderer verdien av noe. De kjennetegnes også ved at det som regel stilles krav til en viss systematikk og metode og at evalueringen er dokumenterbar.
Evalueringer forutsetter i tillegg at det finnes et faktagrunnlag, eventuell annen tilstrekkelig konkret informasjon, som definerer hva som skal måles og hva som er godt eller dårlig. I praksis defineres evalueringsbegrepet relativt vidt og omfatter så vel større eksterne forskningsbaserte evalueringer som relativt små interne analyser og kvalitative vurderinger.
Viktig verktøy i etatsstyringen
Evaluering er et viktig verktøy i etatsstyringen, og må gis et konkret innhold i hver enkelt styringsrelasjon. Evalueringer bidrar med viktig informasjon om for eksempel effekter av politikk, virkemiddelbruk og tiltak. Gjennom evalueringer kan departementet få tilgang på mer helhetlig og balansert informasjon, blant annet som grunnlag for læring, endringsbeslutninger og justering av styringskursen. Evalueringer kan, sammen med informasjon fra den løpende mål- og resultatstyringen, bidra til bedre rapportering fra og kontroll med underliggende virksomheter.
Evalueringer og andre former for kvalitative vurderinger gjennomføres blant annet for å få bedre oversikt og mer dybdekunnskap. Det bidrar til å heve nivået på departementenes styringsinformasjon, noe som er nyttig både i styringsdialogen mellom et departement og dets underliggende virksomheter og når det gjelder Regjeringens informasjonsplikt overfor Stortinget.
Øker kvaliteten på styringen
Både evalueringer og risikovurderinger kan brukes for å øke kvaliteten på styringen av underliggende virksomhet. Innenfor mål- og resultatstyringsregimet kan evalueringer blant annet brukes for å sannsynliggjøre, eventuelt avkrefte, årsaksforhold på områder med uklar sammenheng mellom tilgjengelige virkemidler og antatte effekter.
Evalueringer er også en viktig del av etatsstyringen når den underliggende virksomheten forvalter virkemidler som skal virke ute i en betydelig videre definert sektor. I slike situasjoner kan ikke overordnet departement holde virksomheten ansvarlig for effekter utenfor virksomhetens rimelige kontrollspenn. Det kan likevel ha behov for å følge opp at virkemiddelbruk og ressursinnsats er effektive i forhold til målene på området.
Dersom en evaluering for eksempel viser at det er en klar sammenheng mellom tilgjengelig informasjon om regelverket og kvaliteten på tjenestene som ytes/tilbys, vil prioritering av informasjon og informasjonstiltak sannsynligvis kunne bidra til bedre og mer målrettede tjenester i neste omgang.