Departementet må innrette seg slik at etatsstyringen blir et samordnet og koordinert uttrykk for de faglige og administrative interesser og mål som er relevante for den enkelte virksomheten. Departementene kan ha forskjellige vurderinger av hva som er riktig organisering og kompetanse.
Tre hovedmodeller for intern organisering
Det er tre hovedmodeller for intern organisering av etatsstyringen i departementene:
- organisering til en fagavdeling
- organisering til en administrasjonsavdeling
- etatsstyring som en matriseorganisert aktivitet
Vi ser også varierende grad av arbeidsdeling mellom avdelinger, for eksempel slik at etatsstyringen formelt er lagt til en administrasjonsavdeling, men der en fagavdeling vil ha reell faglig styringsinnflytelse.
De organisatoriske valgene kan ha forskjellige prosessuelle konsekvenser. Det er derfor viktig at departementene gjør et grundig grunnlagsarbeid for organiseringen av etatsstyringsfunksjonen.
Departementet må også gjøre en vurdering av hvilken kompetanse som er nødvendig for å kunne ivareta styringen av den enkelte underliggende virksomhet på en tilfredsstillende måte og i henhold til kravene i økonomiregelverket. Kompetanse innenfor økonomistyring, administrasjon og innenfor strategisk bruk av virkemidler som blant annet IKT er viktig for å gjøre styringen best mulig.
Bevisst forhold til rolle- og ansvarsfordelingen
I tillegg til god samordning på tvers av avdelinger er det viktig med god samordning mellom de ulike styringsnivåene både i departementet og mellom departement og underliggende virksomhet.
I den løpende dialogen møter representanter for politisk ledelse, embetsverket og virksomhetsledelsen hverandre i ulike sammenhenger, og det hender at denne kontakten har et innhold med styringsmessige implikasjoner. I slike situasjoner er det viktig at alle sentrale aktører har et bevisst forhold til rolle- og ansvarsdelingen på området, og at det er etablert klare regler for hvordan eventuelle styringssignaler skal tas ned og inngå i den formaliserte styringsdialogen.