De fleste departementer og virksomheter har organisert noen aktiviteter som prosjekter. Disse kan være forankret i virksomheten, i departementet eller i et annet departement eller en annen organisasjon. Økonomiregelverket omtaler ikke hvordan styringen av prosjekter kan ivaretas i etatsstyringen. Mange opplever imidlertid at store og viktige prosjekter i underliggende virksomhet innebærer utfordringer for etatsstyringen.

Prosjektorganisering

Et prosjekt karakteriseres ved at det skal gjennomføres aktiviteter med et klart definert og avgrenset mål innenfor gitte tids- og budsjettrammer. Prosjektarbeidsformen henter i varierende grad kompetanse og arbeidskraft fra linjeoppgavene. Prosjekter strekker seg over kortere eller lengre tid og de binder opp en større eller mindre andel av ressursene i underliggende etat.

I mange sammenhenger vil prosjekter og styringen av disse prosjektene inngå naturlig i styringsrelasjonen mellom departement og virksomhet, eksempelvis gjennom at departementet har stilt et resultatkrav som har ført til etablering av ett eller flere prosjekt. I andre sammenhenger vil prosjektene primært være orienteringssaker, fordi det ikke antas å ha vesentlige konsekvenser for etatsstyringen eller driften av virksomheten.

Alle større prosjekter legger beslag på ressurser i form av kompetanse, kapasitet og lederoppmerksomhet. Etatsstyringen kan derfor ikke foregå helt løsrevet fra prosjektstyringen. Store prosjekter kan kreve en tettere styring og oppfølging enn gjennom tildelingsbrev og etatsstyringsmøte.

Etatsstyring og prosjektstyring

Koblingen mellom etatsstyring og prosjektstyring blir gjennomgående mer krevende jo større og jo mer komplekst prosjektet og prosjektorganiseringen er. For større departementsinitierte prosjekter kan det være viktig for en helhetlig etatsstyring at forankringen av prosjektet følger det operative etatsstyringsansvaret. Der en slik forankring ikke er mulig, er det viktig å etablere gode informasjonsrutiner slik at informasjon om avvik, framdrift og lignende gis på en god måte fra prosjektledelse til etatsstyrer.

Har virksomheten mange prosjekter, bør etatsstyrende departement vurdere om det er behov for styring på systemnivå. Med styring på systemnivå tenkes det for eksempel på krav til prosjektstyringsverktøy, interne prioriteringsprosesser, intern kontroll m.v. Denne typen krav bør forankres og følges opp i etatsstyringsprosessen.

For å få til en god overgang fra prosjekt til linje er det avgjørende å planlegge dette i god tid før overgangen skal finne sted. Etatsstyringen har en særlig viktig funksjon i å følge opp resultater, effekter og økonomiske gevinster. For å sikre at offentlige midler brukes på en formåls- og kostnadseffektiv måte, må overordnet departement følge opp større satsinger gjennom å etterlyse resultater, gevinster og effekter i etatsstyringen. Dette kan gjøres via den løpende rapporteringen (halvårs- og årsrapporter m.v.).