Strategisk styring og politikk
Mens operativ styring er en løpende prosess hvor innfallsvinkelen er «her og nå», foregår strategisk styring gjerne i et lengre tidsperspektiv, og er ofte tett koblet til politikk. Det er derfor naturlig at regjeringens strategi for utvikling og tjenesteyting på viktige samfunnsområder først og fremst nedfelles i politiske dokumenter.
Ofte omtales mer langsiktige og overordnede mål og rammebetingelser som er felles for statsforvaltningen, en sektor eller en virksomhet i dokumenter som stortingsmeldinger, stortingsproposisjoner og handlingsplaner. Disse dokumentene og prosessene legger så rammene for departementenes strategiske styring av underliggende virksomheter.
Ideelt sett skal virksomhetenes strategiske planer også være forankret i og bygge på departementets egen strategiske plan. Det varierer imidlertid i hvilken grad departementene utarbeider egne strategier. På mange måter kan det virke unaturlig for et departement å ha en strategi for egen virksomhet – departementet er jo sekretariat for den til enhver tid sittende statsråd, og forholder seg til gjeldende politikk.
Den politiske strategien lar seg lese ut av stortingsdokumenter og handlingsplaner. Departementene har derimot sjelden utarbeidet noen strategi for administrativ utvikling av egne underliggende virksomheter. Dette kan være en utfordring når virksomhetene skal utarbeide egne planer.
De fleste statlige etater lager en strategisk plan for egen virksomhet. Denne er som hovedregel et resultat av en bred prosess i virksomheten, og er gjerne offentlig tilgjengelig. Planene har i regelen en varighet på tre til fire år, og kan enten rullere eller revideres når planperioden går mot slutten.
Virksomhetenes egne strategiske planer er dermed viktige styringsdokumenter, men det er betydelig variasjon i hvordan overordnet departement forholder seg til slike prosesser og dokumenter. Dette henger ikke minst sammen med at rammene for underliggende virksomhets strategiarbeid ikke er klart definert.
Strategiske planer og budsjett
For et departement vil det være problematisk å forholde seg til strategiske planer som forutsetter økt ressurstilgang i virksomheten. Fordi en er bundet av det årlige budsjettet, verken vil eller kan departementet gå inn i en bindende ressursdiskusjon for hele planperioden.
Det kan likevel argumenteres for at all planlegging er usikker, også innenfor gjeldende budsjettår, og at den budsjettmessige usikkerheten ikke er vesentlig større to-tre år fram i tid.
Når den strategiske planen baseres på gjeldende budsjettrammer, bør departementene kunne involvere seg noe mer i virksomhetenes strategiarbeid enn de gjør i dag. Dette kan sikre at virksomheten ikke bruker unødvendige ressurser på lavt prioriterte områder for departementet. En strategi kan ikke inneholde bindende ressursrammer, men den vil kunne si noe om sentrale utviklingstrekk, veivalg og prioriteringer de neste årene.
Det er viktig at en slik involvering skjer på en måte som ikke forstyrrer arbeids- og ansvarsdelingen mellom departement og virksomhet. Det kan derfor være aktuelt å sette opp noen rammer for samarbeidet om strategiutvikling mellom departement og virksomhet. Dette må gjøres i den enkelte samarbeidsrelasjon.
Det kan imidlertid være naturlig å legge til grunn at strategien skal utarbeides innenfor gjeldende budsjettrammer. Det bør også skilles tydelig mellom det strategiarbeidet som departementet skal være involvert i, og det strategiarbeidet som virksomheten selv tar ansvar for. Departementet bør neppe delta når rent virksomhetsinterne, administrative strategier skal legges. Grensene her vil imidlertid kunne variere, blant annet som følge av vurderinger av risiko og vesentlighet.
Strategiprosessen
Det er også viktig å være bevisst på hvordan strategiprosessen legges opp rent praktisk; hvem deltar fra henholdsvis departementet og virksomheten, når og hvordan avholdes møtene, hvor formell velger en å være? Hvem eier den endelige strategien?
Dersom underliggende virksomhet gjennom sitt strategiarbeid kan sannsynliggjøre behov for større endringer i virkemiddelbruk, ressursbruk, organisering eller lignende, kan departementet eventuelt vurdere behov for endringer i den konstituerende styringen. Dette arbeidet må selvsagt inkludere nødvendig politisk avklaring og behandling.