Statlige virksomheter er gjennom økonomiregelverket pålagt å rapportere både regnskapsinformasjon og resultatinformasjon til overordnet departement. Alle virksomheter har plikt til å føre regnskap, og regnskapet skal gi grunnlag for kontroll og «…analyser av virksomhetens aktiviteter». Virksomhetsledelsen har også ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder «resultat- og regnskapsrapportering».
Budsjettstyring og -kontroll overfor underliggende virksomheter er normalt høyt prioritert i etatsstyrende departementer. Det er vanlig med en relativt tett oppfølging, ofte ivaretatt av en felles budsjett- og/eller økonomienhet i departementet.
Kopling mellom resultat- og regnskapsdata
I etatsstyringen er det en utfordring at resultat- og regnskapsrapportering i så liten grad ses i sammenheng. Det er sannsynligvis flere årsaker til dette, av så vel metodisk og organisatorisk som kulturell art. Manglende kobling gjør det imidlertid vanskeligere for departementet å vurdere om virksomheten har nådd målene på en kostnadseffektiv måte.
En bedre kopling mellom resultat- og økonomidata vil kunne gjøre det enklere både for overordnet departement og underliggende virksomhet å vurdere resultater og effektivitet. God halvårs- og årsrapportering utgjør dessuten et svært viktig grunnlag for rapportdelen i Prop 1 S.
En særlig utfordring knyttet til å kople resultat- og regnskapsdata, er at kontoplan og kontostrenger ofte ikke samsvarer med mål, resultatkrav og aktuelle politiske prioriteringer. Det er tilsvarende en utfordring at et flertall av statlige virksomheter i liten grad har oversikt over ressursallokeringer fordelt på mål/satsninger/resultatkrav. Dette gjelder særlig dersom mål og resultatkrav ikke er i samsvar med organisatoriske skillelinjer.
Samtidig bør det på de fleste områder være mulig å kunne si noe om sammenhenger mellom resultater og ressursbruk. De fleste virksomheter kan blant annet si noe om hvor mange årsverk som brukes på ulike typer hovedoppgaver. Informasjon om endringer i årsverksinnsats over tid og en form for resultat- og/eller oppgavedata vil i mange tilfeller være nyttig for departementet.
Ny standard kontoplan for statlige virksomheter vil gjøre det enklere å få artsinndelt regnskapsinformasjon på et mer detaljert nivå enn i dag. Virksomhetene må i tillegg tilrettelegge en økonomimodell som kan gjøre det mulig å sammenholde regnskapsdata for ulike typer aktiviteter.
Økonomirapportering
Ifølge en kartlegging av statlige virksomheters årsrapportering, gjort av tidligere SSØ (nå DFØ) varierer årsrapporteringen mye i innhold, og omfang og regnskapsrapporteringen er ikke alltid i henhold til gjeldende retningslinjer. Kartleggingen omhandler i svært liten grad kobling mellom resultat- og regnskapsinformasjon, men det vises til at noen virksomheter kommenterer regnskapet mer enn andre, og at noen presenterer et mer omfattende regnskap med noter.
De fleste virksomhetene rapporterer månedlig eller kvartalsvis på budsjett/økonomi til overordnet departement. Det er mest vanlig å rapportere i henhold til statens kontoplan. For de fleste virksomheter skjer dette på et relativt overordnet nivå. Bruk av nye standard kontoplaner, uavhengig av om virksomheten fører etter kontantprinsippet eller etter et annet regnskapsprinsipp, åpner imidlertid for mer spesifisert og sammenlignbar økonomirapportering, utover kapittel-/postnivå, enn tidligere.
Uavhengig av om en virksomhet fører kontantregnskap eller periodisert regnskap, gir regnskapsdata mye informasjon som kan utnyttes i styrings- og rapporteringssammenheng, jf. blant annet DFØs veiledere om resultatmåling og periodiserte regnskap i staten.
I disse veilederne gis det både enkle og mer avanserte eksempler på hvordan ulike typer regnskapsdata eller resultat- og regnskapsdata kan brukes for å lage nøkkeltall. Nøkkeltallene kan for eksempel si noe om budsjettandeler eller ressursbruk knyttet til ulike satsningsområder.