Hensiktsmessig kontakt

Etatsstyringsdialogen har noen formelle elementer, slik som tildelingsbrev, årsrapportering og etatsstyringsmøte. For at disse skal fungere optimalt, er det viktig at øvrig kontakt mellom departement og underliggende virksomhet fungerer hensiktsmessig. 

Her betyr hensiktsmessig at kontakten understøtter de formelle arenaenes posisjon og betydning. Et fagmøte, eller en avtalt kontakt i oppfølgingen av et faglig resultatkrav, vil være et eksempel på en slik kontakt, som vil være viktig og nødvendig for å få til gode prosesser og de resultatene som styringsdokumentene ber om. Samtidig er det viktig å være klar over at dette ikke er en arena for ny, eller endret, styring.

Tillit og relasjoner

Tillit mellom overordnet departement og underliggende virksomhet er viktig blant annet for å kunne håndtere assymmetrien i tilgang på informasjon mellom departemement og virksomhet. Departementet må ha tillit til at virksomheten informerer om relevante forhold både i tide og på en hensiktsmessig måte. Samtidig er tillit en typisk «ferskvare». 

Tillit og tillitsrelasjoner går begge veier og vil kunne svekkes uten jevnlig vedlikehold. Det er derfor viktig at både departementer og underliggende virksomheter er bevisste på dette. Det er også viktig med bevissthet omkring betydningen av personlige relasjoner og personkjemi. Både svært tette og nære personlige relasjoner, og det motsatte, kan medføre utfordringer i dialogen mellom departement og underliggende virksomhet.

Ett mulig tiltak for å vedlikeholde, eventuelt videreutvikle en samarbeidsrelasjon, kan blant annet være å sette av tid til en vurdering eller egenevaluering hvor ledergruppene fra henholdsvis overordnet departement og underliggende virksomhet er til stede. Dette kan gjøres årlig.

Tillit og kontroll

Tillit henger også tett sammen med kontroll. Dersom kontrolltiltakene øker i styrke og omfang, kan det oppfattes som et uttrykk for manglende tillit. Dette er ikke alltid en riktig slutning. Behovet for kontroll kan henge sammen med ivaretakelse av statsrådsansvaret og en saks politiske interesse. 

Tilliten mellom departement og virksomhet kan likevel være god. Det er uansett viktig at ekstraordinære kontrolltiltak avvikles når det ikke lenger er behov for dem.

Informasjon om tiltak og planer

Tillit er i grunnleggende forstand avhengig av at aktørene handler slik rollen legger opp til at de skal handle. Det er for eksempel viktig at virksomheten informerer departementet om tiltak eller hendelser som kan få politisk oppmerksomhet, eller hvis man ser at et mål ikke er realistisk satt. 

Det er også viktig at begge parter holder hverandre informert om planer og status på nye tiltak, men både virksomheten og departementet må samtidig vurdere om informasjonen som blir gitt, er på et nivå som er tjenlig for statsrådens ansvar overfor Stortinget.